Dalam pengelolaan persediaan (inventory control), beberapa aspek penting yang perlu kita tengok antara lain jumlah stok, jumlah konsumsi (usage), jumlah pasokan pengadaan (purchase), dan lead time.
Jumlah stok bisa terkait posisi stok awalnya serta perkiraan jumlah stok di akhir periode waktu tertentu. Estimasi stok akhir diperoleh dari jumlah stok awal ditambah pasokan pengadaan yang masuk pada periode tersebut dan dikurangi jumlah konsumsi pada periode yang sama.
Stok akhir suatu periode akan menjadi stok awal pada periode berikutnya dan berlaku rumusan serupa.
Dalam hal ini, jumlah antara stok awal dan pasokan pengadaan juga bisa diperkirakan akan mampu bertahan berapa lama. Misalnya, stok awal beras yang dimiliki negara sebesar 8,7 juta metrik ton. Dengan jumlah konsumsi bulanan beras sebesar 2,9 juta metrik ton maka diperkirakan stok itu akan habis dalam jangka waktu 3 bulan ke depan.
Dalam hal ini, pasokan beras harus kembali tersedia selambat-lambatnya 3 bulan lagi atau stok akan tergerus habis. Permasalahannya adalah, apakah lead time pengadaan beras mampu dilakukan dalam kurun waktu tersebut?
Merujuk dari beberapa referensi, masa panen padi adalah sekitar 75-90 dari pasca proses tanam. Sehingga (seharusnya) ketika stok beras habis maka sudah bisa diamankan oleh pasokan baru hasil panen 3 bulan mendatang.
Apabila jumlah stok beras yang tadi diperkirakan mampu mencukupi kebutuhan 3 bulan ternyata ditarik maju penggunaannya ke bulan pertama atau kedua, maka secara otomatis bulan ketiga akan mengalami kekosongan.
Situasi inilah yang kemungkinan terjadi pada kasus tingginya harga beras belakangan ini. Bansos yang ditarik maju dari jatah bulan-bulan mendatang ke masa sebelum pemilu dilakukan adalah langkah yang sama dengan menarik maju jatah alokasi beras untuk ketahanan stok di masa pasca pemilu.
Proses Berkelanjutan
Mengelola persediaan beras ataupun jenis barang-barang kebutuhan lainnya tidak bisa dikerjakan sambil lalu. Ia adalah proses yang berkelanjutan, karena aktivitas konsumsi terus berjalan setiap hari. Disisi lain, pasokan pengadaan adakalanya mengalami kendala satu dan lain hal.
Situasi ini mengharuskan adanya evaluasi secara berkala. Baik itu dari sisi jumlah stoknya, jumlah konsumsinya, hingga keadaan pasokannya.
Akan tetapi, yang paling awal dan paling penting diperhatikan adalah perihal akurasi data. Apakah jumlah stok beras memang sudah kondisi riil di lapangan atau terjadi bias yang cukup jauh. Begitupun dengan konsumsi beras juga mesti dievaluasi secara berkala.
