Supplier menjadi salah satu elemen penting yang menunjang keberlangsungan sebuah bisnis. Kebutuhan atas material, kebutuhan terhadap peralatan penunjang produksi, bahkan termasuk barang yang "remeh temeh" seperti Alat Tulis Kantor (ATK) juga membutuhkan peran supplier agar supaya sebuah bisnis bisa meraup keuntungan sebesar mungkin dari operasinya.
Keuntungan? Bukankah justru kita yang membayar kepada supplier untuk mendapatkan produk atau layanan mereka? Memang benar. Namun, keuntungan yang dimaksud di sini adalah tentang bagaimana sebuah bisnis bisa meminimalkan pengeluaran biaya serta mendapatkan dukungan terbaik dari berbagai lini penunjang bisnis.
Secara umum, pemilihan supplier seringkali hanya mempertimbangkan dua hal saja. Padahal semestinya lebih dari itu. Setidaknya terdapat empat pertimbangan penting yang mesti diperhatikan dalam upaya memilih supplier terbaik untuk jalannya operasional sebuah bisnis.
1>> Harga Paling Murah
Perihal harga merupakan acuan yang paling umum bagi tim pengadaan di suatu unit bisnis dalam menentukan supplier yang kelak akan menjadi partner penunjang jalannya aktivitas operasional.
Beberapa supplier dipertimbangkan satu dengan yang lain dan dipilih mana yang memberikan penawaran harga paling kompetitif.Â
Kalau bisa, supplier tersebut harus memberikan penawaran paling murah tapi tetap ditunjang dengan layanan yang sesuai standar kebutuhan.
2>> Kualitas Terbaik
Kualitas bisa mencakup aspek kondisi dari produk ataupun pelayanan yang diberikan. Ketepatan waktu penyediaan, kecepatan dalam merespon keluhan, dan kesesuaian antara permintaan dengan pemenuhan juga mesti diperhatikan bukan sekadar memberikan harga murah tapi layanan sekadarnya.
Kualitas dari produk atau layanan supplier ini perlu di-review secara rutin dan diberikan feedback perihal apa-apa saja yang perlu diperbaiki dan apa saja yang harus dipertahankan.
Dengan begitu maka mutu pelayanan akan terus terjaga dan memberikan keuntungan bagi masing-masing pihak.
3>> Kemampuan dan Kesediaan Supplier untuk Berpartisipasi dalam Perancangan ProdukÂ
Mungkin hal ini jarang dipertimbangkan oleh sebagian pelaku bisnis. Bisa jadi karena mereka beranggapan bahwa aktivitas merancang produk adalah domain kalangan internal semata. Tidak perlu adanya keterlibatan orang diluar sana.
Padahal, untuk beberapa jenis produk tertentu hal ini dibutuhkan. Khususnya untuk jenis-jenis produk yang rumit dan hanya bisa dipenuhi oleh beberapa supplier saja. Alias pilihan suppliernya sangat terbatas.
Dalam hal ini, kemampuan dan kesediaan supplier untuk terlibat dalam proses perancangan produk diperlukan demi memastikan kelancaran dari prosesi tersebut. Bagaimanapun juga, terkadang dalam merancang produk tersebut diperlukan sesuatu yang radikal. Dan di sini kita perlu memastikan apakah supplier mampu untuk mendukung hal itu atau tidak.
Akan menjadi sesuatu yang percuma tatkala produk yang kita rancang terlihat begitu baik dan inovatif, tapi ternyata justru terjadi kesulitan dalam memproduksinya akibat ketiadaan supplier yang mampu menunjang.
4>> Komitmen Waktu dan Sumber Daya untuk Mendukung Perancangan Produk
Di samping mampu dan bersedia, supplier yang dilibatkan dalam proses merancang produk juga mesti memberikan dukungan penuhnya dalam memastikan kesiapan produk baru tersebut.
Bukan sekadar menyatakan mau dan bersedia, tapi juga ada sumbangsih lain dalam rupa sumber daya untuk turut menyukseskan perancangan produk baru. Mungkin dengan memberikan dukungan tim supervisi, dukungan teknologi, ataupun hal-hal lain yang bersifat teknis.
Ketika kerjasama semacam ini dilakukan maka masing-masing pihak harus memegang komitmen untuk saling menghormati satu sama lain. Menjaga kerahasiaan yang ada selama proses kerjasama berlangsung.
Karena tidak bisa dipungkiri bahwa akan ada hal-hal penting atau sifatnya sensitif yang "haram" hukumnya untuk dipublikasikan. Terlebih ini melibatkan interaksi antar perusahaan sehingga potensi masalah bisa saja muncul karenanya.
Memilih supplier memang tidak cukup hanya bermodalkan reduksi dari sisi harga. Terdapat beberapa aspek lain yang tidak boleh diabaikan. Perlu adanya keseimbangan dari semua aspek tersebut.
Pertimbangan ke-3 dan ke-4 mungkin tidak selalu dipergunakan jikalau memang bisnis tidak sedang mengembangkan suatu jenis produk tertentu. Dan juga bukan menjadi sesuatu yang wajib dilakukan oleh setiap pelaku bisnis apabila sumber daya internal mereka sudah mampu meng-cover semuanya.
Tetapi minimal kita tahu bahwa pertimbangan terkait aktivitas pengadaan tidak semata tentang biaya dan kualitas saja. Terdapat hal lain yang ternyata butuh kita perhatikan demi kebaikan bisnis kita sendiri.
Salam hangat,
Agil S Habib
