Hal-hal Sepele namun Vital yang Sering Terabaikan pada Saat Mengoperasikan Microsoft Excel (Bagian 2)

Bukan hanya bagi para pekerja kantoran. Para pelajar yang bergelut dengan tugas mengolah data juga relatif terbantu dengan keberadaan Microsoft Excel (Ms Excel).

Aktivitas hitung menghitung atau penggabungan data yang sebelumnya masih mengandalkan kalkulator kini menjadi lebih mudah dikerjakan.

Semasa mengerjakan tugas akhir atau skripsi dulu Ms Excel sangat meringankan tugas saya dalam merekam data pada saat melakukan penelitian. 

Pada saat itu terkadang kita perlu menelusuri koneksi informasi yang tersedia di basis data lain agar diperoleh benang merah penelusuran data untuk menunjang analisis hasil penelitian.

Dan upaya itu sepertinya akan membutuhkan waktu lama seandainya dihubungkan secara manual. Namun, dengan memanfaatkan Ms Excel proses saling mengaitkan informasi tersebut menjadi lebih cepat dituntaskan.

Melanjutkan ulasan pada artikel sebelumnya yang berjudul "Hal-hal Sepele namun Vital yang Sering Terbaikan pada Saat Mengoperasikan Microsoft Excel".

Berikut ini merupakan sesuatu yang lain di luar "deret angka di atas 15 digit" dan "copy-paste file saat filter" yang cukup mempengaruhi kenyamanan dan "keamanan" kita dalam menggunakan Ms Excel.

Spasi

Umumnya kita mengenal spasi sebatas sebagai penjeda teks pada saat menulis di layar komputer. Baik itu menulis pada layar aplikasi Microsoft Word, Microsoft Excel, Power Point, dan lain sebagainya. Padahal peran spasi sebenarnya lebih dari itu, terutama tatkala kita menggunakan program Ms Excel untuk mengolah data.

Peran keberadaan spasi sama pentingnya dengan setiap huruf, angka, ataupun tanda baca yang lain. 

Pada dasarnya keberadaan spasi dan segala karakter yang tertulis di layar komputer merupakan pembentuk "ciri khas" sebuah informasi, yang mana hal ini sangat penting tatkala kita hendak melakukan interkoneksi data pada aplikasi Ms Excel.

Mengintegrasikan informasi berdasarkan identitas khusus seperti ID Card, NIK, NPWP, No. KTP, dan sejenisnya merupakan dasar pedoman melakukan koneksi informasi dari basis data satu ke basis data yang lain. 

Identitas khusus ini bisa diibaratkan sebagai jembatan penghubung yang menjadi jalan bergabungnya dua informasi atau lebih menjadi satu tampilan data yang lebih mudah untuk disimak, diamati, dan dianalisa.

Meski tidak terlihat sebenarnya spasi turut serta membentuk identitas khusus atau unik tersebut yang mana jikalau hal itu tidak dicermati akan membuat kita melewatkan satu atau lebih informasi penting yang gagal terhubung atau sebaliknya.

Perihal spasi ini sendiri, saya beberapa kali melewatkan informasi penting karena basis data yang seharusnya terhubung dengan tampilan layar utama ternyata gagal dikoneksikan. Sebuah spasi yang tak kasat mata ternyata menjadi pangkal permasalahannya.

Untuk memberikan gambaran mengenai situasi ini saya akan coba memberikan sedikit ilustrasi.

Misalnya ada hasil packing pekerja borongan per hari untuk periode dua minggu pertama sebagai berikut :

Tabel 1. Hasil Borong Harian Minggu Pertama | Dokumentasi pribadi

Tabel 2. Hasil Borong Harian Minggu Kedua | Dokumentasi pribadi

Tabel 3. Rekap Hasil Borong Mingguan | Dokumentasi pribadi

Melihat sesuatu yang salah dari "Rekap Hasil Borong Mingguan" (tabel 3)? Hasil borong untuk pekerja bernama Badu untuk minggu ke-2 ternyata nol. 

Rekap hasil borong mingguan tersebut sebenarnya hanya mengoneksikan basis data dari hasil borong harian pada tabel 1 dan tabel 2 menggunakan fungsi SUMIF. Dengan demikian seharusnya hasil yang dimiliki Badu pada kedua adalah 251.

Fungsi SUMIF sendiri memiliki rumusan (Range, Criteria, Sum Range) yang mana dalam hal ini "Range" itu adalah kolom "Nama" pada tabel 1 dan tabel 2. Sedangkan "Sum Range" adalah kolom "Total", dan yang berlaku sebagai "Criteria" adalah nama yang terdapat pada tabel 3.

Criteria atau Range yang terselip tanda spasi di dalamnya akan menjadikan keunikan yang terdapat di sana berubah. 

"Badu" adalah Range atau Criteria yang khas terdiri dari empat huruf B-a-d-u. Hal kesepadanan antara Criteria pada tabel 3 dan Range pada tabel 1 dan tabel 2 menjadikan fungsi SUMIF beroperasi secara normal.

Sementara ketika keunikan tadi terusik oleh keberadaan spasi maka akan muncul identitas unik yang lainnya. "Badu" tanpa spasi akan berbeda dengan Badu yang mempergunakan spasi.

Perbandingannya yaitu "Badu" dengan "Badu ". Ada celah ruang kosong pada tulisan "Badu " yang menjadikan total karakter dari nama Badu bertambah dari 4 menjadi 5. "B-a-d-u" dengan "B-a-d-u-spasi".

Pembacaan kode dalam pengoperasian Ms Excel terbilang sensitif sehingga perbedaan satu karakter saja bisa merubah segalanya. Bahkan hal itu telah menghilangkan hasil borong Badu selama satu minggu. Bayangkan apa yang bisa terjadi pada perhitungan sejenis lainnya apabila perihal spasi ini diabaikan.

Tanda Jeda Fungsi

Terbiasa dan mahir mengoperasikan Ms Excel belum tentu menggaransi kelancaran pengoperasian. Pengetahuan tentang fungsi pemrograman pada Ms Excel memang cukup berperan mendukung kemudahan kita dalam mempergunakan aplikasi ini. Akan tetapi potensi untuk tersendat masih akan terjadi jikalau kita mengabaikan perbedaan kecil dalam membuat perumusan pada suatu fungsi.

Dan perbedaan kecil itu adalah terkait tanda jeda fungsi.

Pada saat kita menuliskan sebuah fungsi tertentu seperti IF, SUMIF, VLOOKUP, FIND, dan lain-lain biasanya akan muncul urutan rumus fungsi yang mesti kita isikan. 

Mengambil contoh fungsi SUMIF pada ulasan sebelumnya yang mana saat kita menuliskan =SUMIF maka selanjutnya akan muncul urutan rumus (Range, Criteria, Sum Range).

Terdapat tanda koma sebagai penjeda antar elemen rumus tersebut yang mesti diketikkan sama sesuai petunjuk. Sementara tidak jarang pada saat kita mengakses komputer atau PC yang lain tanda koma itu berubah bentuk menjadi tanda jeda yang lain. Misalnya titik koma (;). 

Sekuat apapun kita memaksakan menggunakan tanda koma (,) sebagai penjeda rumus maka selama itu pula fungsi yang kita buat tidak akan berhasil sampai kita menggantinya dengan tanda titik koma (;).

Kesulitan terbesar dalam hal ini sebenarnya hanyalah terkait kebiasaan. Seseorang yang sudah terbiasa menggunakan tanda koma sebagai penjeda saat membuat suatu fungsi akan menjadi sedikit bingung tatkala "diharuskan" menggunakan tanda jeda yang lain. Akibatnya membuat perumusan fungsi yang biasanya lancar akan mengalami beberapa kali koreksi.

Sepintas memang tidak terlalu besar dampaknya. Namun bagi yang terbiasa bekerja cepat saat menyusun fungsi pasti akan merasa sedikit tidak nyaman dengan hal itu.

Jika kondisi tersebut kita alami dan secara terpaksa harus seterusnya menggunakan komputer dengan format tanda jeda berbeda dengan yang biasa kita pakai maka kita sebenarnya bisa melakukan penyesuaian format pada menu "Option" di layar Ms Excel untuk merubah tanda jeda fungsi dari koma (,) menjadi titik koma (;) atau sebaliknya dan mungkin dengan tanda jeda yang lain.

Mohon maaf karena dalam artikel ini saya baru menambahkan dua poin pembahasan saja terkait durasi penjelasannya yang sudah cukup panjang. Mungkin dalam kesempatan yang lain saya akan melanjutkan pembahasan mengenai hal ini. 

Tapi setidaknya dengan mengetahui empat hal sepele namun vital dalam pengoperasian Ms Excel tersebut kita menjadi lebih tahu apa yang harus dilakukan untuk memastikan penggunaan aplikasi Ms Excel berjalan dengan lancar. 

Semoga bermanfaat.

Salam hangat,

Agil S Habib