Penting! Berikut 7 Langkah Melakukan Preservasi pada Pusat Arsip

Apa itu preservasi pusat arsip? Preservasi pusat arsip merupakan tindakan untuk melindungi atau melestarikan sebuah arsip. Kegiatan ini perlu dilakukan untuk menjadikan keberadaan arsip tetap terjaga keaslian dan keberlanjutannya pada pusat arsip.

Sebelum masuk lebih dalam pada pembahasan, apakah kalian tahu mengenai pusat arsip?

Pusat arsip merupakan lembaga yang memiliki fungsi, tugas dan tanggung jawab. Pusat arsip menjadi penyimpanan bagi arsip inaktif dari suatu lembaga, dengan ini keberadaan preservasi pada pusat arsip sangat penting. Pada saat menyimpan arsip untuk waktu yang lama, keutuhan, aksesibilitas serta keberlangsungan informasi pada arsip sangat diperlukan untuk menjaga arsip tersebut tetap aman.

Bagaimana cara melakukan preservasinya?

Nah tidak perlu berlama-lama lagi, mari kita simak. Berikut ini terdapat 7 langkah dalam melakukan preservasi pusat arsip :

1. Penanganan dan penyimpanan

Arsip sering kali dianggap remeh oleh sebagian orang. Terkadang penyimpanan arsip diletakan di sembarang tempat, sehingga saat arsip tersebut dibutuhkan justru tidak ada bahkan bisa hilang. Dengan demikian, penanganan arsip sangat diperlukan untuk menjaga arsip. Pemilihan seperti lemari penyimpanan yang tahan air dan api, serta mengatur suhu kelembaban, menjadi suatu poin penting dalam penanganan dan penyimpanan arsip.

2. Pemeliharaan kebersihan

Pemeliharaan kebersihan diperlukan untuk menjaga arsip dari hama dan kerusakan lainnya, dalam hal ini pembersihan rutin dan penanggulangan hama perlu dilakukan. Keadaan ini harus dilakukan secara rutin, sehingga arsip tetap terjaga keutuhannya.

3. Restorasi dan konservasi

Restorasi dapat dikatakan sebagai upaya untuk pengamanan arsip yang sudah rusak. Proses restorasi ini dilakukan agar dapat mengembalikan arsip dengan menyerupai bentuk aslinya, sehingga informasi di dalamnya dapat dilindungi dan dimanfaatkan kembali untuk kepentingan instansi. Sedangkan, konservasi merupakan kegiatan pemindahan file ke dalam format digital. Tahap ini menjadi bagian dari tahapan untuk mendapatkan arsip digital, meliputi penerimaan dan konservasi arsip.

4. Pengawasan kelembaban dan suhu

Pengawasan kelembaban dan suhu diperlukan untuk menjaga arsip tidak cepat rusak. Pengaturan ruangan dapat dilakukan secara periodic menggunakan alat thermo hygrometer. Serta menggunakan rak khusus dan hindari penyusunan rak yang terlalu rapat. Pengaturan suhu dan kelembaban juga diperlukan dengan menggunakan alat dehumidifier.

5. Pengendalian akses

Mengapa arsip perlu menggunakan akses pengamanan? Arsip merupakan bagian rencana kegiatan administrasi dari suatu instansi atau perusahaan yang perlu diamankan, agar tidak terjadi kebocoran informasi penting. Salah satu penanganannya adalah dengan menggunakan CCTV (Closed Circuit Television) dan memanfaatkan kecanggihan teknologi yang sudah ada seperti menggunakan akses ID card atau sidik jari pengguna, untuk akses masuk ke ruangan arsip.

6. Cadangan dan pemulihan

Penting! bagi instansi melakukan cadangan dan pemulihan sebagai kegiatan salinan data yang digunakan untuk memulihkan sumber asli untuk mencegah kehilangan sumber data. Pemulihan adalah proses pengambilan data yang tidak dapat diakses, hilang, rusak atau diformat dalam keadaaan semula.

7. Pelatihan dan kesadaran

Seringkali kita mengabaikan proses penyimpanan arsip sehingga sering terjadi kehilangan informasi penting. Maka, penting dilakukan pelatihan untuk meningkatkan kesadaran tentang penting memiliki kesadaran menyimpan dan menjaga keutuhan arsip.

Pusat arsip sangat penting (records center) sebagai tempat untuk mengelola arsip inaktif. Keberadaan pusat arsip memiliki perencanaan yang khusus untuk memenuhi kebutuhan organisasi dengan standar dan kriteria, sehingga mampu mendukung pencapaian tujuan organisasi.

Akhir kalimat, preservasi Arsip merupakan tindakan penyelamatan suatu arsip. Sangat fatal akibatnya jika arsip tidak dikelola dengan baik. Bukti atau rekaman kegiatan akan hilang begitu saja. Demikian penjelasan tentang langkah-langkah melakukan preservasi arsip semoga bermanfaat.

Penulis

Afini Mutiara dan Zalika Naila Arifah