4. Pengawasan kelembaban dan suhu
Pengawasan kelembaban dan suhu diperlukan untuk menjaga arsip tidak cepat rusak. Pengaturan ruangan dapat dilakukan secara periodic menggunakan alat thermo hygrometer. Serta menggunakan rak khusus dan hindari penyusunan rak yang terlalu rapat. Pengaturan suhu dan kelembaban juga diperlukan dengan menggunakan alat dehumidifier.
5. Pengendalian akses
Mengapa arsip perlu menggunakan akses pengamanan? Arsip merupakan bagian rencana kegiatan administrasi dari suatu instansi atau perusahaan yang perlu diamankan, agar tidak terjadi kebocoran informasi penting. Salah satu penanganannya adalah dengan menggunakan CCTV (Closed Circuit Television) dan memanfaatkan kecanggihan teknologi yang sudah ada seperti menggunakan akses ID card atau sidik jari pengguna, untuk akses masuk ke ruangan arsip.
6. Cadangan dan pemulihan
Penting! bagi instansi melakukan cadangan dan pemulihan sebagai kegiatan salinan data yang digunakan untuk memulihkan sumber asli untuk mencegah kehilangan sumber data. Pemulihan adalah proses pengambilan data yang tidak dapat diakses, hilang, rusak atau diformat dalam keadaaan semula.
7. Pelatihan dan kesadaran
Seringkali kita mengabaikan proses penyimpanan arsip sehingga sering terjadi kehilangan informasi penting. Maka, penting dilakukan pelatihan untuk meningkatkan kesadaran tentang penting memiliki kesadaran menyimpan dan menjaga keutuhan arsip.
Pusat arsip sangat penting (records center) sebagai tempat untuk mengelola arsip inaktif. Keberadaan pusat arsip memiliki perencanaan yang khusus untuk memenuhi kebutuhan organisasi dengan standar dan kriteria, sehingga mampu mendukung pencapaian tujuan organisasi.
Akhir kalimat, preservasi Arsip merupakan tindakan penyelamatan suatu arsip. Sangat fatal akibatnya jika arsip tidak dikelola dengan baik. Bukti atau rekaman kegiatan akan hilang begitu saja. Demikian penjelasan tentang langkah-langkah melakukan preservasi arsip semoga bermanfaat.
Penulis
