Plus Minus Mencatat Pembukuan di Kemasan Rokok

Kemarin siang saya memeriksa pengajuan kredit salah satu calon nasabah. Ada sebuah keluarga muda yang suami dan istrinya masih berusia 30 tahunan. Mereka sudah merintis usaha beberapa tahun dan kini berniat mengajukan pinjaman dengan nominal sekian puluh juta.

PIC marketing yang menangani aplikasi tersebut duduk di di depan meja saya dan menyerahkan dokumen kredit dalam sebuah map. Ketika membuka dan mengecek satu per satu berkas yang harus dilengkapi oleh calon debitur, saya cukup terkejut menemukan beberapa potongan dan sobekan kemasan rokok menyatu dengan fotokopi KTP, KK, Surat Keterangan Usaha, print out rekening tabungan dan dokumen lain. 

Posisinya terbalik sehingga hanya terlihat gambar dan foto bahayanya merokok. Ada tulisannya, "Peringatan merokok sebabkan ini, Peringatan merokok sebabkan itu... " Mungkin sebagian teman-teman kompasiana yang merokok atau juga yang tidak merokok pasti mafhum gambar-gambar yang dimaksud.

Well... Fokus saya bukan pada seperti apa rupa dan gambar kemasan tersebut tapi mengapa bisa ada di dalam map.

"Ini apa?" tanya saya pada marketing tersebut. Sebut saja namanya Irwan

"Ini nota Pak," jawabnya sembari tangannya membalikkan potongan-potongan tersebut

potongan kemasan rokok sebelum dibalik| Dokumentasi pribadi

Ouw, sekarang terlihat jelas. Ada catatan di baliknya. Entah itu apakah jumlah dan nominal barang dagangan yang terjual ataukah rincian order barang yang harus dibeli. Bisa pula ini adalah tagihan barang yang mesti dibayar ke supplier. Hanya Tuhan dan calon nasabah tersebut yang tahu... hehe.

Total ada 11 potongan tanpa tertera tanggal pada masing-masing potongan. Ada yang bisa terbaca, ada juga yang tidak terlalu jelas. Ditulis dengan pulpen atau  spidol. Dari tulisan terlihat mirip dengan tulisan calon nasabah maupun pasangan pada lembar perjanjian. Cek di Kartu Keluarga, anaknya hanya satu kelahiran tahun 2014. Mustahil anaknya yang menulis. 

Penuturan pemohon usaha rumahan dan tidak memiliki karyawan. Saya kemudian melihat detail foto usaha, detail produk yang dijual dan foto calon nasabah beserta pasangan bersama PIC marketing kantor kami di lokasi usahanya. Setelah verifikasi dengan data pendukung yang lain, saya menyimpulkan bahwa itu adalah catatan mereka. Lebih tepatnya catatan pembukuan versi kemasan rokok.

dibalik potongan| Dokumentasi pribadi

Apakah Salah Menulis Pembukuan di Kemasan Rokok?

Pembukuan menurut  wikipedia adalah pencatatan transaksi keuangan meliputi penjualan, pembelian, pendapatan dan pengeluaran oleh perseorangan maupun organisasi. Pada contoh di atas, usaha tersebut dikategorikan sebagai usaha perseorangan dengan calon nasabah ataupun pasangannya dianggap sebagai owner (pemilik) usaha. 

Mencatat transaksi keuangan dari usaha yang mereka kelola pada media apapun sah-sah saja sepanjang pemiliknya merasa nyaman. Mau tulis di kemasan rokok, kemasan teh celup, kemasan obat nyamuk bakar bahkan ditulis di belakang pintu juga boleh... Hehe. Toh skalanya bukan CV, PT maupun UD (Usaha Dagang) yang membutuhkan pembukuan yang lebih complicated dan kepemilikan serta tanggung jawab pengelolaan bisa lebih dari satu orang.

Berapa Banyak yang Masih Menggunakan?

Bila ada satu usaha rumahan yang menyerahkan catatan transaksi seperti ini, bisa jadi di masyarakat masih banyak yang melakukan hal serupa. Terutama kios sembako, warung makan di terminal atau stasiun, kantin, kedai dan rombong pinggir jalan. Yakni skala usaha kecil yang menjual dagangan rokok atau dagangan dengan bahan kemasan seperti rokok yang dibisa dijadikan kertas untuk di catat. 

Diluar usaha-usaha tersebut, rasanya jarang kita mellihat. Padagang buah atau tukang cukur rambut, meski pelaku usahanya perokok aktif boleh jadi akan berpikir dua kali untuk mencatat transaksi di bungkus rokok. Apalagi mencatat di buah semangka atau di sisa-sisa guntingan rambut... hehe.

Sisi Positif, Negatif dan Solusinya

Tidak bisa disalahkan bahwa pembukuan model begini itu salah, kuno dan tidak kekinian. Perlu untuk melihat dari unsur motivasi dan kenyamanan si pelaku usaha sendiri. Adalah lebih baik masih memiiki catatan transaksi (entah di medium apapun) dibanding tidak sama sekali.

Pengalaman saya dua tahun lalu, seorang pedagang garam di sebuah desa di Sumbawa mengajukan kredit dana dan tidak memiliki catatan transaksi manual satupun. Print out rekening di tabungan tidak mencerminkan usaha karena uang hasil usaha tidak pernah ditabung melainkan digunakan kembali sebagai modal. 

"Hanya mencatat di otak Pak, maklum kita jual ke orang desa juga taunya beres," begitu jawab beliau.

Nah loh.... Catatan transaksi kendati bukan satu-satunya parameter untuk persetujuan kredit, namun itu dibutuhkan untuk mengamati arus aktivitas keluar masuk barang dan harga unit satuan dari produk usaha yang dikelola calon nasabah

Kembali ke soal pembukuan di atas, saya melihat sisi positifnya adalah pelaku tetap punya catatan transaksi. Dengan menulis dibungkus rokok, mereka bisa mengetahui berapa bungkus (pack) rokok yang sudah dibuka atau telah terjual. Bisa juga daripada mengeluarkan uang untuk membeli buku catatan, lebih baik memanfaatkan kemasan rokok yang tidak terpakai.  

Tidak punya karyawan, usaha rumahan dengan satu anak yang masih balita, otomatis waktu terbagi dan lebih praktis catat di sini dibanding membuat form excel di PC (laptop) dan harus input transaksi hariannya.

Selain sisi positif, ada sisi negatifnya juga. Bila catatan transaksi berupa potongan-potongan ini hilang atau tercecer, akan menyusahkan pemiliknya juga. Hanya mengandalkan memori, dengan sekian transaksi harian yang meskipun kecil nominalnya bisa jadi tidak semua diingat. Ada factor u alias umur. Tambah umur penurunan daya ingat menurun.  

Andai terjadi bencana seperti banjir atau kebakaran, pelaku usaha juga akan kerepotan menganalisis berapa stok barang yang sudah terjual, stok yang belum terbayar dan lain sebagainya.

Solusinya adalah tidak masalah mencatat seperti ini asalkan dipindahkan ke buku entah buku harian atau buku kas. Ribet iya, capek sudah pasti karena dua kali kerja. Mau yang lebih aman, pindahkan catatan tersebut ke format excel di PC pribadi dan kirimkan ke email pribadi. Meski tidak di rumah, bisa dilihat di mana saja via smartphone. Lagian email luar, entah yahoo atau gmail bisa menyimpan lebih banyak meski filenya besar.

Siapapun pelaku usaha, pasti berharap usahanya akan berkembang semakin besar. Tidak hanya satu malah lebih. Mengapa tidak memulai dari sekarang untuk berubah secara administrasi? Bila suatu saat mengajukan pinjaman sebagai modal akan dimudahkan juga karena transaksi dan aktivitas tercatat dengan baik.

Just sharing, 

Salam kompasiana