Perencanaan Sumber Daya Manusia menjadi aspek krusial yang harus diprioritaskan oleh organisasi sebagai langkah awal dalam membentuk manajemen sumber daya manusia yang efektif. Ini sejalan dengan tanggung jawab organisasi untuk merencanakan masa depannya, menciptakan rencana yang sesuai dengan tuntutan kontemporer. Menurut KemenpanRB, terdapat banyak permasalahan yang masih dihadapi dalam hal Sumber Daya Manusia aparatur negara, memerlukan perbaikan bertahap. Isu utama melibatkan alokasi dan distribusi yang tidak seimbang, serta produktivitas ASN yang memiliki reputasi rendah.Â
Oleh karena itu, manajemen Sumber Daya Manusia di sektor aparatur dinilai belum optimal. Tindakan awal yang perlu diambil adalah memperbaiki perencanaan Sumber Daya Manusia untuk meningkatkan profesionalisme, kinerja, dan produktivitas pegawai, serta efisiensi dan efektivitas organisasi secara keseluruhan.Â
Michael Armstrong (1996) mendefinisikan perencanaan Sumber Daya Manusia sebagai kemampuan untuk menafsirkan kebutuhan SDM di masa depan, termasuk jumlah, tingkatan keahlian, dan keterampilan, serta merumuskan dan menerapkan rencana untuk memenuhi kebutuhan tersebut melalui proses rekrutmen, pelatihan, pengembangan, dan pengambilan langkah-langkah untuk meningkatkan produktivitas.Â
Dengan demikian, Perencanaan Sumber Daya Manusia, atau Human Resource Planning (HRP), dapat dianggap sebagai proses peramalan yang sistematis, menghubungkan kebutuhan SDM dengan strategi dan tujuan perusahaan.
Dalam perencanaan Sumber Daya Manusia, terdapat berbagai metode yang dapat diterapkan untuk memproyeksikan kebutuhan tenaga kerja. Salah satu metode yang umum digunakan oleh organisasi adalah Metode Status Quo, yang termasuk salah satu metode paling sederhana. Metode ini melibatkan perencanaan SDM dengan asumsi bahwa jumlah pegawai saat ini akan mencukupi untuk periode peramalan. Metode perencanaan status quo ini lebih tepat digunakan oleh organisasi yang mengalami sedikit perubahan dalam permintaan terhadap produk, layanan, atau teknologi yang stabil, seperti organisasi pemerintahan.
Perencanaan Sumber Daya Manusia dapat diimplementasikan melalui berbagai metode, salah satunya adalah melalui kegiatan promosi jabatan. Dengan mengadakan promosi jabatan, pegawai akan merasakan penghargaan, perhatian, kebutuhan, dan pengakuan terhadap kemampuannya oleh atasan, yang pada akhirnya menghasilkan hasil kerja yang optimal.Â
Promosi jabatan juga bertujuan untuk mengoptimalkan sumber daya manusia yang dimiliki oleh organisasi dan melakukan regenerasi untuk memastikan kelangsungan organisasi. Pemberian promosi jabatan memiliki peran penting bagi setiap karyawan, menjadi suatu keinginan yang dinanti-nantikan. Dengan mendapatkan promosi, artinya terdapat kepercayaan dan pengakuan terhadap kemampuan serta keterampilan karyawan untuk menempati posisi yang lebih tinggi. Dengan demikian, promosi memberikan status sosial, tanggung jawab, wewenang, dan peningkatan penghasilan bagi pegawai tersebut.
Selain mengadakan promosi jabatan bagi para karyawan, satu aspek yang tidak dapat dihindari dalam konteks promosi jabatan adalah mutasi jabatan. Mutasi jabatan di dalam organisasi atau instansi dianggap sebagai suatu tindakan yang alami, karena tidak hanya dapat meningkatkan produktivitas karyawan, tetapi juga berfungsi sebagai mekanisme evaluasi terhadap kesalahan yang mungkin dilakukan oleh karyawan. Pemindahan ini sebaiknya dilakukan berdasarkan analisis jabatan yang mempertimbangkan kualifikasi, kemampuan, dan dampaknya terhadap tenaga kerja yang bersangkutan. Dengan demikian, diharapkan bahwa mutasi jabatan dapat memberikan kepuasan kerja maksimal bagi karyawan dan menghasilkan output yang optimal.
Dalam pelaksanaan promosi, tujuannya dapat dijelaskan seperti yang disampaikan oleh (Hasibuan, 2011):
Meningkatkan semangat kerja pegawai, khususnya melalui promosi yang diberikan kepada individu dengan kinerja yang sangat baik. Hal ini diharapkan dapat memacu motivasi pegawai untuk meningkatkan semangat kerja mereka, dengan harapan tercapainya produktivitas yang lebih tinggi.
Memperluas pengalaman dan pengetahuan pegawai dengan memindahkan mereka ke jabatan yang lebih tinggi. Langkah ini dianggap sebagai pendorong semangat bagi karyawan lainnya untuk terus berkembang.
Menjamin stabilitas kepegawaian yang mendukung pencapaian tujuan organisasi. Ini melibatkan kebijakan promosi sebagai alternatif untuk mengurangi fluktuasi karyawan, memberikan pelatihan, atau memberikan pesangon kepada mereka yang berhenti.
Memberikan kemampuan, jabatan, dan imbalan jasa yang lebih besar kepada pegawai berprestasi tinggi, menciptakan kepuasan, kebanggaan, dan peningkatan status sosial.
Mempromosikan perkembangan karier, kreativitas, dan inovasi pegawai, sehingga perusahaan atau organisasi dapat merasakan manfaat dari kemajuan tersebut.
Mengisi jabatan yang kosong akibat pengunduran diri pejabat, dengan mempromosikan pegawai lain untuk mencegah kekosongan jabatan.
Merangsang pegawai agar lebih bersemangat, disiplin tinggi, dan meningkatkan produktivitas kerja melalui promosi.
Mempermudah penarikan tenaga kerja baru dengan memberikan dorongan dan rangsangan melalui promosi, sehingga menarik minat tenaga kerja potensial untuk melamar pekerjaan.
Selain tujuan promosi itu sendiri, aspek penting yang terkait adalah jenis promosi. Terdapat dua kategori promosi, yaitu promosi berdasarkan prestasi kerja dan promosi berdasarkan senioritas.
Pelaksanaan promosi jabatan, yang bertujuan untuk membina karir dan kepangkatan pegawai, harus mematuhi syarat-syarat yang telah diatur dalam peraturan perundang-undangan. Ini sejalan dengan pelaksanaan promosi jabatan berdasarkan sistem merit. Di Indonesia, Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara mengatur pelaksanaan promosi jabatan berdasarkan merit system, dijabarkan melalui Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 13 Tahun 2014 tentang Tata Cara Pengisian Jabatan Pimpinan Tinggi secara Terbuka di Lingkungan Instansi Pemerintah.
Sistem merit, menurut Undang-Undang RI tahun 2014, adalah kebijakan dan manajemen ASN yang berfokus pada kualifikasi, kompetensi, dan kinerja tanpa memandang latar belakang politik, ras, warna kulit, agama, asal usul, jenis kelamin, status pernikahan, umur, atau kondisi kecacatan. Implementasi sistem merit bertujuan untuk menempatkan ASN yang profesional dan berintegritas sesuai dengan kompetensinya, mempertahankan ASN melalui kompensasi yang adil, mengembangkan kemampuan melalui bimbingan dan diklat, serta melindungi karier dari diskriminasi.
Meskipun demikian, penerapan sistem merit dalam promosi jabatan di Indonesia belum sepenuhnya berdasarkan kompetensi, keadilan, dan latar belakang pendidikan ASN. Laporan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi pada tahun 2019 mencatat bahwa indeks sistem merit nasional masih dalam kategori kurang, dengan 81,43% dari target yang ditetapkan. Pemerintah daerah juga menunjukkan pelaksanaan sistem merit yang masih kurang.
Penelitian oleh Suharman pada tahun 2017 menyoroti masalah penempatan aparatur dalam jabatan yang tidak sesuai dengan kompetensi dan latar belakang pendidikan, serta subyektivitas dalam sistem merit dan pengaruh kuat pejabat politik dalam penempatan jabatan struktural. Hal ini berpotensi merusak tujuan reformasi birokrasi dalam pelaksanaan promosi jabatan berbasis merit system, yang seharusnya menghapuskan ketidakadilan, subjektivitas, dan balas budi politik, serta menciptakan pejabat yang kompeten dan profesional. Sebagaimana disampaikan oleh Wibowo, pengangkatan pegawai berdasarkan merit system memerlukan calon yang memiliki kompetensi, keahlian, dan profesionalitas sesuai dengan jabatan yang akan diemban. Oleh karena itu, implementasi sistem merit diharapkan dapat menghasilkan aparatur sipil negara yang kompeten dan ahli di bidangnya.
Penerapan promosi berdasarkan merit sistem telah diimplementasikan di lembaga publik di Indonesia, termasuk Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Provinsi Jawa Timur. Promosi ini bertujuan untuk mengisi jabatan tinggi tanpa merekrut pegawai dari luar. Pelaksanaan promosi di BKD Provinsi Jawa Timur fokus pada pengisian Jabatan Pimpinan Tinggi (JPT) Pratama, dengan mengacu pada petunjuk teknis terkait proses pengisian JPT Pratama dan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 13 Tahun 2014 Tentang Tata Cara Pengisian Jabatan Pimpinan Tinggi Secara Terbuka di Lingkungan Instansi Pemerintah.
Proses seleksi pengisian JPT Pratama di BKD Provinsi Jawa Timur terdiri dari tiga tahapan:
Tahap Persiapan: Tahap ini mencakup penetapan jabatan yang lowong oleh Badan Kepegawaian Provinsi Jawa Timur, Gubernur, dan Baperjakat. Pembentukan panitia seleksi melibatkan Sekretaris Daerah, Kepala BKD Provinsi Jawa Timur, Asisten IV (Administrasi Umum), Inspektur, dan Asisten I (Pemerintahan).
Tahap Pelaksanaan: Inisiasi surat lowongan yang berisi informasi jabatan yang lowong, persyaratan umum dan khusus, ketentuan pendaftaran, jadwal pelaksanaan, dan informasi lainnya. Penyebaran surat lowongan dilakukan melalui surat edaran kepada SKPD Pemerintah Provinsi, website BKD Provinsi Jawa Timur, SMS, dan telepon. Seleksi administrasi dilakukan oleh panitia, diikuti oleh seleksi kompetensi manajerial dan kompetensi bidang dengan berbagai tahapan uji seperti tes psikologi, penulisan makalah, wawancara, presentasi, dan Leaderless Group Discussion. Skoring dilakukan pada pelamar, dan tiga calon terbaik dipilih untuk mengikuti tes psikologi dan kesehatan di Rumah Sakit Pemerintah Provinsi atau Kabupaten.
Tahap Monitoring dan Evaluasi: Dilakukan oleh Baperjakat untuk memantau dan mengevaluasi pejabat terpilih setelah dilantik. Proses ini melibatkan Koordinasi dengan anggota Baperjakat lainnya dan Komisi Aparatur Sipil Negara (KASN). Sebelum pelantikan oleh Gubernur, hasil pelaksanaan dilaporkan kepada KASN dengan surat yang ditandatangani oleh Gubernur. Pelantikan dapat dilakukan jika KASN menyetujuinya.
Berdasarkan penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa penerapan sistem promosi dengan menggunakan metode status quo dan sistem merit dapat memberikan dukungan bagi instansi publik, seperti BKD Provinsi Jawa Timur, untuk memastikan bahwa pengisian Jabatan Pimpinan Tinggi (JPT) dilakukan dengan adil dan efektif melalui proses promosi yang transparan dan objektif. Metode promosi ini juga memiliki potensi untuk meningkatkan efisiensi manajemen sumber daya manusia aparatur dan mendorong pegawai untuk mencapai prestasi yang lebih baik.
Namun, dalam implementasi sistem promosi menggunakan metode status quo, perlu dilakukan dengan standar operasional yang jelas dan terstruktur agar dapat menghindari potensi ketidaksesuaian. Sayangnya, dalam pelaksanaan promosi menggunakan metode status quo dengan sistem merit di BKD Provinsi Jawa Timur, belum ada SOP atau standar operasional yang terdefinisi dengan baik. Hal ini dapat menimbulkan kekhawatiran akan adanya ketidaksesuaian atau kesulitan dalam menjalankan sistem promosi secara efektif dan efisien di masa mendatang karena kekurangan SOP. SOP memiliki peran krusial dalam memastikan kepastian hukum dan ketertiban administrasi dalam setiap program atau sistem yang diterapkan oleh sebuah instansi publik.
Penulis: Kevin Christoper Girsang, Adisty Dwayu Marchania, Dewantari, Galih Wahyu Pradana, S.A.P., M.Si
