Value Stream: Trik Mudah Melihat Pemborosan

Ada masih ingat Value Stream? Metode ini adalah metode yang sangat jamak digunakan kisaran tahun 90an akhir. Setidaknya tahun ini adalah tahun awal ketika penulis mengenal metode value stream. 

Sebenarnya kalau mau dibahas cukup panjang, karena sebenarnya sebelum membahas value stream aslinya harus membahas tentang konsep system design. Tulisan ini sengaja ditulis dengan bahasan ringan tidak terlalu dalam. Karena membahas permintaan itu bisa sehari sendirian.

System design sebenarnya awalnya membahas tentang desain proses yang asalnya dari permintaan pelanggan, lalu dibreakdown dengan proses pendukungnya. 

Anda mengenal takt time? Contoh mudahnya, Anda mau jual mobil misalnya. Katakanlah kebutuhan di masyarakat misalkan 3000 unit sebulan. Atau anggap sebulan 30 hari maka Anda membutuhkan kapasitas supply 100 unit per hari. 

Jika Anda membuatnya, maka kapasitas Anda tinggal di bagi saja 100/8 jam (jika Anda bekerja 1 shift) atau kapasitas 12.5 mobil per jam. Ini adalah hitungan kasar. 

Anda bisa mengurangi atau melebihi tergantung kebutuhan dan strategy secara management. Contoh strategy misal Anda membuat kapasitas terpasang sedikit kurang, kalau butuh ya dilemburkan saja misal. Supaya karyawan sedikit, nggak ribet urusan ketenagakerjaan, misal. 

Ini adalah dasar dari takt time yang asal usulnya dari prinsip 7 habits, begin with end in mind, memulai dari akhir. Apapun yang menjadi keputusan itulah yang disebut design cycle time.

Permasalahan, kita tahu, misal dalam contoh di atas, yang namanya kendaraan itu macam-macam. Ada MPV, ada SUV, ada yang 4 wheel drive, ada yang 2 wheel drive, lalu mana yang akan dipilih? Menggambarkan proses utama adalah menggambarkan dari proses yang paling sering.

Kita mengenal dalam membangun prioritas, ada yang namanya make to stock, ada yang namanya assembly to order, ada make to order, ada yang engineering to order. 

Sederhananya gini. Katakanlah sebuah toko kelontong. Maka yang paling sering dibeli orang adalah rokok, itupun yang dibeli cuma merk-merk itu-itu saja. Maka hampir semua toko kelontong selalu punya rokok dan selalu punya stok. Dan seterusnya, tingkat priority akan semakin sedikit stoknya, sampai ada barang yang ia tidak menyetok, tapi akan melayani pelanggan jika ada pesanan. 

Dasar utama dari priority ini adalah tingkat permintaan yang tinggi, rendah variance nya. Dan seterusnya sampai barang yang tidak distok itu adalah barang yang paling rendah demand, variancenya paling tinggi. 

Anggaplah, contoh yang gampang, kalau dalam kasus mobil ya mobil sedan yang saloon atau jeep 4 wheel drive. Anda jual tapi ya pesen kalau ada yang minta. Tapi kalau Anda sebagai pemilik showroom, ya milih tiap hari akan ada mobil 7 seater seperti xenia/avanza misal.

Apa hubungan dengan value stream? Sebenarnya diskusi di atas sangat panjang, tapi kita coba buat singkat. Katakanlah kita telah membuat prioritas atas produk maupun jasa kita.

Nah yang perlu digambarkan dalam value stream itu adalah produk utama.

Katakanlah produk yang make to stock. Apa yang perlu digambarkan? Buat gambaran secara visual (saya tidak tertarik membahas teknis seperti logo ini untuk apa, dll). Yang penting gambarkan proses yang end to end. Tidak harus produk, jasa juga bisa. 

Saya kasih contoh mudah seperti dalam kasus showroom, misal Anda jual mobil bekas. Showroom Anda paling banyak menjual mobil seperti 7 seater (xenia/avanza). Pilih produk ini. Gambarkan dulu dari proses apa adanya. Apa yang perlu digambarkan? 

Perhatikan, hitung dari awal, Anda bisa supply berapa dari kebutuhan custom. 

Kedua, buat proses sampai ke belakang apa yang Anda lakukan, misal nyetok berapa, ngecek yang jual mobil bekas berapa kali untuk mengecek kemampuan supply terhadap proses internal. Maksudnya, misal rata-rata orang membutuhkan 100 mobil sehari, tapi kemampuan supply mobil bekas ternyata cuma 50 buah per hari. 

Ketiga, gambarkan Flow material, misal, Anda bisa saja mencari 100 mobil sehari, tapi sopir yang membawa mobil cuma 5 orang, tukang cek dan teknisi untuk poles cuman3 orang, tentu kebutuhan 100 mobil akan tekor. 

Keempat, gambarkan tentang flow informasi, misal jika Anda mencari kendaraan melalui internet, berapa kali sehari, berapa lama kendaraan siap sampai terjual. Empat hal ini adalah seluruh informasi dasar yang harus dimiliki dalam value stream.

Nah cara untuk melihat apakah proses Anda ini sudah sesuai dengan kebutuhan, adalah pakai logic yang sangat mendasar. Kita katakanlah punya pompa sanyo, yang ideal, pipa dari pompa sampai ke kran paling ujung, harusnya ukurannya sama. 

Jika tak sama, maka hampir bisa dipastikan di dalam proses ke proses akan tidak smooth dan pasti ada pemborosan. Logika yang gampang, misal gini, Anda punya proses internal untuk proses custom, kisaran nya 1 minggu (misal). 

Nah barang yang dikustomisasi itu apakah setiap custom cukup untuk seminggu? Jika tidak, saya jamin hidup Anda selalu berkejar-kejaran dengan expediting. 

Jika Anda sekali custom barangnya cukup untuk sebulan, maka dijamin gudang akan selalu kelebihan barang dan penuh terus. Maka kita menjadi boros secara finansial.

Bagian terakhir dari value stream adalah gambarkan apa mau Anda sebagai proses ideal di masa depan. Lalu kegambar, berarti Anda mau begini, harus begitu dan lain-lain.

Nah, tuliskan semua sebagai action plan, dan set target waktunya. Sisanya soal priority pekerjaan Anda saja, apakah yang sudah dibahas dalam value stream itu penting atau tidak.

Semoga membantu....