Surat resmi merupakan sebuah surat yang digunkan untuk berbagai keperluan resmi seperti instansi atau organisasi.
Yang dimana jika dilihat saat ini surat sudah mulai tergantikan oleh teknologi, yang dimana surat resmi masih dibutuhkan untuk kegiatan yang sifatnya formal.
Ciri-Ciri Surat Resmi
Surat resmi sendiri memiliki ciri-ciri tertentu, berikut ciri-cirinya:
- Dikeluarkan oleh suatu instansi atau organisasi sehingga menggunakan kop surat
- Memuat nomor, lampiran, serta perihal surat
- Surat resmi menggunakan bahasa yang baku
- Memiliki cap atau stempel dari lembaga yang mengeluarkan surat tersebut
Struktur Surat Resmi      Â
Adapun Struktur Atau Format Yang Ada Dalam Surat Resmi:
Kop Surat
Kop surat atau bisa disebut juga sebagai kepala surat ini merupakan bagian dari surat resmi yang memuat identitas dari si instansi ataupun lembaga-lembaga yang bersangkutan.
Identitas yang dimuat adalah:
Nama instansi atau lembaga
Lambang atau logo instansi
Kode surat
Kontak (nomor telepon, email, atau faksimile)
Kode pos
Tanggal Surat
Tanggal surat sendiri merupakan tanggal dimana surat resmi itu dibuat, dan biasanya juga tanggal ini diletakkan sejajar dengan nomor surat.
Nomor Surat
Nomor pada sebuah surat resmi sendiri, biasanya ditulis pada bagian sebelah kiri dan sejajar dengan tanggal surat, yang dimana biasanya angka yang digunakan adalah angkan romawi
Dan untuk pemberian nomernya sendiri bisa bermacam-macam, yang dimana itu semua tergantung dengan kepentingan dari masing-masing instansi atau lembaga yang berkaitan.
Hal / Perihal
Dalam penulisan surat resmi sendiri alangkah baiknya mencantumkan inti dari maksud dan tujuan surat, dengan cara mencantumkan hal atau perihal.
Hal atau perihal nantinya akan menjadi pemberitahu apa permasalahan utama yang dibicarakan dalam surat.
Lampiran
Lampiran sendiri merupakan dokumen-dokumen lain yang disertakan dalam surat karena memiliki keterkaitan dengan isi surat.
Fungsi lampiran dalam surat resmi:
Mengetahui apakah ada dokumen atau berkas yang berkaitan dengan isi surat
Memeriksa apakah berkas yang diterima sesuai dengan yang ditulis di lampiran atau tidak
Alamat Surat
Alamat pada surat resmi memiliki fungsi sebagai penunjuk kepada siapa nantinya surat tersebut dikirim dan siapa saja yang berhak untuk menerima surat tersebut.
Tata cara penulisan alamat pada surat resmi:
Didahului dengan kata Kepada
Kata yang terhormat disingkat Yth.
Alamat tujuan ditulis selengkap dan sejelas mungkin
Salam Pembuka
Meskipun surat resmi berbeda dengan surat biasa tapi, tetap saja akan selalu ada yang namanya salam pembuka.
Salam pembuka sendiri merupakan sebuah tanda hormat dari penulis surat sebelum ia menyampaikan isi dari surat tersebut.
Isi Surat
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam isi surat adalah:
Tentukan maksud dan tujuan secara jelas
Tentukan urutan maksud surat secara sistematis
Hindari penggunaan singkatan-singkatan yang tidak lazim
Gunakan bahasa yang baku, sopan, dan lugas.
Hindari penggunaan bahasa asing atau bahasa daerah
Ditulis atau diketik serapi mungkin
Penutup Surat
Pada umunya penutup surat berisikan ucapan-ucapan terimakasih dari penulis atas hal-hal yang telah dikemukakan dalam surat
Nama jabatan
Tanda tangan
Nama terang
Nomor Induk yang berkaitan dengan instansi (jika ada)
Stempel atau Cap
Tembusan
Tembusan dalam sebuah surat resmi merupakan sebuah salinan surat yang juga nantinya dikirimakn kepada pihak-pihak lain yang bersangkutan dengan isi surat tersebut.
Penggunaan Bahasa pada Surat Resmi
Yang dimana sesuai dengan ciri-ciri yang telag dilampirkan tadi, tentunya bahasa yang perlu digunakan dalam surat resmi pun harus baku.
Jadi penggunaan bahasa baku dalam surat resmi tentunya sangat erat kaitannya dengan EYD, kata baku, serta kalimat efektif.
Intinya, surat resmi ini digunakan hanya untuk keperluan-keperluan yang sifatnya formal pada sebuah instansi atau lembaga.
Dan tentunya surat resmi juga memiliki beberapa ciri khusus yang membedakannya dengan surat lain, baik dalam penggunaan Kop Surat dan Nomor Surat.
