Materi Ini Membahas tentang Forecasting atau Peramalan Kebutuhan Sumber Daya Manusia

A. Pengertian Forecasting atau Peramalan Kebutuhan Sumber Daya Manusia

   Forecasting MSDM adalah sebuah upaya untuk memperkirakan jumlah, keterampilan dan lokasi karyawan yang akan dibutuhkan diwaktu yang akan datang untuk mencapai tujuan-tujuannya.[1] Forecasting juga bermakna usaha peramalan (prediksi) kebutuhan-kebutuhan karyawan diwaktu yang akan datang yang didasarkan pada ketajaman perencanaan SDM kedepan meskipun prediksi masih belum terlalu dibutuhkan. Fungsi forcasting yaitu untuk membantu merencanakan persiapan dan kesiapan tenaga kerja sedini mungkin dalam menghadapi tantangan dimasa yang akan datang, untuk memperkirakan dan menetapkan kemampuan SDM yang dibutuhkan perusahaan dan berguna dalam merencanakan bisnis agar perusahaan dapat menghasilkan output produksi yang lebih baik.

   Peramalan kebutuhan SDM merupakan elemen penting. Dalam perencanaan sumber daya manusia peramalan SDM karyawan mencoba untuk menentukan apa yang dibutuhkan baik permintaan keterampilan atau keahlian khusus dan beberapa banyak karyawan yang dibutuhkan. Jadi peramalan adalah upaya untuk memprediksi kebutuhan-kebutuhan analisis ketajaman organisasi yang mendasari perencanaan di depan baik dalam jangka waktu pendek menengah maupun panjang dengan tuntutan keahlian atau keterampilan sesuai dengan jumlah jenis dan kualitas. Ramalan ini bertujuan sebagai pembantu merencanakan kebutuhan yang ada dalam lembaga atau organisasi tersebut dalam peramalan ini juga mempertimbangkan dari masa lalu agar kebutuhannya ada di masa depan sesuai dengan kondisi lembaga saat ini.

Pasar Sumber Daya Manusia

   Pasar tenaga kerja merupakan sumber eksternal bagi perusahaan untuk menarik tenaga kerjanya. Adanya pasar tenaga kerja ini disebabkan oleh kondisi-kondisi yang berbeda mebentuk karakteristik wilayah-wilayah geografis yang berbeda. Ada banyak cara untuk mengidentifikasi pasar tenaga kerja, yaitu berdasarkan wilayah geografis, tipe keterampilan dan pendidikan.

   Di dalam organisasi-organisasi yang lebih besar, perekrutan biasanya dimulai ketika seorang manajer memberitahukan seseorang di unit Sumber Daya Manusia bahwa sebuah jabatan yang kosong perlu diisi. Mengajukan permintaan kepada unit Sumber Daya Manusia, yang mirip seperti mengajukan permintaan pasokan kepada bagian pembelian, adalah upaya yang umum dilakukan dalam upaya-upaya perekrutan. 

   Bagian pembelian, adalah upaya yang umum dilakukan dalam upaya-upaya perekrutan. Pihak Sumber Daya Manusia dan manajer tersebut harus melihat ulang uraian pekerjaan (job description) dan spesifikasi pekerjaan (job specification) sehingga kedua belah pihak memiliki informasi yang jelas tentang tugas-tugas di dalam pekerjaan tersebut dan kualifikasi yang diharapkan dari pelamar. Kadang-kadang pihak Sumber Daya Manusia atau pihak manajer harus memutuskan bahwa kualifikasi-kualifikasi tersebut perlu diubah.

   Kadang-kadang suatu pekerjaan diubah secara spesifik untuk mengubah situasi perekrutan. Sebuah keputusan dapat dibuat untuk memperbaiki karakteristik posisi-posisi yang kosong dengan cara menaikkan gaji, meningkatkan tunjangan, atau mendesain ulang pekerjaan itu tingkatan pelamar yang berbeda.

Penggunaan Sistem Informasi Dalam Perencanaan SDM

   Sistem informasi dalam perencanaan SDM adalah sebuah metode yang digunakan untuk mengumpulkan, memelihara, dan melaporkan informasi tenaga kerja dan pekerjaannya. Manajer perusahaan memerlukan data yang akurat, relevan dalam membuat suatu keputusan. Informasi yang diberikan harus sesuai dengan kebutuhan manajemen yang digunakan untuk mengambil keputusan baik strategis maupun operasional.  

   Sistem informasi sumber daya manusia merupakan sebuah bentuk interaksi atau pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia dan teknologi informasi. Sistem ini menggabungkan manajemen SDM untuk mengaplikasikan di bidang teknologi ke dalam aktivitas manajemen SDM dalam hal perencanaan dan menyusun sistem pemprosesan data.

Kegunaan sistem informasi sumber daya manusia, meliputi :

 

• Perencanaan dan analisis sumber daya manusia, meliputi; struktur organisasi tenaga kerja, persediaan keahlian, analisis keluar-masuk tenaga kerja.
• Hubungan tenaga kerja dan buruh, meliputi; biaya negosiasi penggabungan, penyimpanan data pemeriksaan, hasil penelitian tingkah laku, analisis wawancara.
• Kesehatan, keselamatan dan keamanan, meliputi; pelatihan keselamatan penyimpanan data kecelakaan kerja, penyimpanan data material.
• Penyusunan tenaga kerja, meliputi; sumber perekrutan, mencatat calon tenaga kerja, analisis penolakan karyawan kerja yang ditawarkan.
• Pengembangan sumber daya manusia, meliputi; profil pelatihan tenaga kerja, penilaian kebutuhan pelatihan, keberhasilan perencanaan dan ketertarikan karir dan pengalaman.
• Kompensasi dan manfaat, meliputi; struktur pembayaran upah, biaya upah atau gaji, administrasi manfaat yang fleksibel, analisis penggunaan manfaat.

Teknik Perencanaan

    Human Resources Planning ( Perencanaan Sumber Daya Manusia) memiliki peran utama untuk menjalankan sebuah perusahaan atau organisasi tertentu. Hal ini dicontohkan dalam bidang pendidikan. Suatu lembaga pendidikan akan berjalan dengan baik jika visi dan misi pendidikan juga berjalan dengan baik karna terdapat SDM yang sudah ahli pada bidang dan jabatan yang sudah diamanatkan.

Hal ini mengutip dari ayat Alquran Q.S. Al-Baqarah(2):30

"Dan (ingatlah) ketika Tuhanmu berfirman kepada para malaikat, "Aku hendak menjadikan khalifah di bumi." Mereka berkata, "Apakah Engkau hendak menjadikan orang yang merusak dan menumpahkan darah di sana, sedangkan kami bertasbih memuji-Mu dan menyucikan nama-Mu?" Dia berfirman, "Sungguh, Aku mengetahui apa yang tidak kamu ketahui." (QS. Al-Baqarah (2): 30)

    Selain itu Human Resources Planning juga selalu digunakan oleh perusahaan-perusahaan maupun organisasi dalam menjalankan perusahaan maupun organisasinya. Dalam beberapa perusahaan Human Resouces Planning digunakan untuk memperkirakan tenaga kerja atau karyawan sampai mengevaluasi karyawan.

Teknik yang dapat digunakan dalam perencanaan SDM antara lain;

   Teknik Delphi, yaitu teknik yang menggunakan keahlian sekelompok orang( seperti manajer). Perencanaan depatemen SDM berfungsi sebagai penengah, menyimpulkan berbagai pendapat dan melaporkan kesimpulan dari pendapat sekelompok orang kepada para ahli.

   Ekstrapolasi, yaitu teknik yang berdasarkan pada tingkat perubahan atau kecenderungan pada masa lalu untuk membuat proyek dimasa yang akan datang. Teknik ini menggunakan asumsi cateris paribus ( faktor-faktor lain diasumsikan tidak berubah). Teknik ini hanya berlaku untuk perencanaan SDM jangka pendek.

   Indeksasi, teknik ini beranggapan bahwa faktor-faktor yang mempengaruhi permintaan pegawai baik yang sifatnya internal maupun eksternal ada pada kondisi konstan. Teknik ini lebih disarankan untuk perencanaan jangka pendek.

   Analisis Statistik, teknik ini lebih disarankan untuk perencanaan jangka panjang. Teknik ini mempertimbangkan perubahan bergesernya tuntutan terhadap kebutuhan SDM. Analisis ini lebih dikenal dengan sebutan regresi dan korelasi.[5]

 

Peramalan MSDM

   Peramalan sering dianggap sebagai salah satu masukan utama terhadap proses perencanaan organisasional. Meskipun demikian peramalan hanya akan digunakan sebagai kualitas dan validasi informasi untuk membuat perkiraan. Peramalan sumber daya manusia berusaha menentukan sumber daya manusia yang dibutuhkan oleh organisasi maupun perusahaan untuk mempertahankan serta memanfaatkan peluang diwaktu yang akan datang. Peramalan menyebabkan manajer wajib untuk memikirkan masa mendatang serta mengantisipasi berbagai kejadian yang kemungkinan terjadi, meskipun realitanya tidak sesuai dengan harapan. Peramalan akan kebutuhan sumber daya manusia sering dibagi lagi ke dalam peramalan jangka panjang maupun jangka pendek.

   Setiap perusahaan memiliki kebutuhannya yang berbeda, sehingga ramalan pada perusahaan nya juga akan berbeda-beda sesuai dengan perusahaan masing-masing. Dalam proses peramalan harus memperhatikan enam hal, yaitu:

• Memahami kondisi organisasi dan lingkungan, meliputi; pola produktivitas, perubahan teknologi, dan kecenderungan yang ada.
• Analisis SDM saat ini tenaga kerja yang tersedia, meliputi; data penilaian, pengalaman dan pendidikan.
• Persediaan tenaga kerja (SDM) 
• Analisis keperluan SDM saat ini, meliputi; struktur organisasi, perpaduan pekerjaan dan kriteris perencanaan.
• Keperluan SDM untuk masa yang akan datang. Seperti anggaran, perubahan perencanaan.
• Ramalan yang diperlukan, kebutuhan rekrutmen, kebutuhan latihan dan pengembangan.