Anda dapat melakukan pencarian melalui internet tentang “Contoh Job Description” atau bisa dengan melihat posting pekerjaan mengenai posisi yang sedang dibutuhkan dalam perusahaan anda. Selain itu juga, anda dapat melihat bagaimana orang-orang menunjukkan prestasi atau pencapaian mereka dalam pekerjaan melalui aplikasi LinkedIn.
Job description juga terdapat pada alternatif situs yang dapat digunakan sebagai referensi, seperti Payscale.com atau Salary.com. Semua pencarian yang dilakukan diatas dapat membantu anda dalam mengumpulkan informasi tentang bagaimana cara untuk menulis analisis pekerjaan yang benar dan mengingatkan kembali anda mengenai tugas dan tanggung jawab yang mungkin saja terlupakan.
3. Menganalisis pekerjaan, tugas, dan tanggung jawab yang harus diselesaikan oleh karyawan yang mengisi posisi tersebut
Setiap pekerjaan dalam perusahaan tidak semuanya teroptimalkan. Anda mungkin menemukan proyek penting yang harus dipindahkan dari satu departemen ke departemen lain atau anda mendapati tugas-tugas yang belum selesai.
Oleh karena itu lakukanlah kembali analisis mengenai pekerjaan, tugas, dan tanggung jawab terutama pada karyawan yang mengisi posisi tersebut. Hal tersebut kemudian bisa ditambahkan ke dalam job description.
4. Meneliti dan berbagi dengan perusahaan lain yang memiliki pekerjaan serupa
Hal lain yang dapat anda lakukan yaitu melakukan benchmarking pada perusahaan lain yang memiliki pekerjaan serupa.
Anda dapat melakukan sharing dengan perusahaan lain mengenai pekerjaan atau jabatan yang serupa, sehingga nantinya dapat memudahkan anda dalam membuat job description. Karena biasanya divisi Human Resources memiliki asosiasi atau grup sebagai tempat belajar bersama yang memungkinkan anda untuk dapat sharing, bertanya, atau pun ikut belajar mengenai masalah-masalah yang biasanya dihadapi HR.
5. Menentukan target yang dibutuhkan dari posisi tersebut
Dalam analisis jabatan, penting bagi anda untuk menentukan target dari suatu posisi tersebut. Dengan menentukan target, maka akan membantu anda ketika mengevaluasi suatu jabatan tersebut.
Misalkan ketika anda melakukan analisis jabatan untuk divisi penjualan, dan kemudian menentukan target bahwa hasil yang dibutuhkan yaitu mampu menjual 80 produk per hari. Maka ketika melakukan evaluasi jabatan, tentunya hal ini dapat menjadi suatu indikator.
6. Menuliskan task statement yang jelas
Setelah informasi berhasil dikumpulkan dan tugas sudah diidentifikasi, langkah selanjutnya yaitu membuat task statement yang kemudian digunakan dalam task inventory dan dimasukkan dalam job description. Job description atau deskripsi pekerjaan akan berisi penjelasan mengenai gambaran dari pekerjaan tersebut.
Task statement yang baik haruslah mengandung unsur action dan object. Action berati tugas apakah yang akan dikerjakan, dan object berarti terhadap apa tugas tersebut akan dikerjakan. Selain itu, task statement yang baik biasanya mengandung unsur (dimana, bagaimana, mengapa, kapan) tugas tersebut akan dikerjakan.
Deskripsi pekerjaan akan memberikan kemudahan bagi perusahaan ketika menjelaskan mengenai tugas pada jabatan tertentu. Deskripsi pekerjaan juga akan membantu dalam menentukan kualifikasi yang dibutuhkan dalam jabatan tersebut.
