6 Langkah Membuat Analisis Jabatan Secara Efektif

Analisis Jabatan

Analisis jabatan terdiri dari dua kata, yakni analisis dan jabatan. Analisis adalah kegiatan berpikir untuk menguraikan dan menjabarkan permasalahan menjadi suatu komponen atau bagian-bagian, untuk kemudian dicari keterkaitan fungsinya. Sedangkan, jabatan adalah tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang dimiliki seseorang dan dikerjakan dalam kurun waktu tertentu.

Jadi, analisis jabatan itu sendiri merupakan aktivitas untuk mengumpulkan dan menganalisis informasi yang berkaitan dengan suatu jabatan serta ruang lingkup pekerjaan secara sistematis. Informasi yang diolah dari analisis jabatan biasa digunakan untuk kepentingan perusahaan, salah satunya di bidang Sumber Daya Manusia.

Analisis jabatan juga biasa dikenal dengan job analysis, yaitu sebuah upaya untuk mengeksplorasi secara sistematis tentang sebuah jabatan. Penerapannya yaitu dengan melakukan sebuah studi dan melakukan pencatatan tanggung jawab yang diemban seperti keterampilan dan tugas yang dimliki.

Tujuan Analisis Jabatan

Source : Pixabay

1. Mengetahui kinerja karyawan

Keefektifan kegiatan operasional yang dilakukan oleh perusahaan bergantung pada kinerja karyawannya. Dengan adanya analisis jabatan, maka perusahaan dapat mengamati sasaran dan tujuan yang ada pada karyawan apakah sudah tercapai atau belum.

Hal tersebut karena analisis jabatan membantu perusahaan dalam menentukan SOP suatu pekerjaan. Sehingga nantinya akan memberikan kemudahan bagi perusahaan dalam menilai dan mengukur kinerja karyawannya sesuai dengan standar yang telah ada.

2. Menjadi sarana proses rekrutmen

Perusahaan dalam melakukan penyegaran karyawan, misalkan ketika ada karyawannya yang pensiun atau berhenti karena adanya hal-hal lain, maka mengharuskan perusahaan untuk melakukan recruitment. Tujuannya yaitu untuk menentukan orang yang nantinya akan menduduki jabatan pekerjaan dalam perusahaan tersebut.

Dengan adanya analisis jabatan, maka akan dapat menentukan kualifikasi dan keterampilan yang ada sesuai dengan yang dibutuhkan perusahaan. Selain itu juga, ketika melakukan analisis ini akan memperlihatkan kemampuan pribadi serta kemampuan emosional seseorang dalam melakukan pekerjaannya.

3. Sarana pelatihan dan pengembangan karyawan

Dengan adanya analisis jabatan, perusahaan juga dapat menggunakannya untuk kebutuhan pelatihan dan pengembangan karyawan. Manajemen juga akan mendapat kemudahan dalam menentukan pelatihan yang tepat dalam rangka mengembangkan kinerja karyawannya.

Dengan metode pelatihan yang tepat dan sesuai sasaran yang diberikan oleh karyawan tersebut, maka tentunya nanti akan mendapatkan hasil yang maksimal dan sesuai dengan rencana perusahaan.

4. Untuk peningkatan produktivitas

Hal lain yang tidak kalah penting bagi perusahaan dalam menerapkan analisis jabatan adalah kemampuan produktivitas yang meningkat. Kemampuan produktivitas tentu akan berpengaruh terhadap pendapatan suatu perusahaan.

Ketika produktivitas suatu perusahaan mampu berjalan baik dan bahkan meningkat, maka kecil kemungkinan bagi perusahaan tersebut untuk mengalami kemunduran. Perusahaan pun akan mendapatkan peluang berkembang lebih banyak lagi.

Manfaat Analisis Jabatan

Source : Pixabay

• Sebagai sarana promosi jabatan
• Penempatan posisi tenaga kerja yang sesuai
• Penambah informasi dalam organisasi
• Memecahkan masalah tentang kepegawaian

6 Langkah Membuat Analisis Jabatan yang Efektif

Source : Pixabay

1. Mereview tanggung jawab pekerjaan karyawan

Perlu adanya pengumpulan informasi tentang tugas dan tanggung jawab sebuah jabatan yang nantinya akan anda rekrut. Hal ini sebaiknya dilakukan secara menyeluruh dan berdasarkan pada kesesuaian jabatan dalam perusahaan.

Hal yang dapat dilakukan yaitu dangen cara melakukan wawancara kepada karyawan pemegang jabatan dan mengumpulkan informasi dari mereka. Karena seringkali HR dan manajemen tidak tahu apa yang menjadi tanggung jawab pekerjaan tertentu. Mereka hanya melihat hasilnya dan tidak tahu perilaku kerja seperti apa yang sebaiknya dilakukan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Maka dari itu, perlu dilakukan review terhadap tanggng jawab yang ada.

2. Melihat contoh Job Description di situs-situs yang telah terdaftar

Dalam menulis job decription, kita dapat mengamati beberapa referensi dari internet yang nantinya dapat memudahkan dalam menulis Job Description anda sendiri.

Anda dapat melakukan pencarian melalui internet tentang “Contoh Job Description” atau bisa dengan melihat posting pekerjaan mengenai posisi yang sedang dibutuhkan dalam perusahaan anda. Selain itu juga, anda dapat melihat bagaimana orang-orang menunjukkan prestasi atau pencapaian mereka dalam pekerjaan melalui aplikasi LinkedIn.

Job description juga terdapat pada alternatif situs yang dapat digunakan sebagai referensi, seperti Payscale.com atau Salary.com. Semua pencarian yang dilakukan diatas dapat membantu anda dalam mengumpulkan informasi tentang bagaimana cara untuk menulis analisis pekerjaan yang benar dan mengingatkan kembali anda mengenai tugas dan tanggung jawab yang mungkin saja terlupakan.

3. Menganalisis pekerjaan, tugas, dan tanggung jawab yang harus diselesaikan oleh karyawan yang mengisi posisi tersebut

Setiap pekerjaan dalam perusahaan tidak semuanya teroptimalkan. Anda mungkin menemukan proyek penting yang harus dipindahkan dari satu departemen ke departemen lain atau anda mendapati tugas-tugas yang belum selesai.

Oleh karena itu lakukanlah kembali analisis mengenai pekerjaan, tugas, dan tanggung jawab terutama pada karyawan yang mengisi posisi tersebut. Hal tersebut kemudian bisa ditambahkan ke dalam job description.    

4. Meneliti dan berbagi dengan perusahaan lain yang memiliki pekerjaan serupa

Hal lain yang dapat anda lakukan yaitu melakukan benchmarking pada perusahaan lain yang memiliki pekerjaan serupa.

Anda dapat melakukan sharing dengan perusahaan lain mengenai pekerjaan atau jabatan yang serupa, sehingga nantinya dapat memudahkan anda dalam membuat job description. Karena biasanya divisi Human Resources memiliki asosiasi atau grup sebagai tempat belajar bersama yang memungkinkan anda untuk dapat sharing, bertanya, atau pun ikut belajar mengenai masalah-masalah yang biasanya dihadapi HR.

5. Menentukan target yang dibutuhkan dari posisi tersebut

Dalam analisis jabatan, penting bagi anda untuk menentukan target dari suatu posisi tersebut. Dengan menentukan target, maka akan membantu anda ketika mengevaluasi suatu jabatan tersebut.

Misalkan ketika anda melakukan analisis jabatan untuk divisi penjualan, dan kemudian menentukan target bahwa hasil yang dibutuhkan yaitu mampu menjual 80 produk per hari. Maka ketika melakukan evaluasi jabatan, tentunya hal ini dapat menjadi suatu indikator.

6. Menuliskan task statement yang jelas

Setelah informasi berhasil dikumpulkan dan tugas sudah diidentifikasi, langkah selanjutnya yaitu membuat task statement yang kemudian digunakan dalam task inventory dan dimasukkan dalam job description. Job description atau deskripsi pekerjaan akan berisi penjelasan mengenai gambaran dari pekerjaan tersebut.

Task statement yang baik haruslah mengandung unsur action dan object. Action berati tugas apakah yang akan dikerjakan, dan object berarti terhadap apa tugas tersebut akan dikerjakan. Selain itu, task statement yang baik biasanya mengandung unsur (dimana, bagaimana, mengapa, kapan) tugas tersebut akan dikerjakan.

Deskripsi pekerjaan akan memberikan kemudahan bagi perusahaan ketika menjelaskan mengenai tugas pada jabatan tertentu. Deskripsi pekerjaan juga akan membantu dalam menentukan kualifikasi yang dibutuhkan dalam jabatan tersebut.