e-Rapor yang Membuat Guru Repot

Setelah mengikuti pembelajaran selama satu semester dan mengikuti kegiatan penilaian akhir semester (PAS),  ada saat yang ditunggu-tunggu oleh siswa dan orang tua yaitu pembagian hasil belajar siswa atau pembagian rapor.

Zaman dulu rapor berupa buku dan ditulis tangan oleh wali kelas, biasanya siswa ataupun orang tua akan menyimpannya dengan baik-baik dan saya masih menyimpan rapor sewaktu di SMP dan di SMA sampai sekarang sebagai kenang-kenangan.

Sudah beberapa tahun ini rapor dibuat menggunakan aplikasi e-rapor dan lembaran rapor yang dibagikan adalah hasil print-out di kertas HVS. Terkadang ada siswa ataupun orangtua yang melaporkan ke wali kelas kalau rapornya hilang, padahal setiap pembagian rapor ke orangtua biasanya semua wali kelas sudah meminta untuk menyimpan rapor ini dengan sebaik-baiknya.

Apakah hanya karena berupa lembaran kertas, sehingga rapor tidak dianggap lagi sebagai sesuatu yang berharga oleh siswa dan orang tua?

Tahap Pengisian e-Rapor
Sejak diberlakukannya kurikulum 2013 (kurtilas) untuk mengisi hasil belajar siswa sudah ada aplikasi yang bernama e-rapor. Ketika pertama diluncurkan aplikasi e-rapor ini banyak guru yang mengalami hambatan dalam pengisiannya

Untuk memudahkan mengisinya maka di sekolah kami guru-guru mengerjakan e-rapor ini bersama-sama di sekolah dengan dipandu oleh operator. Bahkan pembagian rapor ke orang tua sempat diundur ke awal semester 2 karena belum selesai dikerjakan.

Tetapi untuk saat ini guru-guru sudah terbiasa dan sudah lancar dalam memasukan nilai ke e-rapor, pengerjaannya bisa selesai dalam waktu 2 sampai 3 hari saja. 

Biasanya sekolah memberikan waktu 1 minggu bagi guru dan wali kelas untuk menyelesaikan e-rapor ini. Walaupun sudah terbiasa tapi terkadang ada saja kendala teknis yang dihadapi karena biasanya aplikasi e-rapor yang digunakan setiap semester merupakan versi terbaru. 

Saya menulis artikel ini sambil melihat aplikasi e-rapor, karena saya dan guru-guru di sekolah sudah mulai mengerjakannya. Untuk bisa log in ke aplikasi e-rapor, guru sudah memiliki password dan username yang sudah dibuatkan oleh operator. Username untuk setiap guru berbeda-beda sedangkan password-nya dibuat sama oleh operator.

Tahap pertama yaitu mengisi data kompetensi dasar (KD). Pada tahap ini guru mata pelajaran hanya melihat kompetensi dasar yang ada di aplikasi e-rapor apakah sudah sesuai atau belum dengan yang diajarkan pada semester ini.

Bila belum sesuai maka harus dilakukan proses edit supaya kompetensi dasarnya sesuai. Khusus untuk mata pelajaran mulok, data kompetensi dasar harus diinput sendiri karena biasanya belum ada di aplikasi e-rapornya.  

Tahap kedua adalah melakukan rencana penilaian. Pada tahap ini yang harus dilakukan adalah menentukan rencana nilai pengetahuan, rencana nilai keterampilan, pilih butir sikap spiritual, pilih butir sikap sosial dan bobot Penilaian Harian (PH), Penilaian Tengah Semester (PTS) dan Penilaian Akhir Semester (PAS).

Rencana penilaian ini bisa dilakukan pada satu kelas saja, sedangkan untuk kelas yang lain hanya copy dari perencanaan kelas sebelumnya. Bagi guru yang mengajar dengan kelas sedikit bisa cepat menyelesaikan tahap rencana penilaian ini, tapi bagi guru yang mengajar kelas banyak cukup memakan waktu.. 

Tahap ketiga yaitu mendownload format import. Format import yang harus di download untuk setiap kelas ada 5 yaitu format nilai pengetahuan, format nilai keterampilan, format nilai sikap spiritual, format nilai sikap sosial, serta format PTS dan PAS.

Ada dua pilihan format yang di-download yaitu format import kosong atau format import edit, bisa dipilih yang mana saja tetapi sebaiknya yang dipilih adalah format import edit karena untuk nilai sikap spiritual dan nilai sikap sosialnya sudah ada. Guru bisa menambah atau menguranginya berdasarkan penilaian sikap saja nilai terhadap siswa pada saat mengajar di kelas.

Setelah format import di-download maka harus dilakukan pengecekan terlebih dahulu. Terkadang ada format import yang masih kosong disebabkan ada yang terlewat pada saat membuat perencanaan. Bila ada format yang masih kosong berarti harus diulang lagi dari tahap perencanaan penilaian pada kelas tersebut.

Setelah format import di-download, maka guru akan menginput nilai hasil belajar siswa selama satu semester ke dalam format import tersebut. Supaya lebih cepat maka daftar nilai sudah dibuat dalam bentuk file excel dulu, sehingga yang dilakukan hanya copy-paste ke format import-nya.

Tahap keempat adalah melakukan import nilai siswa. Pada tahap ini guru meng-upload format penilaian yang sudah diisi tadi satu persatu untuk setiap kelas. Pada saat upload nilai ini diperlukan kehati-hatian, karena bila format penilaian yang diuploadnya salah atau tidak sesuai dengan perencanaan maka akan ditolak dan harus mengulang lagi dari tahap sebelumnya.

Dapat dibayangkan bagi guru yang mengajar dengan kelas banyak, misalnya 16 kelas berarti harus meng-upload sebanyak 80 kali, karena pada setiap kelasnya ada 5 format penilaian yang harus di-upload.   

Tahap kelima adalah melakukan input data dan nilai. Pada tahap ini guru hanya mengecek nilai pengetahuan dan keterampilan setiap KD, nilai sikap spiritual dan sosial serta nilai PTS dan nilai PAS yang sudah tersimpan di aplikasi e-raport pada setiap kelasnya. Bila sudah sesuai maka semua data tadi disimpan.  

Tahap keenam adalah melakukan kirim nilai, pada tahap ini guru mengecek dulu semua nilai siswa setiap kelas. Nilainya sudah berupa nilai akhir pengetahuan, nilai akhir keterampilan, kriteria nilai sikap spiritual dan sikap sosial.

Bila masih ada nilai yang kosong jangan dulu dikirim. Tetapi ulangi lagi ke tahap kelima yaitu input nilai. Nilai yang salah ataupun nilai yang kosong bisa diperbaiki di input nilai. Bila nilai sudah sesuai, langsung saja lakukan proses kirim nilai.

Tahap terakhir adalah mengisi proses deskripsi, pada tahap ini guru hanya mengecek deskripsi nilai siswa sudah ada atau belum dan bila sudah lengkap hanya menyimpannya. Bila ada format nilai yang terlewat pada saat pengisian maka deskripsi nilai untuk siswa tidak akan muncul, dan bagi yang sudah lengkap akan terlihat huruf untuk predikat sikapnya warnanya hijau.

Sampai tahap ini tugas guru mata pelajaran selesai, dan guru bisa melihat dicapaian proses e-rapor mulai dari jumlah perencanaan, jumlah penilaian, input penilaian dan status penilaian untuk semua kelas yang diajar sudah berwarna hijau semua.

Bagi guru yang merangkap wali kelas, setelah selesai mengisi e-raport mata pelajaran harus melanjutkan mengisi aplikasi e-rapor sebagai wali kelas. Aplikasi yang digunakannya sama, hanya memindahkan saja dari satus guru ke wali kelas.

Sambil menunggu guru mata pelajaran lain menyelesaikan pengisian e-rapotnya, maka wali kelas bisa melakukan input data dan nilai, antara lain input kehadiran siswa, input nilai ekstrakurikuler, input prestasi dan input catatan wali kelas.

Untuk input prestasi siswa, wali kelas harus menunggu dulu semua guru mata pelajaran menyelesaikan mengisi e-rapornya. Jadi bila satu guru mata pelajaran belum selesai mengisi nilai ke e-rapor, maka akan menghambat pekerjaan wali kelas.

Bila semua nilai dari guru mata pelajaran sudah masuk, maka wali kelas  bisa men-download leger dan melakukan perankingan. Walaupun sebenarnya di kurtilas tidak harus ada peringkat kelas, tapi pada saat melanjutkan sekolah peringkat kelas ini diperlukan oleh siswa yang akan mendaftar melalui jalur prestasi akademik.

Setelah selesai perankingan, maka untuk siswa yang memperoleh peringkat 1 s.d 10 datanya dimasukan dalam input prestasi akademik. Bila ada siswa yang  mendapatkan kejuaraan di tingkat kabupaten di bidang olahraga, seni ataupun bahasa maka datanya bisa dimasukan ke dalam prestasi non akademik.

Tahap terakhir adalah mengisi proses deskripsi, wali kelas hanya mengecek saja ataupun melakukan edit terhadap deskripsi nilai sikap sosial ataupun spiritual  yang terdapat pada aplikasi ini dan menyimpannya. Setelah semua selesai tahap terakhir adalah mendownload file rapor siswa, dengan terlebih dulu melihat tampilan rapornya.

Raport yang sudah lengkap di halaman pertama terdapat nilai sikap spiritual dan sosial, ada predikat dan deskripsinya. Terkadang deskripsinya ada tetapi predikatnya belum ada, karena ada tahapan yang terlewat yaitu proses deskripsinya belum tersimpan.

Halaman kedua terdapat nilai pengetahuan dan halaman ketiga nilai keterampilan. Pada kedua halaman ini terdapat nilai setiap mata pelajaran, predikat, dan deskripsi. Halaman keempat berisi data ekstrakurikuler, prestasi siswa, ketidak hadiran, dan catatan wali kelas.

Bila ada data yang masih kosong, harus kembali ke tahapan input data dan nilai. Apabila rapornya sudah lengkap maka wali kelas bisa mendownload rapor siswa dan mencetak rapor tersebut.

Untuk wali kelas 7 di semester satu selain mendownload rapor juga harus mendownload data pelengkap siswa. Setelah di print out maka lembaran rapor terlebih dahulu di tanda tangani oleh wali kelas dan kepala sekolah, dan sudah siap untuk dibagikan ke orang tua.

Karena print out rapor berupa lembaran kertas yang terdiri dari 4 sampai 5 halaman, maka supaya tidak tercecer pihak sekolah melengkapi rapor ini berupa map. Pada awalnya kertas yang digunakan hanya kertas HVS biasa, tetapi sudah tiga tahun ini disediakan kertas khusus rapor oleh pihak Dinas Pendidikan Kabupaten, sehingga terlihat seperti rapor tetapi bentuknya lembaran bukan buku.

Sebenarnya mengisi e-rapor itu tidak repot bila guru sudah paham cara mengisinya, hanya terkadang ada saja guru yang lupa walaupun sudah rutin setiap semester mengisi e-rapor ini. Hal yang dapat dilakukan yaitu bertanya ke guru yang lain yang sudah mengerti ataupun bertanya ke operator sekolah.

Di sekolah kami guru-guru saling membantu dan saling memberikan semangat bila ada guru lain yang mengalami kesulitan, karena bila ada satu guru mata pelajaran yang belum selesai akan menghambat ke wali kelas. Untuk guru-guru senior yang tidak bisa komputer, bisa meminta bantuan kepada guru lain atau operator sekolah dalam mengerjakan e-rapor tersebut.

Jadi terkadang ada guru yang mengerjakan dua atau tiga mata pelajaran karena membantu guru lain, tentu saja untuk guru yang seperti ini mengerjakan e- rapornya tidak akan selesai dalam 2 hari.

Kendala Pengisian e-Rapor
Kendala yang sering dialami adalah masalah jaringan internet, karena mengisi e-rapor ini harus menggunakan internet dan laptop operator yang berfungsi sebagai server harus selalu nyala. Pada saat keadaan sekolah normal guru guru mengerjakan e-rapor di sekolah, dan untuk menanggulangi kendala internet ini biasanya dilakukan pembagian waktu.

Untuk guru-guru perempuan mengisi e-rapornya dari pagi sampai jam 14.00, sedangkan untuk guru-guru laki-laki mulai jam 14.00 sampai sore bahkan terkadang ada guru laki-laki yang begadang dan menginap di sekolah untuk menyelesaikan mengisi e-rapor.

Pada masa pandemi COVID-19 ini mengisi e-rapor bisa dilakukan di rumah masing-masing, tetapi laptop operatornya tetap harus menyala. Operator akan memberitahu alamat link e-rapornya, bila servernya dimatikan maka operator harus menyetel ulang kembali dan link e-rapor-nya akan berubah lagi.

Kendala mengerjakan e-rapor di rumah masih sama yaitu kendala internet, bagi guru yang tidak punya WIFI di rumah terkadang sedang asyik mengisi rapor ternyata kuotanya habis. Apabila jaringan internet di operator sekolah mengalami gangguan, biasanya pada saat guru sedang mengisi e-rapor tiba-tiba linknya menghilang.

Maka diperlukan kerja sama dan komunikasi yang baik antara guru dan operator ataupun antara sesama guru. Guru juga harus pandai memilih waktu, apabila banyak guru yang mengerjakan secara bersamaan biasanya respons e-rapornya menjadi lambat sehingga menghambat pekerjaan.

Kendala lain yang dihadapi oleh guru yaitu apabila ada siswa yang belum lengkap tugasnya, bila sampai batas waktu yang ditentukan masih belum mengumpulkan tugas maka dengan terpaksa guru mengisi nilai siswa di e-rapor apa adanya sehingga nilai di rapornya tidak akan tuntas.

Karena bila harus menunggu terus, akan menghambat wali kelas sehingga tidak bisa tepat waktu membagikan rapor pada jadwal yang sudah ditentukan. 

Untuk semester satu apabila nilai siswa belum tuntas maka siswa masih bisa  memperbaikinya dengan melengkapi tugas yang belum lengkap atau meminta remedial ke guru bila nilai PTS atau PAS nya kecil. Walaupun sebenarnya akan merepotkan bagi guru, karena harus mengedit kembali nilai di e-rapor dan wali kelas harus mendownload ulang rapor siswa tersebut yang sudah diperbaiki.  

Aplikasi e-rapor  ini memiliki kelemahan yaitu data rapor yang tahun sebelumnya tidak tersimpan di aplikasinya, sehingga pihak sekolah harus memiliki arsip file rapor dari setiap wali kelas. Pada tahun kemarin Ujian Nasional batal dilaksanakan karena adanya Pandemi-COVID 19, maka untuk menentukan kelulusan siswa diambil nilai rapor dari semester satu sampai semester lima.

Betapa repotnya operator dan panitia mengumpulkan leger dari wali kelas karena selama ini file leger dan raport ada di wali kelas masing-masing. Saya juga walaupun bukan panitia Ujian Nasional ikut membantu mengumpulkan leger ini.

Ada beberapa wali kelas yang tidak punya arsip sehingga panitia harus mengetik ulang nilai rapor siswa dengan melihat leger manual yang ditulis. Ada juga wali kelas yang sudah pindah ke sekolah lain, tapi alhamdulillah masih ada nomor kontaknya yang bisa dihubungi sehingga file leger bisa terkumpul.

Untuk menanggulangi hal tersebut saya berinisitaif mengumpulkan file leger dan rapor dari semua wali kelas dari tahun pelajaran 2017/2018 sampai tahun pelajaran 2019/2020, tujuannya agar mudah untuk keperluan kelulusan siswa dan mengantisipasi bila ada rapor siswa yang hilang. 

Untuk semester ini dan ke depannya maka wali kelas harus mengumpulkan file leger dan file rapor download ke Wakil Kepala Sekolah Urusan Kurikulum untuk dijadikan sebagai arsip sekolah.

Dengan mengetahui proses pengisian rapor ini, saya berharap siswa memiliki kepedulian untuk melengkapi nilainya supaya tidak menghambat guru pada saat mengisi e-rapor,  serta siswa dan orangtua juga diharapkan bisa menyimpan rapor siswa dengan sebaik-baiknya.

Walaupun hanya berupa lembaran kertas hasil print-out, rapor merupakan sesuatu yang berharga yang berisi pencapaian hasil belajar siswa pada setiap semester dan akan diperlukan pada saat siswa melanjutkan ke sekolah yang lebih tinggi.

Mudah-mudahan tulisan ini bermanfaat, dan mohon maap apabila tahapan e-rapor yang saya tulis ada kekeliruan karena saya tulis berdasarkan pengalaman beberapa tahun dalam mengisi e-rapor ini.