Sudah menginjak tahun ke lima menjadi wakil kepala bagian Hubungan Masyarakat. Pengalaman, suka duka, tantangan, solusi banyak dihadapi dan dilakukan  berhubungan dengan komunikasi. Wawasan yang didapat semakin banyak karena tugas dan fungsi melayani komunikasi baik di wilayah internal maupun ekternal lembaga. Kehumasan dalam wilayah externum banyak menghadapi jalinan hubungan dengan lembaga lain, menghadapi pengaduan masyarakat, melayani informasi yang dibutuhkan masyarakat terkait kelembagaan. Wilayah internum, mempunyai tugas dan fungsi mengkomunikasikan semua hal informasi kedinasaan, kekeluargaan, sosial, dan pendidikan.
Membangun komunikasi yang efektif di lingkungan kerja adalah keharusan untuk menciptakan kolaborasi yang harmonis, meningkatkan produktivitas, dan membangun budaya kerja yang sehat. Tugas yang menantang tentu harus disertai strategi tepat agar tugas fungsi bisa berjalan dengan baik. Berikut adalah elemen penting dalam membangun komunikasi yang efektif di lingkungan kerja
Pentingnya Komunikasi Efektif
- Meningkatkan Kinerja Tim: Komunikasi yang baik membantu tim memahami tujuan bersama, mengurangi kesalahan, dan menyelesaikan konflik dengan cepat.
- Meningkatkan Kepuasan Karyawan: Lingkungan kerja yang terbuka dan komunikatif dapat meningkatkan rasa dihargai di antara teman sejawat
- Mendukung Pengambilan Keputusan Cepat: Informasi yang disampaikan secara jelas dan tepat waktu memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih baik.
- Mengantisipasi adanya konflik: Dengan komunikasi yang efektif akan tercipta komunikasi yang nyaman dan sebagai antisipasi adanya kesalahpahaman antara teman sejawat.
Strategi Membangun Komunikasi Efektif
1. Transparansi dalam Komunikasi
- Sampaikan informasi penting secara terbuka untuk membangun kepercayaan.
- Hindari miskomunikasi dengan memberikan penjelasan yang lengkap.
- Melaporkan kegiatan baik kekurangan dan kelebihannya sebagai evaluasi secara terbuka.
2. Menggunakan Teknologi Secara Efektif
- Manfaatkan alat komunikasi seperti email, WA, Telegram dan platform kolaborasi, dan chat untuk menyampaikan pesan secara efisien.
- Gunakan teknologi seperti aplikasi pengelolaan proyek (contoh: Slack, Trello, atau Microsoft Teams) untuk mempermudah koordinasi.
3. Mendorong Feedback Dua Arah
- Dorong kolega kerja untuk memberikan masukan dan kritik yang konstruktif.
- Jadikan feedback sebagai bagian budaya kerja yang positif, sehingga semua pihak merasa didengar.
4. Pelatihan, Diklat, Workshop Komunikasi Efektif
- Adakan pelatihan tentang keterampilan komunikasi atau public speaking seperti mendengarkan secara aktif, berbicara dengan jelas, berbicara di dedan menyelesaikan konflik.
- Berikan pelatihan kepemimpinan untuk membantu manajer menjadi komunikator yang lebih baik.
Tantangan dalam Komunikasi
- Perbedaan Gaya Komunikasi: Setiap individu memiliki preferensi berbeda dalam menyampaikan dan menerima pesan. Maka sebagai penerima dan pendistribusi informasi, harus punya kemampuan menjadi pendengar yang baik apapun style komunikator. Menjadi komunikator dan komunikan yang baik sekaligus membutuhkan latihan dan kebiasaan berkomunikasi dengan orang banyak.
- Kesenjangan Generasi: Generasi muda dan senior mungkin memiliki pendekatan berbeda terhadap teknologi dan budaya komunikasi. Lintas generasi dengan kemampuan menjalankan digital yang melebihi dari generasi tua, maka kemampuan berkomunikasi dengan berbagai generasi perlu diasah.
- Lingkungan Multikultural: Komunikasi lintas budaya memerlukan pemahaman atas perbedaan bahasa dan nilai.
Solusi untuk Mengatasi Hambatan Komunikasi
- Bangun Empati: Pahami perspektif orang lain untuk menghindari kesalahpahaman. Sudut pandang yang bervariasi akan membuka komunikasi lebih fleksibel karena kitab isa menyampaikan banyak alternatif solusi kepada komunikan
- Jadwal Pertemuan Rutin: Pastikan tim memiliki forum tetap untuk berbagi informasi dan berdiskusi dan melakukan evaluasi kerja. Pentingnya ada rapat koordinasi, rapat evaluasi sebagai upaya agar kegiatan berjalan lancer karena komunikasi yang dibangun tim juga baik.
- Gunakan Visualisasi: Presentasi atau diagram sering kali lebih mudah dipahami dibandingkan penjelasan verbal.
- Segera selesaikan masalah. Bila terjadi misskomunikasi segera selesaikan hambatan komunikasi agar tidak berlarut-larut sehingga mengurangi kenyamanan kerja
Manfaat Jangka Panjang
- Lingkungan Kerja Positif: Komunikasi yang efektif menciptakan rasa saling menghormati, saling teposliro, kenyamanan dalam berbicara antarpersonal. Kenyamanan kerja tercipta diawali dengan komunikasi yang baik.
- Inovasi dan Kreativitas: Ide-ide baru lebih mudah muncul ketika setiap orang merasa nyaman berbicara. Pembicaraan yang familier penuh kekeluargaan, akan menumbuhkan ide yang natur sehingga kreativitas tercipta dari komunikasi yang mengalir.
- Pengurangan Stres: Lingkungan yang komunikatif membantu mengurangi tekanan akibat pekerjaan yang tidak jelas.
