Sosialisasi Penyimpanan Dokumen Pribadi Berbasis Digital

Dewasa ini arsip atau kearsipan sudah semakin dikenal lapisan masyarakat. Akan tetapi kenyataanya pengenalan di masyarakat tersebut hanya sebatas kulit permukaan saja. 

Kejadian ini dikarenakan belum maksimalnya sosialisasi tentang kearsipan yang dilaksanakan pemerintah, khususnya lembaga yang membina kearsipan. Sosialisasi digitalisasi arsip pribadi ini bertujuan untuk memberikan edukasi atau sosialisasi mengenai pentingnya merawat dokumen pribadi.

Bagi masyarakat yang menghadapi era 4.0, solusi untuk meningkatkan efisiensi penyimpanan dokumen digital sangatlah dibutuhkan. Apalagi dengan adanya metode baru dalam digitalisasi arsip yang terus berkembang dari waktu ke waktu, tentunya membutuhkan pengetahuan terbaru tentang langkah yang dibutuhkan dalam alih media arsip tanpa adanya lagi penggunaan kertas sebagai media mencetak informasi yang dibutuhkan.

Oleh karena itu, tim mahasiswa KKN Universitas Negeri Malang Desa Sumberejo mengadakan program kerja sosialisasi mengenai pentingnya merawat dokumen pribadi dengan baik, adapun sosialisasi sosialisasi digitalisasi arsip pribadi dilaksanakan pada Rabu (13/7). Acara dimulai pukul 09.00 WIB hingga 12.00 WIB yang bertempat di balai Dusun Mulyosari, Desa Sumberejo, Kecamatan Gedangan, Kabupaten Malang

Mengingat penyimpanan arsip fisik yang mulai ditinggalkan, maka dari itu diadakanlah sosialisasi mengenai pentingnya merawat arsip atau dokumen pribadi sebagai solusi untuk menyelamatkan dokumen yang dimiliki oleh sebuah organisasi, baik itu perusahaan atau juga lembaga pemerintahan khususnya masyarakat setempat. 

Meskipun begitu, tidak semua pihak mengetahui manfaat yang akan dirasakan secara langsung dari peningkatan efisiensi penyimpanan arsip/dokumen berbasis digital.

persiapan sebelum acara dimulai/dokpri

Kegiatan sosialisasi ini memiliki peran yang cukup penting dalam upaya penguatan untuk  bisa menjangkau setiap lapisan masyarakat yang ada karena biasanya sebagian besar sosialisasi hanya ditujukan kepada orang yang memiliki profesi dalam dunia kearsipan. Arsip sendiri merupakan bagian dari rekod yang mana arsip juga sebagai sumber informasi dan memiliki nilai guna yang autentik. 

Pengelolaan arsip pribadi merupakan salah salah satu bentuk sadar arsip dimana kita masing-masing individu bersedia dan mampu mengelola arsip yang kita miliki. 

Arsip pribadi adalah suatu rekaman hasil peristiwa atau kejadian dari diri sendiri atau individu masing-masing. Arsip pribadi pada umumnya berupa ijazah, surat surat penting, akta kelahiran, akta kematian, buku nikah, Kartu Tanda Penduduk (KTP) dan yang berkaitan dengan data pribadi lainnya.

Dalam sosialisasi ini telah dilakukan praktek digitalisasi secara sederhana dengan menggunakan aplikasi CamScanner. Aplikasi ini dapat dengan mudah di instal di playstore atau Appstore dan tersedia layanan gratis untuk penggunaanya. 

Keuntungan digitalisasi dokumen pribadi juga dijelaskan dalam kegiatan sosialisasi ini, diantaranya : tidak mudah hilang dan tidak mudah rusak, mudah dibawa kemana saja dan kapan saja (praktis), mempermudah akses secara individu, dan mempermudah proses administrasi. 

Selain itu juga dijelaskan kerugian dalam digitalisasi dokumen pribadi yaitu mudah tersebarnya dokumen atau data pribadi secara online dan juga telah dijelaskan solusi dari kerugian digitalisasi dokumen pribadi, seperti: tidak memberikan data informasi diri dengan mudah dan membaca dengan teliti sebelum mengirim atau mengisi data pribadi.

penyampaian materi oleh pemateri/dokpri

Dalam hal ini, adanya materi yang disampaikan oleh saudara Adyaputri Wilujeng akan lebih optimal untuk memberi wawasan terhadap masyarakat Desa Sumberejo  mengenai cara penyimpanan dokumen pribadi menggunakan aplikasi CamScanner. 

Dalam sosialisasi ini, peserta juga mengisi angket pra dan pasca yang telah disediakan oleh tim mahasiswa KKN. Hal tersebut bertujuan untuk mengetahui sejauh mana pemahaman peserta sebelum dan sesudah kegiatan sosialisasi berlangsung.

Hasil yang didapatkan menunjukkan bahwa sebelum sosialisasi berlangsung, peserta yang masih belum memahami bagaimana caranya menyimpan dokumen pribadi berbasis digital yang baik. Namun setelah kegiatan sosialisasi berlangsung, cukup banyak peserta yang mulai memahami terkait materi yang telah disampaikan.