 Implementasi dengan pendekatan Big-Bang dan Phased-In Kebanyakan implementasi ERP mengalami kegagalan karena masalah budaya dalam perusahaan yang menentang proses ini. Ada beberapa pendekatan dalam mengimplementasikan ERP, antara lain:
· Pendekatan big-bang.  Pendekatan ini mencoba memindahkan fitur dari sistem lama ke sistem baru dengan segera tanpa langkah implementasi. Tentu saja, ini memiliki lawannya, karena semua orang di organisasi lebih akrab dengan sistem lama. Juga, individu seringkali harus memasukkan lebih banyak informasi daripada di sistem lama. Hal ini dapat menyebabkan gangguan dalam kehidupan sehari-hari. Tetapi ketika periode penyesuaian berakhir dan budaya perusahaan baru muncul, ERP menjadi alat operasional dan strategis yang memberikan keunggulan kompetitif
• Pendekatan bertahap. Karena banyak kritik dari pendekatan di atas, pendekatan ini telah menjadi pilihan yang lebih disukai untuk implementasi ERP. Pendekatan ini mengimplementasikan ERP secara individual di area bisnis. Proses dan informasi umum dapat disatukan tanpa mengganggu operasi bisnis. Tujuan dari pendekatan ini adalah agar ERP dapat bekerja dengan baik dengan sistem lama, setelah fungsi organisasi bermigrasi ke sistem baru, sistem lama akan dihapus. Perlawanan terhadap perubahan budaya perusahaan Perubahan harus didukung oleh budaya organisasi itu sendiri agar implementasi ERP berhasil. Selain itu, sistem baru ini membutuhkan staf teknis atau basis pengguna komputer agar proses pembelajaran berjalan lancar. Memilih ERP yang Salah 8 Alasan umum kegagalan implementasi ERP adalah bahwa ERP tidak mendukung satu atau lebih proses bisnis penting. Jika Anda memilih yang salah, diperlukan perubahan ekstensif pada model ERP, yang memakan waktu dan, tentu saja, menghabiskan banyak uang. Jika tidak, gangguan serius dapat terjadi. Selain itu, pengembangan sistem ERP ini menjadi semakin sulit. kebaikan cocok. Manajemen harus yakin bahwa ERP yang dipilih cocok untuk perusahaan. Menemukan mereka memerlukan proses pemilihan perangkat lunak seperti corong, dimulai dengan topik umum dan kemudian menjadi lebih fokus. Namun, jika proses bisnisnya sangat individual, sistem ERP harus diubah ke sistem lama atau disesuaikan dengan perangkat lunak yang dibaut. Masalah skalabilitas sistem. Jika manajemen mengantisipasi peningkatan volume bisnis saat menerapkan sistem ERP, masalah skalabilitas harus diatasi. Skalabilitas berarti kemampuan sistem untuk beroperasi dengan lancar dan ekonomis seiring meningkatnya permintaan pengguna. Ukuran skalabilitas adalah ukuran, kecepatan, dan beban kerja. Salah Memilih Konsultan Keberhasilan implementasi ini tergantung pada keahlian dan pengalaman, yang biasanya tidak tersedia. Oleh karena itu, di sebagian besar implementasi ERP, perusahaan konsultan mengoordinasikan proyek dan membantu organisasi mengidentifikasi kebutuhan. Namun, karena banyaknya permintaan untuk penerapan sistem ERP, perusahaan konsultan kekurangan sumber daya manusia. Hal ini menyebabkan penempatan orang-orang yang tidak memenuhi kualifikasi. Masalah ini menyebabkan beberapa proses implementasi ERP gagal. Oleh karena itu, manajemen harus mengambil langkah-langkah berikut sebelum mempekerjakan konsultan luar:
• Wawancarai orang-orang yang diusulkan untuk proyek dan buat draf tugas mereka.
• Tuliskan bagaimana perubahan personel akan ditangani.
• Merekomendasikan karyawan yang diusulkan.
· Pelatihan. Biaya pelatihan selalu lebih tinggi dari yang diperkirakan karena manajemen berfokus terutama pada niaya mengajarkan pekerja perangkat lunak baru. Hal ini sebenarnya hanya sebagian dari pelatihan yang dibutuhkan. Pekerja juga harus mempelajari prosedur baru, yang seringkali diabaikan saat proses penganggaran.
• Menyelaraskan kinerja konsultan dengan organisasi, yang merundingkan sistem kompensasi berdasarkan kinerja proyek tertentu. Misalnya, jumlah yang dibayarkan kepada konsultan bisa 85-115 persen dan biaya kontrak tergantung pada keberhasilan pelaksanaan proyek sesuai jadwal atau tidak.
• Tetapkan tenggat waktu yang ketat bagi konsultan untuk menghindari negosiasi tanpa akhir yang mengarah pada ketergantungan dan aliran gaji yang tak ada habisnya. Biaya tinggi dan biaya yang melebihi anggaran. Risiko muncul dalam bentuk biaya yang diremehkan atau tidak dapat diprediksi.
• Pengujian dan integrasi sistem. ERP adalah model umum, yang secara teoritis merupakan sistem yang mengendalikan seluruh organisasi. Faktanya, banyak perusahaan menggunakan ERP sebagai tulang punggung yang terkait dengan sistem lama dan perangkat lunak yang ditambal untuk mendukung kebutuhan bisnis tertentu. Mengintegrasikan sistem yang berbeda ini ke dalam sistem ERP mungkin melibatkan penulisan program konversi atau bahkan mengubah kode internal ERP. Agregasi dan pengujian dilakukan berdasarkan kasus per kasus, sehingga sangat sulit untuk memperkirakan biaya terlebih dahulu.
• Konversi basis data. Sistem ERP baru biasanya berarti database baru. Konversi data adalah proses mentransfer data dari sistem lama ke database ERP. Jika data sistem lama dapat diandalkan, konversi akan dilakukan dengan prosedur otomatis. Bahkan dalam kondisi ideal, pengujian dan rekonsiliasi manual diperlukan untuk memastikan transmisi lengkap dan akurat. Proses implementasi ERP membutuhkan biaya yang tidak sedikit, namun manfaatnya tidak dirasakan dalam waktu singkat. Oleh karena itu manajemen harus mengapresiasi penggunaan yang baik dari implementasi ini agar tidak mengalami kerugian melalui proses ini. Terganggunya pengoperasian sistem ERP dapat mengganggu operasional perusahaan yang memasangnya. Karena sistem ERP ini terlihat asing dibandingkan dengan sistem yang lama, karena merupakan software yang bertujuan untuk menghubungkan beberapa fungsi operasional dan teknis dalam sebuah perusahaan serta mengintegrasikan departemen SDM di dalamnya.
Implikasi terhadap Kontrol Internal dan Audit Beberapa perhatian penting atas isu kontrol internal dan audit, antara lain:
1. Otorisasi Kejadian Pengontrol harus tertanam dalam sistem sehingga kejadian dapat divalidasi sebelum modul lain menerima dan menggunakannya. Tantangan auditor adalah memastikan persetujuan transaksi untuk mendapatkan informasi terperinci tentang konfigurasi sistem ERP dan pemahaman menyeluruh tentang proses bisnis dan aliran data antar komponen sistem.
2. Pembagian tugas keputusan operasional organisasi berbasis ERP cenderung lebih dekat dengan sumber kejadian. Proses manual yang membutuhkan pemisahan tugas seringkali dihilangkan dalam lingkungan ERP. Hal ini menimbulkan permasalahan baru dalam pengamanan dan pengendalian sistem pemisahan tugas agar berjalan dengan baik. Untuk mengatasi masalah ini, SAP memperkenalkan teknologi peran pengguna. Setiap peran ditugaskan satu set fungsi ditugaskan untuk pengguna resmi dari sistem ERP. Akuntan harus memastikan bahwa peran ini ditugaskan sesuai dengan tanggung jawab profesional mereka.
3. Kontrol Seringkali kegagalan implementasi ERP disebabkan oleh kesalahpahaman manajemen tentang dampaknya terhadap bisnis. Ketika ERP diimplementasikan, seringkali hanya tim implementasi yang memahami cara kerjanya. Saat peran tradisional diganti, manajer harus mendapatkan pemahaman teknis dan operasional yang mendalam tentang sistem baru. Pengawas harus memiliki waktu untuk mengelola keterampilan pengawasan yang diperluas dan memperluas bidang pengawasan mereka.
