Inovasi Pendampingan Sekolah dengan Strategi Clustering dan Coaching serta Optimalisasi Komunitas Belajar

Pendahuluan

Dengan jumlah sekolah dampingan yang mencapai 35 sekolah, sebagai seorang pengawas SMP saya dihadapkan pada tantangan yang kompleks dalam memberikan pendampingan yang efektif. Beban kerja yang tinggi dapat menghambat kualitas pendampingan yang seharusnya saya berikan. Untuk mengatasi hal ini, diperlukan strategi yang tepat dalam mengelola waktu dan sumber daya yang ada. Salah satu strategi yang akhirnya saya pilih adalah clustering dan coaching.

Situasi terkait kondisi yang menjadi latar belakang masalah, mengapa praktik baik ini penting, dan apa yang menjadi peran dan tanggung jawab peserta dalam praktik ini.

Sebagai salah satu ASN di kota Semarang, penulis sangat bersyukur mendapatkan kesempatan untuk mendampingi sekolah-sekolah yang beragam di kota tercinta ini. Sebagai wujud syukur penulis berusaha memberikan layanan yang terbaik bagi sekolah-sekolah tersebut dengan cara mendampingi sekolah-sekolah sesuai dengan kebutuhan masing-masing dan membangun komunikasi dan hubungan baik dengan kepala sekolah dan guru-guru di wilayah dampingan.

Tantangan terkait apa yang menjadi tantangan untuk mencapai tujuan praktik tersebut.

Namun ada tantangan yang cukup besar dari kondisi terkini yang terjadi di wilayah Dinas Pendidikan kota Semarang, yaitu semakin sedikitnya jumlah pengawas dengan banyaknya yang purna. Dari awalnya saya hanya mendampingi 17 sekolah menjadi bertambah jumlahnya hingga 35 sekolah dampingan.

Jumlah sekolah dampingan saya sebanyak 35 sekolah, terdiri dari sekolah negeri dan swasta dengan karakteristik yang berbeda-beda. 7 sekolah berstatus negeri, sedangkan yang lain adalah swasta, yang kondisinya sangat bervariasi. Dari sekolah yang memiliki kekhasan agama sampai sekolah dengan status SPK atau Sekolah Kerja Sama dengan kurikulum internasional seperti Cambrigde atau Oxford. Dari sekolah yang memiliki sarana dan prasarana pendukung yang lengkap sampai dengan sekolah dengan sarana prasarana yang masih minim untuk melayani masyarakat dengan segmen tertentu.  

Kondisi ini memicu situasi dalam pelaksanaan pendampingan yang bersifat umum di mana kepala sekolah harus berkumpul dalam satu tempat. Beberapa kepala sekolah terlihat diam terus menerus, tidak nyaman, dan tidak percaya diri dalam menyampaikan ide atau untuk menanyakan hal yang belum dimengerti.

Akibatnya pada saat deadline pengumpulan dokumen sekolah, misalnya KSP atau RKT seringkali terlambat dan tidak sesuai dengan panduan dan hasil diskusi. Keterlambatan biasanya berawal dari ketidakmengertian atau keraguan dari penyusun. Banyak permasalahan di sekolah yang juga tidak terdiskusikan dengan pengawas sehingga permasalahan semakin berlarut. Termasuk di dalamnya miskonsepsi terkait implementasi kurikulum Merdeka.

Aksi (sinopsis konten video) terkait langkah-langkah apa yang dilakukan untuk menghadapi tantangan tersebut, strategi apa yang digunakan/bagaimana pelaksanaannya, siapa saja yang terlibat, dan/atau apa saja sumber daya atau materi yang diperlukan untuk melaksanakan strategi ini.

Berikut ini adalah paparan terkait strategi pendampingan inovatif yang telah saya laksanakan dan terbukti efektif dalam mengatasi tantangan dalam mendampingi jumlah sekolah yang cukup banyak dan memiliki karakteristik yang berbeda-beda.

Inovasi strategi pendampingan ini muncul karena kegelisahan saya terkait dengan banyaknya pengawas yang pensiun di kota Semarang dan belum ada pengangkatan lagi. Ada kekhawatiran dalam diri saya bagaimana jika saya tidak mampu memberikan layanan yang masksimal kepada seluruh sekolah yang menjadi tanggung jawab saya. Setelah berdiskusi dengan kolega dan senior, saya memutuskan untuk menggunakan strategi pendampingan yang saya beri nama Double C yaitu Clustering dan Coaching.  

Kegiatan mengklaster ini sangat efektif untuk memberikan layanan kepada seluruh jenis sekolah tersebut. Biasanya saya melaksanakan clustering setelah pendampingan yang sifatnya umum untuk seluruh dampingan. Dalam pendampingan untuk seluruh sekolah selain bertatap muka langsung saya juga terkadang menggunakan media online mengingat jarak satu sekolah dengan sekolah lainnya.

1 klaster biasanya terdiri dari 4 sampai 5 sekolah tergantung jarak sekolah. Pengawas datang ke salah satu sekolah. Kepala sekolah berkumpul di sekolah tersebut kemudian menindaklanjuti apa yang sebelumnya telah didiskusikan. Dengan jumlah sekolah yang tidak banyak, maka diskusi menjadi lebih lancar. Semua mendapat kesempatan untuk menyampaikan progres dan kendala yang dihadapi oleh masing-masing sekolah sesuai topik pendampingan.  Pada forum yang lebih kecil ini, kepala sekolah atau guru yang tadinya tidak percaya diri untuk menyampaikan pertanyaan-pertanyaan, menjadi lebih berani.  

Namun harus saya akui tidak semua diskusi program sekolah dan Dinas Pendidikan bisa terselesaikan melalui kegiatan clustering. Ada kalanya sekolah-sekolah perlu pendampingan yang lebih intens terkait permasalahan yang lebih spesifik. Misalnya terkait permasalahan SDM dalam mengadaptasi dirinya di sekolah sehingga suasana kerja tidak nyaman, atau sekolah penggerak yang hendak meng-upgrade sekolahnya dalam Implementasi Kurikulum Merdeka terkait pelaksanaan P5 yang berpihak pada murid dengan memanfaatkan Asset-based Thinking (Link YouTube: https://shorturl.at/RC7Q6 ).  Contoh topik spesifik lainnya adalah sekolah yang hendak membranding sekolahnya agar kepercayaan orang tua untuk menyekolahkan anaknya di SMP tersebut meningkat (Link YouTube: https://shorturl.at/0Cssq ). Untuk topik-topik yang sifatnya lebih spesifik, coaching menjadi pilihan strategi pendampingan yang tepat, selain tentu saja ada kegiatan IHT dengan topik-topik yang sesuai dengan kebutuhan sekolah masing-masing.

Kegiatan Coaching di SMP Permata Bangsa 

Rangkaian pendampingan tidak lengkap tanpa adanya berbagi praktik baik. Untuk memfasilitasi kegiatan berbagi praktik ini, saya dan tim kecil membentuk sebuah Komunitas Belajar yang kami beri nama Komunitas Belajar Ki Semar. Dalam komunitas belajar, kepala sekolah saling menginspirasi dengan praktik baik masing-masing dengan lebih terprogram. Yang unik adalah berdasarkan hasil rapat, para peserta meminta kegiatan dilaksanakan secara luring karena ingin lebih fokus atau bisa dikatakan lebih mindful saat mengikuti kegiatan bila bisa bertatap muka langsung.

Kombel Ki Semar secara rutin mengadakan pertemuan pada minggu pertama di hari Selasa. Setiap selesai kegiatan, dibagikan form presensi menggunakan GForm di mana terdapat pertanyaan terkait feedback mengenai kegiatan hari itu. Feedback dari peserta ini penting bagi saya untuk mengetahui materi-materi yang dibutuhkan oleh teman-teman kepala sekolah yang tidak tersampaikan secara lisan. (Link google drive: https://shorturl.at/JYK9s )

Umpan Balik dari Peserta Komunitas Belajar 

Di era digital ini pelaksanaan pendampingan bisa menjadi lebih menyenangkan dengan menggunakan berbagai cara misalnya dengan menggunakan aplikasi game selama kegiatan, yang tidak hanya menyenangkan tapi bisa juga dipakai untuk mengetahui pengetahuan awal para peserta atau pemahaman mereka terhadap materi yang saya sampaikan. Misalnya saya menggunakan Kahoot untuk beberapa materi pendampingan seperti penyusunan Tujuan Pembelajaran atau pembelajaran terdiferensiasi.

Permainan Kahoot Sesuai Topik Pendampingan. 

Termasuk dalam pelaksanaan pendampingan saya juga mengaktifkan kepala sekolah dan guru-guru untuk berliterasi dan mencari sumber-sumber terpercaya guna mendukung kinerja mereka. Saya menyediakan tautan di deskripsi group dampingan yang berisi peraturan, panduan dan referensi terbaru terkait pelaksanaan kurikulum. Isi tautan tersebut saya perbaiki secara berkala mengikuti perubahan yang terjadi. Selain itu saya juga mengembangkan situs atas nama saya untuk keperluan yang sama. Untuk memperkuat pemahaman teman-teman kepala sekolah dan guru-guru, saya juga memberikan contoh-contoh konkrit. Untuk itu saya memanfaatkan channel YouTube sebagai media untuk memperkuat pemahaman dengan adanya penjelasan bahkan simulasi pelaksanaan implementasi kurikulum Merdeka.

  Channel Youtube Penulis untuk media pendampingan dan berbagi praktik baik.

Kami pengawas di kota Semarang sangat beruntung bahwa kami memiliki budaya sinau bareng yang kami laksanakan setiap Jumat. Pertimbangan pelaksanaan pada hari Jumat adalah karena hari tersebut hari pendek sehingga untuk melakukan kunjungan ke sekolah juga terbatas waktunya. Kami memanfaatkan Jumat itu untuk refleksi dan mengevaluasi kegiatan pendampingan yang kita lakukan. Dalam kegiatan ini saya membagikan pengalaman dan sekaligus juga mendapatkan masukan yang sangat berarti bagi keberlangsungan strategi pendampingan yang saya laksanakan. Diskusi menjadi menarik karena kondisinya nyata dan sedang berjalan, misalnya pada saat pertemuan ke dua kombel saya mengamati bahwa yang mengajukan pertanyaan kepada narasumber hanya itu-itu saja. Saya sampaikan hal tersebut kepada rekan-rekan dan setelah berdiskusi, dan dari masukan pengawas yang lebih senior ada masukan untuk mencoba moderator jangan dari peserta tapi dari pengawas sehingga bisa memancing kepala sekolah yang enggan mengajukan pertanyaan atau agak suasana cair ada door prize dengan pertanyaan yang receh saja supaya suasana menjadi gembira.  Pada intinya evaluasi selalu saya lakukan untuk memperbaiki kinerja saya dalam melayani sekolah.

Refleksi Hasil dan Dampak Inovasi Pendampingan Sekolah dengan Strategi Double C dan Optimalisasi Komunitas Belajar

Inovasi pendampingan dengan strategi Double C (Clustering dan Coaching) dan optimalisasi Komunitas Belajar terbukti membawa dampak yang signifikan dalam mendukung tugas saya sebagai pengawas dalam menangani jumlah sekolah yang besar. Salah satu contoh konkritnya adalah biasanya sekolah-sekolah mengumpulkan dokumen KSP setelah awal tahun ajaran terlalui, biasanya akhir Juli, akhir Agustus bahkan ada yang pada bulan Januari baru mengumpulkan. Namun setelah program ini saya laksanakan, sebanyak 30 dari 35 sekolah mengumpulkan pada bulan Juli.

Strategi ini terbukti efektif karena mengatasi beban kerja yang tinggi akibat jumlah sekolah dampingan yang banyak. Clustering mempermudah pengawasan dengan diskusi kelompok kecil, yang memungkinkan interaksi lebih mendalam. Kepala sekolah yang sebelumnya kurang percaya diri dapat lebih berani berbicara dan berbagi kendala mereka dalam forum yang lebih kecil. Coaching juga efektif dalam membantu sekolah yang membutuhkan bimbingan lebih intens terkait isu spesifik seperti branding sekolah atau pelaksanaan Proyek Penguatan Profil Pelajar Pancasila (P5). Kombinasi kedua pendekatan ini memampukan pengawas untuk memberikan dukungan yang lebih terarah dan sesuai dengan kebutuhan. Masalah-masalah yang muncul di sekolah dapat dengan segera didiskusikan dan diambil langkah pemecahannya sehingga tidak berlarut dan merugikan siswa. Termasuk dalam hal ini adalah penanganan terhadap miskonsepsi implementasi kurikulum Merdeka dapat segera diluruskan.

Respon dari kepala sekolah dan guru terhadap praktik pendampingan ini sangat positif. Mereka merasa bahwa metode pendampingan yang dilakukan relevan dengan kebutuhan mereka. Keinginan kepala sekolah untuk melakukan pertemuan luring dalam Komunitas Belajar juga menunjukkan bahwa mereka menghargai kualitas interaksi langsung yang lebih mendalam dan fokus.

Salah satu pelajaran penting yang bisa saya petik dari inovasi ini adalah pentingnya fleksibilitas dalam metode pendampingan. Menggabungkan pendekatan clustering dan coaching memungkinkan pengawas untuk menyesuaikan strategi sesuai dengan karakteristik dan kebutuhan sekolah yang berbeda. Penggunaan teknologi dalam pendampingan seperti Kahoot dan YouTube juga memperkaya proses pembelajaran. Komunitas Belajar yang terbentuk menjadi ruang yang efektif untuk berbagi praktik baik dan saling menginspirasi. Implementasi strategi ini menunjukkan bahwa kolaborasi dan partisipasi aktif dari semua pihak—pengawas, kepala sekolah, dan guru—menjadi kunci dalam kesuksesan inovasi pendampingan.

Penutup

Secara keseluruhan, inovasi ini memberikan dampak positif dalam mendukung peningkatan kualitas layanan pengawasan sekolah, menciptakan efektivitas yang lebih besar dalam menghadapi keterbatasan jumlah pengawas. Namun demikian, masih banyak peluang yang bisa dilakukan oleh penulis secara kolaboratif dengan dinas pendidikan dan satuan pendidikan terkait hal ini, misalnya dengan mendorong publikasi hasil kegiatan baik melalui PMM maupun media cetak sehingga manfaatnya dapat dirasakan oleh lebih banyak pihak lagi.