Perencanaan dalam Membuat Sebuah Acara

Saat ini banyak dijumpai sebuah acara seperti acara pertemuan, rapat dan acara lainnya. Membuat acara agar sukses tentulah tidak mudah. untuk menggelar sebuah acara dibutuhkan persiapan yang matang, butuh banyak persiapan agar acara sukses. Jika tidak ada persiapan maka acara akan gagal.

Biasanya di dalam sebuah acara memiliki  event planner atau penanggung jawab acara. Event planner bertanggung jawab untuk merencanakan acara, dari awal hingga akhir, termasuk mengatur tanggal dan lokasi, mengiklankan acara, dan menyediakan minuman atau mengatur layanan katering, pembicara, atau hiburan.

apa yang sebaiknya kita lakukan untuk membuat sebuah acara agar berjalan sukses ? Berikut tahap tahapan perencanaan yang sebaiknya dilakukan dalam membuat sebuah acara:

Dokpri

1. Research

Tahap pertama perencanaan acara adalah menjawab pertanyaan sederhana berikut:

 1. Mengapa harus diadakan sebuah acara khusus?

 2. Siapa yang harus bertanggung jawab?

 3. Dimana sebaiknya diadakan?

 4. Apa yang harus menjadi fokus acara?

 5. Hasil apa yang diharapkan?

Setelah jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini tersedia, Anda dapat melanjutkan ke tahap kedua dari perencanaan acara.

2. Design

Tahap kedua dalam proses perencanaan acara bisa menjadi yang paling menarik sekaligus paling menantang. Tahap ini memungkinkan kebebasan dalam berkreasi dan implementasi ide-ide baru yang mendukung tujuan acara khusus.

Proses desain adalah saat ketika manajer acara atau tim dapat bertukar pikiran ide-ide inovatif baru atau mengembangkan adaptasi terhadap peristiwa sebelumnya untuk membuatnya lebih baik, lebih megah, dan lebih menarik bagi para hadirin.

desain dari sebuah acara tersebut akan memiliki kesan abadi bagi mereka yang menghadirinya.

3. Planning

tahap ketiga dalam proses perencanaan acara, sering kali didominasi oleh anggaran yang ditentukan untuk acara tersebut. Proses perencanaan termasuk mengontrakkan layanan dan mengatur semua kegiatan lain yang akan menjadi bagian dari acara tersebut.

4. Coordination

Di dalam sebuah acara harus terdapat seseorang yang memiliki kemampuan untuk mengarahkan atau mengontrol sebuah acara yaitu seorang manager.

koordinasi acara mungkin melibatkan keterampilan dan kemampuan pengambilan keputusan seiring berjalannya acara

Manajer acara adalah pemimpin yang memotivasi orang lain. Sebagai sebuah acara manajer, Anda akan terlibat dalam mengoordinasikan staf untuk melaksanakan tujuan dan sasaran acara yang telah direncanakan. 

5. Evaluation

Evaluasi harus dilakukan selama setiap tahap perencanaan proses acara dan merupakan langkah terakhir yang dapat mengukur keberhasilan acara.

Itulah beberapa tahapan perencanaan untuk membuat sebuah acara

Itulah tahap tahapan perencanaan dalam membuat sebuah acara, Semoga artikel ini dapat membantu membuat acara yang sukses dan membuat kesan indah bagi yang menghindarinya

Referensi : Introduction to Hospitality Management (john R. Walker Josielyn T. Walker)Fourth Edition

Penulis : Zaidan Haikal Nabhan Yafi (Mahasiswa KIP STP Trisakti)