KKN Undip Tim II Melakukan Sosialisasi Digitalisasi Arsip ke Pemuda Probolinggo, Kabupaten Magelang

Magelang (4/8/2022) Mahasiswa KKN UNDIP TIM II Tahun 2021/2022 melaksanakan kegiatan kkn yang berlokasi di Dusun Probolinggo, Salam, Kabupaten Magelang, mengingat perkembangan teknologi dan era yang serba digital, kegiatan yang dilaksanakan yaitu program " Digitalisasi Arsip Untuk Mempermudah temu balik Arsip. "

Pada minggu ke 5 kegiatan program Monodisiplin tentang pentingnya menjaga dan merawat arsip keluarga yang dilaksanakan oleh Zacky Zaniar Oktaviana pada tanggal 4 Agustus 2022 yang bernama " Digitalisasi Arsip Untuk Mempermudah temu balik Arsip. " kepada pemuda dusun Probolinggo. 

Kegiatan ini bertujuan untuk mengajarkan bagaimana cara memindahkan arsip yang berupa fisik lalu di digitalisasikan dan dapat diakses secara online dengan menggunkan google drive, penyimpanan secara digital juga mempermudah temu balik dan menemukan arsip secara cepat.

Arsip sendiri memiliki arti kumpulan dokumen atau catatan sejarah yang memberikan informasi tentang suatu tempat, Lembaga, atau sekelompok orang, media yang digunakan bisa berupa kertas, roll film, maupun komputer,Arsip digital sendiri merupakan sistem penyimpanan dokumen secara digital, e-archive dilakukan menggunakan teknologi seperti computer, alat perekam, server, dan perangkat lainnya.

Digitalisasi arsip bersasaran kepada pemuda yang sering mengakses media digital, dan juga digitalisasi arsip ini mempermudah para pemuda pada saat mendaftar sekolah maupun mendaftar kerja yang dimana membutuhkan dokumen secara digital dengan adanya digitalisasi ini tentunya mempermudah dan mempercepat mengakses arsip saat dibutuhkan.

Para pemuda mengikuti bagaimana cara melakukan digitalisasi arsip, kegiatan ini dilaksanakan pada malam hari para pemuda berkumpul memperhatikan materi yang disampaikan sebelum  mereka melakukan praktek melakukan digitalisasi arsip, 

Adapun bahan yang mereka bawa berupa arsip yang akan mereka scan dan juga membawa Smartphone, arsip yang mereka bawa diantaranya berupa Ktp, Ijazah, Kartu Keluarga , lalu arsip tersebut disan menggunakan aplikasi CamScanner , setelah discan arsip tersebut di upload pada folder yang telah dibuat pada GoogleDrive.

Adapun cara melakukan digitalisasi arsip yang pertama ialah menyiapkan berkas arsip yang akan dialihmediakan, lalu mengunduh aplikasi CamScanner yang berguna untuk mengscan arsip yang akan dialihmediakan, lalu membuat folder pada GoogleDrive untuk mempermudah menemukan Kembali arsip, lalu langkah terakhir mengupload arsip hasil scan pada GoogleDrive.

Mengapa Digitalisasi Arsip perlu dilakukan, arsip digital ini memudahkan dalam menemukan arsip, karena arsip tersebut sewaktu -- waktu dapat diakses dan juga mudah untuk digunakan, dan juga digitalisasi arsip ini sebagai upaya preservasi arsip dimana arsip yang didigitalisasi arsip akan lestari dan juga salah satu cara melakukan back up arsip