Dinamika Pengendalian Proyek Swakelola?

Oleh. Muhammad Eko Purwanto

Melanjutkan tulisan saya sebelumnya yang berjudul, "Memahami Manajemen Proyek Swakelola ?!" saya mengatakan bahwa pengelolaan proyek merupakan hal yang sangat penting dalam sebuah proyek konstruksi, termasuk dalam proyek swakelola yang dilakukan oleh YW al Muhajirien Jakapermai. Proyek swakelola yayasan merupakan proyek konstruksi yang dilakukan secara mandiri oleh yayasan, dengan tujuan menyediakan infrastruktur atau sarana yang diperlukan untuk kegiatan yayasan tersebut. Keberhasilan proyek swakelola yayasan, sangat dipengaruhi oleh pelaksanaan dan pengendalian proyek yang efektif, melalui keja-kerja tim pengawas yang profesional.

Selanjutnya, saya mengatakan bahwa sebagai langkah awal, dalam melaksanakan proyek swakelola yayasan, kita perlu melakukan perencanaan yang matang. Perencanaan meliputi: pemilihan lokasi, analisis kebutuhan proyek, perencanaan anggaran, dan perencanaan waktu. Dalam pemilihan lokasi, harus dipertimbangkan faktor-faktor seperti: aksesibilitas, ketersediaan lahan, serta dukungan dari lingkungan sekitar. Analisis kebutuhan proyek harus dilakukan untuk memastikan bahwa proyek yang akan dibangun sesuai dengan kebutuhan dan tujuan yayasan. Perencanaan anggaran dan waktu harus dilakukan secara realistis dan mempertimbangkan semua aspek yang terlibat dalam pelaksanaan proyek.

Pada tahap berikutnya, pelaksanaan proyek, disini peran staf ahli sipil sangat penting dalam mengawasi proses konstruksi. Pemilihan dan koordinasi dengan vendor atau kontraktor merupakan salah satu aspek yang harus diperhatikan. Yayasan, melalui Bidang Pembangunan dan Pemeliharaan (PP) YW Al Muhajirien Jakapermasi dapat memilih kontraktor secara hati-hati berdasarkan kualifikasi dan pengalaman yang dimiliki. Selain itu, pengendalian mutu konstruksi juga diawasi dengan cermat untuk memastikan proyek dilaksanakan sesuai dengan standar yang ditetapkan. Kualitas bahan, metode konstruksi, serta penerapan teknologi yang tepat harus terus diawasi agar proyek dapat berjalan dengan baik.

Selain itu, dalam pelaksanaan proyek swakelola, penting juga untuk mempertimbangkan aspek keuangan. Manajemen keuangan yang baik sangat diperlukan agar proyek tidak mengalami masalah finansial. Pengendalian biaya dilakukan secara ketat dan perlu dilakukan pemantauan, secara berkala untuk memastikan dana yang tersedia cukup untuk menyelesaikan proyek. Penerapan prinsip efisiensi dan efektif dalam penggunaan sumber daya juga perlu diterapkan agar penggunaan sumber daya dapat dioptimalkan.

Pada tahap pengendalian proyek, tim yang sudah dibentuk dapat memainkan peran penting dalam memastikan progres proyek yang tepat waktu. Monitoring proyek secara teratur dan analisis kesesuaian dengan rencana merupakan langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mengendalikan proyek. Jika ada kendala atau perubahan dalam rencana, perlu dilakukan evaluasi dan pengambilan tindakan yang cepat untuk mengatasi masalah tersebut. Komunikasi yang efektif antar semua anggota tim sangat pentimng, guna memastikan proyek berjalan lancar.

Jadi, upaya melaksanakan dan mengendalikan proyek swakelola yayasan membutuhkan penerapan manajemen proyek yang baik dan cermat. Perencanaan yang matang, supervisi yang teliti, pengendalian biaya, serta pengawasan progres proyek menjadi faktor penting yang harus diperhatikan. Dengan memanfaatkan tim secara optimal, yayasan dapat berhasil menyelesaikan proyek swakelola dengan efektif dan efisien, sehingga dapat memberikan dampak positif bagi semua pihak.

Teknik dan Metode Pengawasan 

Pengawasan proyek merupakan aspek penting dalam pelaksanaan konstruksi yang bertujuan untuk memastikan pembangunan proyek berjalan dengan lancar, sesuai dengan rencana, dan memenuhi standar kualitas yang ditetapkan. Salah satu cara pengawasan yang sering digunakan adalah dengan menggunakan metode swakelola, yaitu: pengawasan yang dilakukan oleh pihak internal proyek, dimana pihak yayasanlah yang langsung mengawasi proyek-proyek tersebut.

Dalam konteks yayasan, pengawasan proyek swakelola memiliki keuntungan tersendiri. Pertama, pengawasan proyek secara swakelola dapat memberikan keterlibatan penuh yayasan dalam setiap tahapan pelaksanaan proyek. Hal ini akan memungkinkan yayasan untuk mengawasi proyek secara langsung, mengontrol setiap aktivitas yang dilakukan, dan mengambil tindakan yang diperlukan jika terjadi permasalahan atau ketidaksesuaian dengan rencana.

Kedua, dengan melakukan pengawasan proyek secara swakelola, yayasan juga dapat menghemat biaya yang dikeluarkan. Tidak adanya biaya pembayaran kepada pihak ketiga pengawas proyek akan mengurangi beban finansial yayasan, sehingga dana yang tersedia dapat digunakan untuk mendukung kegiatan lain yang lebih mendesak. Langkah-langkah dalam melaksanakan pengawasan proyek swakelola, yakni: 

• Pertama, yayasan perlu menunjuk tim pengawas proyek yang terdiri dari tenaga ahli atau profesional yang memiliki pengalaman dalam bidang sipil. Tim ini akan bertanggung jawab dalam melaksanakan pengawasan secara langsung terhadap proyek.
• Kedua, tim pengawas perlu melakukan pemantauan yang ketat terhadap setiap tahapan proyek, mulai dari perencanaan, pelaksanaan, hingga penyelesaian. Mereka harus memastikan bahwa proyek berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan, mengikuti prosedur dan standar yang berlaku, serta memenuhi kualitas yang diharapkan.
• Ketiga, tim pengawas juga memiliki tugas untuk memeriksa kelengkapan dokumen proyek, seperti : gambar teknik, spesifikasi material, dan dokumen kontrak. Hal ini penting dilakukan guna memastikan bahwa pekerjaan yang dilakukan sesuai dengan ketentuan yang telah disepakati sebelumnya.
• Keempat, tim pengawas harus bersedia untuk berkoordinasi dengan pihak-pihak yang terlibat dalam proyek, seperti: kontraktor, konsultan perencana, dan pekerja proyek. Komunikasi yang baik dan kerjasama yang solid antar semua pihak akan membantu meminimalkan potensi konflik, serta memastikan bahwa proyek berjalan dengan efisien dan tanpa hambatan.
• Kelima, Penggunaan teknologi merupakan bagian penting dalam pengawasan proyek swakelola yayasan. Teknologi seperti pemantauan jarak jauh, penggunaan perangkat lunak manajemen proyek, dan sistem pelaporan online dapat membantu memudahkan tim pengawas dalam mengumpulkan data, melakukan analisis, serta mengambil tindakan yang diperlukan.

Jadi, pengawasan proyek swakelola oleh YW Al Muhajirien Jakapermai secara mandiri, dapat memberikan keuntungan tersendiri. Dengan melibatkan tim pengawas yang kompeten, melakukan pemantauan yang ketat, berkoordinasi dengan pihak terkait, serta menggunakan teknologi yang tepat, pengawasan proyek swakelola dapat dilakukan dengan efisien dan efektif.

Tupoksi Pengawas Proyek 

Dalam rangka mengelola proyek-proyek  swakelola di Sekolah-sekolah Islam Al Azhar di wilayah Jakapermai, Kemang Pratama dan Grand Wisata, yang dikelola oleh YW Al Muhajirien Jakapermai, tim pengawas yang dibentuk yayasan memainkan peran yang sangat penting. Tim pengawas bertanggung jawab untuk memastikan bahwa proyek berjalan dengan baik sesuai dengan rencana, mengikuti standar keselamatan dan kualitas yang ditentukan, serta memastikan semua aspek teknis dan administratif dipenuhi. Oleh karena itu, tugas pokok dan fungsi pengawas dalam proyek swakelola yayasan mencakup beberapa hal penting yang perlu dipahami.

Salah satu tugas pokok pengawas adalah memastikan bahwa semua pekerjaan konstruksi dilakukan sesuai dengan gambar, spesifikasi teknis, dan peraturan yang berlaku. Mereka harus memahami setiap detail teknis proyek dan bekerja sama dengan kontraktor untuk memastikan bahwa pekerjaan dilakukan dengan benar. Pengawas juga harus memantau semua kegiatan konstruksi dan memeriksa kualitas bahan yang digunakan serta metode pelaksanaan.

Selain itu, pengawas juga bertanggung jawab untuk mengawasi keselamatan di lokasi proyek. Mereka harus memastikan bahwa semua standar keselamatan yang ditetapkan oleh peraturan, baik itu peraturan pemerintah maupun peraturan pasca-layanan, dipatuhi. Pengawas perlu melakukan inspeksi rutin untuk memastikan bahwa semua peralatan dan perangkat keselamatan seperti: helm, rompi, dan sepatu keselamatan digunakan dengan benar oleh pekerja. Jika ada pelanggaran keselamatan, pengawas harus segera mengambil tindakan yang diperlukan untuk mencegah kecelakaan.

Selain aspek teknis dan keselamatan, pengawas juga harus mengawasi aspek administratif proyek. Tim pengawas perlu memastikan bahwa semua izin dan dokumen legal yang diperlukan telah diperoleh sebelum memulai proyek. Pengawas juga harus memantau penggunaan anggaran proyek, mengawasi waktu pelaksanaan, dan memeriksa kepatuhan terhadap kontrak kerja termasuk tenggat waktu, kualitas, dan pembayaran.

Selama pelaksanaan proyek, pengawas berperan sebagai penghubung antara: yayasan, kontraktor, dan konsultan lain yang terlibat. Mereka harus menyampaikan laporan progres pekerjaan kepada yayasan secara berkala, memberikan solusi jika ada masalah yang muncul, dan memastikan komunikasi yang baik dan saling pengertian antara semua pihak terkait.

Pada akhirnya, pengawas dalam proyek swakelola di YW Al Muhajirien Jakapermai memiliki tugas pokok dan fungsi yang sangat penting. Tim ini bertanggung jawab untuk memastikan bahwa proyek dilaksanakan dengan baik sesuai dengan rencana, standar keselamatan, dan persyaratan administratif. Peran mereka sangat vital dalam menciptakan proyek konstruksi yang berhasil dan berkualitas, serta memenuhi kebutuhan dan harapan stakeholders yayasan, serta masyarakat. Oleh sebab itu, pemilihan pengawas internal atau eksternal, yang kompeten dan berpengalaman sangatlah penting demi kesuksesan proyek swakelola yayasan ?!. Wallahu A'lamu Bishshawwab.

Bekasi, 24 Agustus 2023.