Strategi Percepatan Revitalisasi Sekolah ?!

Oleh. Muhammad Eko Purwanto

YW Al Muhajirien Jakapermai, sejak beberapa tahun lalu, terus melakukan revitalisasi gedung-gedung sekolahnya. Usaha ini ditujukan untuk lebih memberikan kenyamanan dan keamanan proses pembelajaran, sekaligus memberikan atmosfir akademis yang lebih bervariasi dan eksis, bahwa Sekolah-sekolah Islam Al Azhar di wilayah Jakapermai, Kemang Pratama dan Grand Wisata, merupakan sekolah-sekolah bertaraf Internasional. Oleh karena itu, YW Al Muhajirien Jakapermai dikenal sebagai pelopor dalam modernisasi dan digitalisasi kelas, yang biasa disebut sebagai Digital Smart Classroom.   

Sebelas sekolah yang dikelola oleh YW Al Muhajirien Jakapermai, mulai dari KB-TKIA, SDIA, SMPIA dan SMAIA tersebut sudah menjadi kelas-kelas yang selevel dengan sekolah-sekolah Internasional, mulai dari perubahan lobi sekolah, kantor Kepala Sekolah, Tata Usaha dan kelas-kelas yang sudah Digital Smart Classroom. Perubahan secara fisik yang signifikan ini, tentu membutuhkan pengelolaan dan manajemen proyek yang handal, dengan Sumber Daya insani yang profesional di bidang Pembangunan dan Pemeliharaan (PP). Tulisan ini akan menjelaskan tentang upaya revitalisasi yang dilaksanakan oleh Bidang Pembangunan dan Pemeliharaan (PP), sehingga perubahan nyata yang dicita-citakan oleh YW Al Muhajirien Jakapermai terwujud dengan baik, efektif dan efisien, sampai hari ini.  

Revitalisasi Sekolah 

Terkait dengan revitalisasi gedung sekolah, menurut H.M. Syafi'uddin, B.Comm, S.T., Ketua YW Al Muhajirien Jakapermai, adalah hal yang penting untuk memberikan lingkungan pembelajaran yang nyaman, aman dan sesuai dengan tuntutan dunia pendidikan yang semakin berkembang. Namun, seringkali kendala seperti: keterbatasan waktu, anggaran, dan perizinan menjadi tantangan dalam proses rekonstruksi dan revitalisasi ini. Oleh karena itu, Bidang Pembangunan dan Pemeliharaan (PP) YW Al Muhajirien Jakapermai secara berkelanjutan berupaya untuk menjadwal ulang, sesuai dengan percepatan pelaksanaan rekonstruksi dan revitalisasi gedung-gedung sekolah agar dapat terselesaikan dengan tepat waktu dan efektif.

Sumber Gambar : Dok. Pribadi (Salah satu kelas di SD Islam Al Azhar 6 Jakapermai)

Langkah awal yang harus dilakukan adalah melakukan analisis terhadap waktu dan sumber daya yang dibutuhkan dalam proses revitalisasi proyek-proyek yang akan dimodernisasi atau direvitalisasi. Dengan mengidentifikasi sumber daya yang tersedia, rencana kerja yang realistis dapat disusun untuk mempercepat proses tersebut. Selain itu, analisis ini juga dapat mengidentifikasi potensi risiko yang dapat terjadi, seperti: cuaca buruk atau keterlambatan material, sehingga langkah-langkah antisipatif dapat segera diambil.

Upaya kedua adalah mengoptimalkan penggunaan teknologi dalam proses pembaruan dan revitalisasi. Dalam era digital ini, terdapat berbagai macam perangkat lunak dan peralatan canggih yang dapat digunakan untuk memudahkan proses konstruksi bangunan, seperti: pemodelan informasi gedung (Building Information Model/BIM) yang memungkinkan integrasi yang lebih baik, antara pihak-pihak terkait dalam proyek ini. Dengan menggunakan teknologi yang tepat, maka efisiensi waktu dan biaya dapat ditingkatkan.

Selanjutnya, pemilihan metode konstruksi yang tepat, juga dapat membantu dalam percepatan revitalisasi gedung sekolah. Misalnya, penggunaan sistem prefabrikasi atau metode konstruksi modular, yang memungkinkan pengerjaan yang lebih cepat karena komponen konstruksi diproduksi secara massal dan dipasang secara efisien di lokasi pekerjaan proyek. Metode ini juga dapat meminimalisir dampak pada lingkungan sekitar dan mengurangi gangguan pada masa pelaksanaan revitalisasi.

Penting juga untuk melakukan koordinasi yang baik, antara pihak-pihak yang terlibat dalam merevitalisasi gedung-gedung sekolah. Kolaborasi yang efektif antara yayasan, pengembang, arsitek, kontraktor, dan pihak terkait lainnya, dapat memastikan bahwa setiap langkah dalam proses revitalisasi sudah berjalan dengan lancar. Hal ini juga membantu dalam mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah secara cepat, agar tidak menghambat proses pelaksanaan revitalisasi tersebut. 

Kemudian, perencanaan yang matang dan pengendalian proyek yang efisien, merupakan faktor penting untuk menjadwal ulang percepatan pelaksanaan revitalisasi. Penjadwalan yang disusun dengan baik dan pengawasan yang ketat terhadap setiap tahapan proyek memungkinkan upaya revitalisasi secara cepat, jika ada keterlambatan atau masalah lain yang muncul. Dalam hal ini, komunikasi yang baik, antara semua pihak terkait, serta pemantauan yang konstan terhadap kemajuan proyek sangat penting.

Oleh karena itu, dalam rangka memenuhi kebutuhan akan lingkungan pembelajaran yang optimal bagi siswa, upaya untuk menjadwal ulang percepatan pelaksanaan revitalisasi gedung sekolah menjadi sangat penting. Dengan melakukan analisis yang cermat, memanfaatkan teknologi yang tepat, memilih metode konstruksi yang efisien, koordinasi yang baik antara pihak terkait, serta perencanaan dan pengendalian proyek yang baik, diharapkan proses revitalisasi gedung sekolah dapat terlaksana dengan sukses dan lebih cepat.

Manajemen Proyek 

Pelaksanaan revitalisasi gedung sekolah merupakan langkah penting dalam  meningkatkan kualitas sarana-prasarana belajar, serta lingkungan belajar siswa. Proses ini melibatkan berbagai tahapan yang harus dijalankan secara efisien dan efektif, agar proyek dapat diselesaikan dengan tepat waktu dan memenuhi standar kualitas yang diharapkan. Oleh karena itu, penting bagi pihak yayasan, selaku pengelola sekolah-sekolah dibawahnya, untuk menerapkan manajemen proyek yang baik, guna mengoptimalkan hasil revitalisasi bangunan sekolah, antara lain:

Sumber Gambar : Dok. Pribadi (Ruang Lobi SD Islam Al Azhar 6 Jakapermai)

Sebagai langkah awal dalam manajemen proyek adalah perencanaan. Pada tahap ini, pihak yayasan dan Bidang Pembangunan dan Pemeliharaan (PP), menentukan tujuan utama dari  revitalisasi tersebut, serta menetapkan anggaran yang sesuai dengan kebutuhan. Selain itu, perencanaan juga melibatkan pemilihan tim proyek yang kompeten dan berpengalaman dalam bidang konstruksi. Dengan adanya perencanaan yang matang, semua tahapan proyek dapat diatur dengan baik dan kesalahan yang mungkin terjadi dapat diminimalkan.

Setelah perencanaan, langkah selanjutnya adalah pengorganisasian proyek. Bidang Pembangunan dan Pemeliharaan (PP) sekolah perlu menjadwalkan setiap tahapan revitalisasi dengan baik. Hal ini mencakup penentuan waktu mulai dan selesai tiap tahapan, pengalokasian sumber daya insani (SDI) dan materiil yang tepat, serta koordinasi dengan pihak terkait lainnya, seperti: kontraktor, arsitek, dan pemerintah setempat. Dalam hal ini, komunikasi yang baik dan koordinasi yang intens antar semua pihak terlibat adalah kunci kesuksesan dalam manajemen proyek.

Langkah ketiga adalah pelaksanaan proyek. Tahapan ini melibatkan proses revitalisasi gedung sesuai dengan rencana yang telah dibuat. Pihak PP dapat memastikan bahwa kontraktor dan penyedia jasa lainnya bekerja sesuai dengan standar yang ditetapkan. Pemantauan progres proyek secara berkala juga penting untuk memastikan, bahwa tidak ada keterlambatan atau masalah lain yang mungkin timbul.

Tahap terakhir dalam manajemen proyek adalah evaluasi dan penilaian. Setelah proyek selesai, pihak PP melakukan evaluasi terhadap hasil revitalisasi tersebut. Hal ini mencakup memeriksa apakah semua tujuan proyek tercapai, tingkat kualitas hasil pekerjaan, serta pengalaman dan dampak proyek terhadap pihak terkait, baik itu guru, siswa, maupun masyarakat sekitar. Evaluasi ini sangat penting agar pihak yayasan dan PP dapat belajar dari proyek yang telah dilakukan dan memperbaiki kelemahan yang mungkin ada di masa depan.

Oleh karena itu, manajemen proyek yang baik adalah kunci utama untuk mencapai hasil yang optimal. Dengan perencanaan yang matang, pengorganisasian yang efisien, pelaksanaan yang terkoordinasi, dan evaluasi yang tepat, proses pembangunan dan renovasi dapat dipercepat sehingga gedung yang akan direvitaliasi atau dikonstruksi kembali dapat segera dimanfaatkan untuk kegiatan belajar mengajar. Dengan adanya fasilitas yang memadai dan kondisi lingkungan belajar yang nyaman, diharapkan siswa dapat meraih prestasi yang lebih baik dan sekolah menjadi tempat yang menyenangkan untuk belajar dan berkembang.

Aplikasi Manajemen Proyek

Revitaliasi sekolah merupakan sebuah proyek yang cukup kompleks, yang melibatkan berbagai tahapan dan kolaborasi dengan berbagai pihak terkait. Untuk memastikan proyek ini berjalan lancar dan sesuai dengan harapan, penting untuk menggunakan aplikasi manajemen penyelesaian proyek yang efektif. Aplikasi ini membantu memudahkan komunikasi, mengatur jadwal, mengelola sumber daya, dan memantau perkembangan proyek secara efisien. Aplikasi manajemen penyelesaian proyek akan memainkan peran krusial dalam mencapai tujuan dan membuat proyek berjalan dengan lancar. beberapa keuntungan dan kegunaan dari aplikasi manajemen penyelesaian proyek, dalam merevitalisasi gedung, antara lain:

• Komunikasi yang Efektif. Aplikasi manajemen penyelesaian proyek memudahkan komunikasi antara berbagai pihak terkait, seperti: kontraktor, arsitek, pemilik gedung, dan pihak sekolah. Dengan aplikasi ini, informasi proyek dapat dipantau dan diperbarui secara real-time, termasuk perkembangan, perubahan, atau masalah yang timbul. Komunikasi yang efektif ini memastikan bahwa semua pihak terlibat memiliki pemahaman yang jelas tentang proyek dan dapat mengambil tindakan yang tepat jika terjadi masalah.
• Pengaturan Jadwal yang Tepat Waktu. Aplikasi manajemen penyelesaian proyek juga membantu dalam pengaturan jadwal yang efisien. Semua tugas, tenggat waktu, dan milestone dapat diatur dan dipantau melalui aplikasi ini. Dengan begitu, setiap tahapan proyek dapat diatur dengan baik, dan semua pihak dapat mengetahui kapan dan apa yang harus dikerjakan. Penjadwalan yang baik membantu menghindari penundaan dan memastikan bahwa proyek tetap berjalan sesuai dengan rencana.
• Pengelolaan Sumber Daya yang Efisien. Aplikasi manajemen penyelesaian proyek juga berperan penting dalam pengelolaan sumber daya yang efisien. Dalam rangka merekonstruksi dan merevitalisasi gedung sekolah, banyak sumber daya yang harus dikendalikan, termasuk tenaga kerja, material, dan peralatan. Aplikasi ini membantu mengatur penggunaan dan distribusi sumber daya dengan tepat, menghindari pemborosan dan memaksimalkan penggunaan yang ada.
• Monitoring Proses dan Kemajuan. Aplikasi manajemen penyelesaian proyek memungkinkan pemantauan secara efektif terhadap proses dan kemajuan proyek secara keseluruhan. Dengan aplikasi ini, pemilik gedung dan pihak terkait dapat dengan mudah melacak perkembangan proyek, mengidentifikasi dan mengatasi hambatan, serta melihat sejauh mana progres proyek dibandingkan dengan target yang telah ditetapkan. Hal ini memungkinkan adanya intervensi atau perubahan yang diperlukan, jika diperlukan, sehingga proyek tetap berjalan sesuai dengan harapan.

Pada akhirnya, guna memaksimalkan proses revitalisasi gedung di suatu sekolah-sekolah Islam Azhar di wilayah Jakapermai, Kemang Pratama dan Grand Wisata, maka aplikasi manajemen penyelesaian proyek adalah alat yang sangat berharga untuk memastikan proyek berjalan dengan lancar, tepat waktu, dan sesuai dengan harapan. Dengan kemampuan mengambil keputusan, kemampuan berkomunikasi, mengatur jadwal, mengelola sumber daya, dan memantau perkembangan proyek, maka keseluruhan proyek dapat terencana, terorganisasi, terlaksana dan terawasi secara baik. Aplikasi ini juga membantu dalam mencapai tujuan proyek dengan efektif. Oleh karena itu, bagi pelaksana revitalisasi perlu mempertimbangkan penggunaan aplikasi manajemen penyelesaian proyek yang sesuai, agar dapat memaksimalkan pekerjaan proyek, sekaligus mengefisienkan hasil yang diinginkan ?! Wallahu A'lamu Bishshawwab.

Bekasi, 21 Agustus 2023.