Cara Mencari Sponsor Event

Merencanakan sebuah event terasa sangat sulit bagi pemula. Kamu harus mempersiapkan konsep event dan acara sebelum berlangsung, memilih guest star yang berpotensi, pemilihan tempat, dan banyak lagi. Salah satu tantangan terbesar yang dihadapi penyelenggara adalah menanggung semua biaya yang terkait dengan penyelenggaraan acara serta mampu menemukan cara mencari sponsor untuk kelancaran event.

Meskipun event yang dilaksanakan biasanya melakukan tarif biaya untuk tiket masuk yang merupakan bagian terbesar dari pendapatan acara, biaya tersebut seringkali muncul di tahap selanjutnya, setelah sebagian besar biaya penyelenggaraan telah dikeluarkan. Di sinilah pentingnya mendapatkan sponsor. Sponsor tersebut menyediakan dana awal untuk menutupi biaya dan mengurangi risiko finansial.

Selanjutnya kita akan mengetahui langkah -- langkah yang harus dilakukan saat mencari sponsor:

1. Identifikasi sponsor yang potensial.

Dalam mencari sponsor event, pertama -- tama yang harus kamu lakukan adalah mengidentifikasi sponsor yang potensial untuk event kamu. Langkah ini dapat kamu mulai dengan bertukar pikiran dengan panitia penyelenggara lainnya untuk mendapatkan opsi -- opsi sponsor potensial.

Kamu juga dapat meneliti event -- event yang serupa dengan event yang akan kamu selenggarakan, sponsor apa saja yang mensponsori event tersebut dan jelajahi industri terkait yang relevan dengan tema event kamu. Langkah ini akan membantu kamu menyusun daftar sponsor potensial.

2. Memanfaatkan Koneksi Pribadi

Dalam mencari sponsor event, kamu juga dapat memanfaatkan koneksi pribadi dan profesional untuk mendapatkan sponsor. Kamu dapat menanyakan dan meninjau daftar sponsor dari teman panitia event lainnya untuk menambah daftar sponsor potensial di event kamu.

Kamu bisa juga menggunakan platform seperti LinkedIn untuk menjalin koneksi dengan panitia -- panitia event yang sudah berpengalaman dan menjalin koneksi untuk dapat berdiskusi terkait mencari sponsor potensial. Rekomendasi dari koneksi pribadi atau profesional pastinya akan membantu secara signifikan dalam meningkatkan peluang mendapatkan sponsor.

3. Tentukan Tingkat Sponsorship

Langkah selanjutnya dalam mencari sponsor, kamu juga harus berkoordinasi dengan pihak keuangan di kepanitiaan event kamu untuk dapat menentukan tingkat sponsor berdasarkan anggaran dan tujuan acara kamu.

Menyusun tingkatan sponsorship ini harus dilakukan secara teliti dan disesuaikan juga dengan yang diinginkan oleh calon sponsor sasaran. Nantinya kamu juga dapat menawarkan paket yang beragam kepada calon sponsor, seperti paket untuk menempatkan logo perusahaan dalam banner event, pemasaran produk, pembelian tiket event termasuk produk di budget berapa itu harus ditentukan dulu oleh panitia. Meskipun nantinya ada sesi negosiasi dengan calon sponsor, kamu tetap punya patokan budget.

4. Rencanakan dan Sampaikan Proposal Sponsor yang Menarik.

Dalam proses cara mencari sponsor event, merencanakan dan menyiapkan proposal yang menarik menjadi poin yang cukup krusial. Untuk menyusun proposal yang menarik, kamu harus koordinasi dengan bagian desain kreatif untuk bisa membuat proposal dengan desain yang menarik minat calon sponsor.

Dalam proposal kamu dapat menyertakan unsur -- unsur penting yang harus calon sponsor tau tentang event kamu, seperti tema event, format event, tempat event, dan paket sponsor yang sudah kamu susun jangan lupa untuk disertakan dalam proposal.

5. Jangkau Sponsor

Dalam mencari sponsor event, setelah langkah -- langkah sebelumnya sudah kamu laksanakan, kamu dapat mulai menjangkau sponsor berdasarkan daftar sponsor yang sudah kamu susun dengan membuat surat permohonan sponsor atau email yang dipersonalisasi. 

Saat berkomunikasi dengan calon sponsor, soroti keselarasan antara event kamu dengan kebutuhan sponsor dan sertakan benefit spesifik juga dapat kamu lakukan. Jika memungkinkan, tindak lanjuti surat permohonan yang sudah kamu sebarkan dengan panggilan telepon atau rapat untuk menyampaikan lebih detail tentang event kamu kepada calon sponsor.

6. Bangun Hubungan Baik untuk Mendorong Sponsorship di Masa Mendatang

Dalam mencari sponsor event, agar permohonan sponsor kamu bisa diterima oleh calon sponsor kamu harus memberikan kesan pertama yang baik pada calon sponsor. Komunikasi yang baik dapat dilakukan dengan komunikasi formal sehingga meninggalkan kesan baik kepada calon sponsor. Pada kenyataanya dalam bekerja sama dengan sponsor itu harus bertujuan untuk kerja sama jangka panjang. Jadi pastikan bangun hubungan baik untuk mendorong kerjasama yang berjangka panjang.

7. Tepati Janji

Langkah selanjutnya dalam mencari sponsor event untuk membangun hubungan yang jangka panjang adalah menjadi panitia yang dapat menepati janji kepada calon sponsor sesuai dengan kesepakatan yang sudah dibuat. Berikan benefit yang sudah dijanjikan. Ucapkan terima kasih secara terbuka selama event dan setelah event berlangsung lalu buat laporan pasca event. Langkah -- langkah ini akan membuat hubungan antara panitia dengan sponsor berjalan dengan baik dan berpotensi memiliki hubungan baik yang jangka panjang. 

Itu dia beberapa trik cara mencari sponsor yang bisa kalian gunakan untuk event kalian. Semoga bermanfaat!