Cara Mendapatkan Sponsor Acara Seminar Kampus

Menyelenggarakan seminar memang bukanlah hal yang mudah bagi pemula. Terdapat banyak kendala yang harus dihadapi penyelenggara salah satunya masalah dana atau sponsor. Tak heran jika banyak penyelenggara seminar merasa kesulitan menemukan cara mendapatkan sponsor acara seminar yang efektif.

Seminar merupakan bentuk pengajaran akademis yang dilakukan di sebuah universitas atau organisasi baik komersial maupun profesional. Umumnya seminar mempunyai tema pembahasan yang terfokus pada topik tertentu dan peserta seminar dapat berpartisipasi dengan aktif dalam forum.

Penyelenggara seminar akan menghadapi tantangan dalam proses penyelenggaraan acara karena mereka harus mempersiapkan acara dengan baik dan harus tahu bagaimana cara mendapatkan sponsor acara seminar. Seminar itu tentu membutuhkan dana yang tidak sedikit, dan biasanya tidak bisa hanya mengandalkan modal yang diberikan dari kampus. Berikut ini cara mendapatkan sponsor untuk acara seminar kampus: 

1. Tentukan Target Sponsor

Jika seorang pemateri seminar harus memahami audiensnya. Maka kamu, sebagai pencari sponsor harus memahami siapa target sponsor acara seminar yang akan kamu selenggarakan. Pelajari seluk beluk perusahaan atau organisasi yang dituju. Pastikan bahwa proposal yang kamu buat memiliki relevansi dengan calon sponsor.

Jenis seminar yang biasanya diselenggarakan diantaranya, seminar inspirasi, dan seminar edukasi. Cara mendapatkan sponsor acara seminar, kamu harus paham terlebih dahulu target untuk sponsor yang tentu harus ada kaitannya dengan jenis seminar yang diselenggarakan. Biasanya, antara penyelenggara seminar dan sponsor harus saling menguntungkan. Sponsor tidak hanya memberikan dana, tetapi juga mendapatkan manfaat untuk siapa saja yang dikenal oleh produk atau jasanya yang datang ke seminar tersebut. 

2. Detailkan Proposal dan Buat Menarik

Part yang paling penting dalam cara mendapatkan sponsor seminar adalah dengan membuat proposal yang detail. Ada baiknya sebelum membuat proposal kamu melakukan survei daftar barang atau daftar kebutuhan acara dan memperkirakan anggaran sesuai dengan keadaan sekarang. Ini tentu bertujuan agar tidak ada anggaran yang melambung saat acara berlangsung. Kebutuhan yang tiba -- tiba melambung saat acara berlangsung tentu tidak etis. Selain penyelenggara akan kelabakan mencari tambahan anggaran, selesai acara juga pastinya kamu harus mempertanggungjawabkan keseluruhan acara termasuk saat membuat proposal. Pastikan proposal yang dibuat tidak asal -- asalan meng-copy paste.

Dalam pembuatan proposal disarankan perbanyak proposal untuk diajukan ke beberapa perusahaan yang menjadi target. Tujuannya supaya banyak perusahaan yang dapat berkontribusi dalam acara seminar yang kamu selenggarakan. 

3. Tindak Lanjut Proposal Secara Berkala

Setelah mengajukan proposal pada perusahaan atau instansi, cara mendapatkan sponsor acara seminar yang harus kamu lakukan yaitu dengan menindak lanjuti secara berkala proposal yang kamu ajukan pada perusahaan atau instansi. Pastikan saat kamu mengajukan proposal tanyakan kontak yang dapat dihubungi. Tentunya ini akan sangat berguna untuk menanyakan status pengajuan proposal kamu.

Cara ini efisien karena kamu bisa mendapatkan jawaban dari perusahaan calon sponsor. Dalam melakukan tindak lanjut tetap gunakan bahasa yang sopan dan profesional. Bahkan saat kamu menerima penolakan dari calon sponsor, tetaplah berkata dengan baik dan sopan.

4. Persiapkan Presentasi

Tidak semua perusahaan mengharuskan presentasi, namun untuk persiapan jika ada perusahaan yang mengharuskan presentasi kamu harus mempersiapkannya. Sebuah perusahaan besar atau organisasi yang teliti dan selektif, sebelum memberikan sponsor tidak dipungkiri membutuhkan presentasi dari penyelenggara acara seminar. Maka, kamu harus melakukan persiapan untuk tampil di depan orang-orang hebat tersebut secara maksimal.

Jelaskan secara detail tujuan dari seminar tersebut dibuat, siapa saja target audiensnya, lalu seberapa besar manfaatnya bagi perusahaan atau instansi ketika nantinya memberikan sponsor. 

5. Negosiasi dengan Calon Sponsor

Setelah kamu melakukan presentasi, biasanya perusahaan akan mulai melakukan pertimbangan apakah acara seminar yang akan kamu selenggarakan akan memberikan keuntungan bagi perusahaan tersebut. Meski perusahaan sudah mengetahui benefit apa saja yang akan diperoleh dari acara tersebut, namun pastinya perusahaan ingin komitmen dari kamu bahwa mereka tidak akan mengalami kerugian ketika menjadi sponsor dari acara seminar.

Kamu bisa melakukan negosiasi keuntungan dan kerugian secara detail. Kamu juga perlu memastikan ketika pelaksanaan acara seminar berakhir, kamu masih menjalin hubungan baik dengan pihak perusahaan sponsor agar nantinya bisa lagi melakukan kerjasama pada acara seminar berikutnya.

 Itu dia tips cara mendapatkan sponsor acara kampus yang bisa banget kamu pakai. Semoga bermanfaat!