Cara Mencari Sponsor, Menghubungi Sponsor Secara Online

     

 Dalam cara mencari sponsor acara tentunya memiliki tantangan tersendiri.  Banyak acara yang mengajukan permohonan sponsorship kepada perusahaan sehingga kita sebagai panitia acara harus menunjukan sisi menarik dalam berkomunikasi dengan calon sponsor, apalagi jika dilakukan secara online. Tetapi kamu tidak perlu khawatir, di era digital ini, kita bisa mendapatkan sponsor dengan lebih mudah jika kamu tahu cara menghubungi calon sponsor. Artikel ini akan memberikan cara mencari sponsor yang akan membantu kamu yang ingin mendapatkan sponsor dengan efektif menggunakan media online.

    Sebelum menghubungi calon sponsor, ada beberapa poin penting yang harus kamu persiapkan, yaitu memahami profil calo sponsor, memikirkan penawaran apa yang akan kamu ajukan dalam proposal, dan membuat desain visual dari proposal semenarik mungkin. Setelah poin-poin penting sudah kamu persiapkan, saatnya menghubungi calon sponsor dengan percaya diri.

1. Membuat Pesan Secara Personal dengan Mencantumkan Karakteristik Khusus yang Dimiliki Calon Sponsor.

Mudah sekali memang kalau menghubungi calon sponsor untuk acara dengan template yang sudah ada. Tidak perlu repot berpikir, semuanya tinggal copy paste. Sayangnya, penulisan semacam ini akan mengurangi kemenarikan sehingga turut menurunkan minat calon sponsor mempelajari lebih lanjut pesan yang kamu kirimkan.

Jadi, mari jangan malas untuk membuat pesan secara personal dengan mencantumkan karakteristik khusus yang dimiliki masing-masing calon sponsor. Cara mencari sponsor dengan membuat pesan secara personal akan membuat pembaca lebih merasa tersentuh dengan pesan yang sifatnya memang khusus buat mereka. Dengan begitu,, potensi proposalmu tembus semakin tinggi.

2. Membuka Pesan dengan Perkenalan Diri 

Dalam hubungan pertemanan sehari-hari, semuanya bermula dari perkenalan dulu baru kemudian bisa semakin dekat. Hal yang sama juga berlaku dalam relasi kerja sama profesional dengan calon sponsor untuk acara. 

Tidak akan mungkin calon sponsor percaya begitu saja pada pengajuan proposal sebelum tahu bagaimana latar belakangnya. Untuk itulah cara mencari sponsor dengan baik saat menghubungi lewat media sosial maupun email pada media tertentu adalah dengan perkenalkan diri kamu. Kamu bisa mencantumkan hal ini saat memperkenalkan diri:

• Dari instansi atau komunitas mana kamu bernaung sebagai pihak penyelenggara acara.

• Maksud dan tujuan kamu mengontak calon sponsor

• Nomor telepon yang bisa dihubungi.

3. Spesifikkan Acara Apa yang Akan Kamu Selenggarakan

Di samping tahu siapa yang mengajukan proposal, calon sponsor perlu tahu pula bagaimana garis besar acara yang akan kamu selenggarakan. Pastikan saat menyampaikan ini, informasi-informasi ini telah kamu uraikan:

• tema acara yang bisa kamu tuliskan lewat judul beserta tagline-nya,

• di mana dan kapan acara akan berlangsung,

• hal apa yang melatarbelakangi penyelenggaraan acara dan tujuan apa yang ingin kamu peroleh,

• siapa segmen peserta/pengunjung yang kamu targetkan,

• hubungan kerja sama seperti apa yang kamu harapkan dengan calon sponsor, dan

• proposal yang terlampir.

Informasi-informasi tersebut sebenarnya sama saja dengan yang tercantum dalam proposal. Di sini kamu tinggal sampaikan lagi dengan lebih singkat, padat, dan jelas. Cara mencari sponsor dengan mencantumkan spesifik acara kamu akan membuat calon sponsor tertarik membaca sebelum membuka proposal terlampir. 

4. Sampaikan Inti dari Penawaran Kerja Sama

Saat mengecek email yang masuk, tidak semua calon sponsor acara mau repot-repot membaca proposal yang terlampir. Mereka baru akan melakukannya kalau ada ketertarikan. Berdasarkan kondisi itulah, cara mencari sponsor selanjutnya merekomendasikan kamu untuk menyampaikan lagi penawaran kerja sama yang sebenarnya sudah tercantum dalam proposal. Akan tetapi, kali ini utarakan dengan lebih singkat. Kamu cukup sebutkan apa yang menjadi ketentuan kewajiban yang harus dipatuhi dan hak yang akan diterima calon sponsor.  

5. Sampaikan Dengan Gaya Bahasa yang Cocok

Terkait gaya bahasa dalam menulis pesan kepada calon sponsor untuk acara sebenarnya boleh kamu gunakan bahasa santai. Cara mencari sponsor dengan menyesuaikan bahasa yang digunakan terkesan personal, namun tetap profesional selama calon sponsor di sini juga memiliki target audiens anak muda. Meskipun santai, pastinya harus  tetap sopan. 

6. Teliti Lagi Pesan yang Akan Kamu Kirimkan

Cara mencari sponsor yang terakhir yang harus kamu perhatikan adalah  jangan langsung kirim pesan yang sudah selesai kamu tulis saat mengontak calon sponsor. Periksa lagi dari awal apakah semuanya sudah tepat mulai dari isi, gaya bahasanya, hingga penulisan. Apakah semuanya sudah diuraikan dengan jelas dan mudah dimengerti sehingga tidak sampai menimbulkan kesalahpahaman. Ini juga mencakup pemeriksaan pada detail-detail kecil seperti kesalahan ketik maupun penempatan tanda baca yang masih kurang tepat. Semoga berhasil!