Cari Sponsor untuk Acara Kampus, Perhatikan Mulai dari Konsep sampai Proposal Acara

Mahasiswa pasti tahu seperti apa susahnya cari sponsor untuk acara kampus. Meskipun demikian, mencari sponsor itu akan menjadi pengalaman yang berharga setelah tidak lagi menjadi mahasiswa. Ilmu dan jaringan yang didapatkan ketika cari sponsor bisa menjadi peluang saat sudah lulus dari kampus. 

Cari sponsor untuk acara kampus sangat penting untuk mendukung berlangsungnya acara. Sponsor dapat membantu dengan cara memberikan dana, barang, jasa, atau fasilitas yang dibutuhkan untuk suksesnya acara kampus. Karena itu, mahasiswa harus memiliki strategi dan cara yang tepat agar sponsor mau bekerja sama dengan acara kampus yang akan diselenggarakan.

1. Tentukan Tujuan Acara dan Skala Acara

Langkah pertama cari sponsor untuk acara kampus adalah menentukan tujuan. Tujuan acara yang dilakukan merupakan apa yang 

ingin dicapai dengan menggelar acara tersebut. Sebagai contoh, ingin meningkatkan kesadaran, mengedukasi, menghibur, atau bisa juga menggalang dana. Penting untuk menetapkan tujuan yang jelas dan memahami skala acara kampus yang akan diselenggarakan. Ini akan menjadi dasar dalam proses cari sponsor yang tepat dan efektif. 

Selain itu, skala acara akan mempengaruhi setiap elemen perencanaan, dari pemilihan venue, strategi pemasaran, hingga logistik. Dengan menentukan tujuan dan skala dengan jelas, mahasiswa akan memiliki panduan yang solid untuk merencanakan dan mengelola acara secara efektif.

2. List Kebutuhan Acara dan Rencana Anggaran Biaya 

Kebutuhan acara ialah apa saja yang diperlukan untuk mengadakan acara kampus, seperti dana, tempat, peralatan, konsumsi, atau hadiah. Mahasiswa harus mendaftar kebutuhan apa saja yang diperlukan untuk keberlangsungan acara agar dapat mencari sponsor yang tepat sesuai kebutuhan. Dengan mengetahui kebutuhan acara yang akan digelar, panitia bisa menentukan apa yang bisa ditawarkan untuk sponsor, seperti eksposur, promosi, atau keterlibatan.

Di sisi lain, rencana anggaran biaya (RAB) merupakan suatu kalkulasi yang dibuat secara tertulis untuk memperkirakan pemakaian dana. Jadi bila memakai konteks penyelenggaraan acara, rencana ini dibuat untuk mencatat secara detail tentang kebutuhan dana yang harus tersedia agar acara dapat berlangsung dengan lancar. RAB mencatat nominal yang dialokasikan untuk melakukan pengadaan pada masing-masing kebutuhan tersebut. Dengan adanya rencana anggaran biaya, panitia dapat menentukan paket-paket sponsor yang dapat ditawarkan. Dengan demikian, panitia juga memiliki target sebelum mencari sponsor.

3. Siapkan Paket-Paket Kerja Sama yang Menarik 

  Berikutnya, sebelum cari sponsor, panitia acara kampus harus menyiapkan paket kerjasama yang menarik dan fleksibel. Paket ini bisa berisi tingkat dukungan finansial dan manfaat tambahan yang bisa panitia berikan kepada sponsor. Panitia harus membuat paket yang menarik sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan sponsor.

Panitia dapat mengkategorikan sponsor dilihat dari kontribusi yang diberikan perusahaan. Sebagai contoh, menjadikan perusahaan sebagai sponsor resmi, sponsor utama, sponsor umum, atau partisipasi sponsor. Kategori ini dapat disesuaikan dengan jenis manfaat yang perusahaan berikan. Panitia juga bisa memberikan opsi yang fleksibel agar sponsor bisa memilih paket yang paling cocok untuk mereka. Paket yang dibuat juga bisa berbeda-beda, seperti platinum, gold, silver, atau bronze. Kategori ini tergantung pada jumlah dan jenis benefit yang panitia bisa diberikan.

4. Siapkan Proposal yang Menarik 

Kunci dalam mencari sponsor adalah membuat proposal yang menarik. Panitia sudah menentukan tujuan dan skala acara, membuat list kebutuhan dan rencana anggaran biaya, serta membuat paket kerja sama. Apabila hal-hal tersebut tidak dicantumkan dalam proposal yang menarik, semuanya akan sia-sia. Perusahaan akan mengetahui konsep acara secara detail dari proposal yang panitia kirimkan. Jadi, siapkan proposal yang menarik untuk membuat sponsor tertarik berinvestasi di acara kampus kamu.

5. Memaksimalkan Jaringan dan Sosial Media 

Langkah cari sponsor yang bisa panitia lakukan adalah dengan menggunakan jaringan dan media sosial. Hal ini dilakukan untuk share informasi tentang acara kampus yang akan diselenggarakan, mengajak orang lain untuk berpartisipasi, dan meminta bantuan untuk mencari sponsor. Panitia juga bisa menggunakan jaringan dan media sosial untuk mengapresiasi sponsor yang sudah bekerja sama dengan acara kampus, dengan memberikan testimonial, tag, atau shout out.

Itu dia beberapa strategi cari sponsor untuk acara kampus yang bisa banget kalian gunakan. Semoga bermanfaat!