Meningkatkan Pengelolaan Arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DISPUSIP) DKI Jakarta

Kearsipan adalah berkas penting yang dimiliki suatu lembaga. Namun, masih banyak lembaga yang belum mengelola arsipnya dengan benar sehingga kearsipan pada lembaga tersebut masih berantakan dan susah untuk temu kembali informasinya. Dalam artikel kali ini, kami ingin membahas pentingnya sebuah kearsipan yang terkelola dengan baik dan bagaimana cara meningkatkan pengelolaan sebuah arsip untuk menjaga sebuah informasi yang berharga dan melestarikan warisan budaya. Berikut ini beberapa cara yang dapat dilakukan untuk meningkatkan pengelolaan kearsipan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.

1. Menerapkan Sistem Klasifikasi yang Efektif

Penting untuk memiliki sistem klasifikasi yang terstruktur dan mudah dipahami. Gunakan kode atau label yang jelas untuk mengidentifikasi dan mengelompokkan dokumen. Misalnya, penggunaan sistem kode desimal Dewey dapat membantu dalam pengelompokan koleksi[1] perpustakaan. Selain itu, pertimbangkan untuk menerapkan standar pengklasifikasian arsip seperti Sistem Klasifikasi Arsip (SKA) untuk memudahkan pencarian dan pengelolaan dokumen.

2. Membuat Pedoman Pengarsipan

Dalam kantor dinas perpustakaan dan kearsipan, penting untuk memiliki pedoman dan prosedur pengarsipan yang jelas. Dokumen ini harus mencakup instruksi tentang bagaimana rekod dapat mengorganisasi, menyimpan, dan mengakses arsip. Pedoman pengarsipan yang baik akan memastikan konsistensi dan pemahaman yang lebih baik di antara staf yang terlibat dalam pengelolaan arsip.

3. Menggunakan Teknologi dan Perangkat Lunak Kearsipan

Penggunaan teknologi dan perangkat lunak khusus kearsipan dapat memberikan manfaat besar dalam mengelola arsip. Ada berbagai perangkat lunak kearsipan yang dapat membantu dalam proses pengindeksan, pencarian, dan pemeliharaan kearsipan. Pilihlah solusi yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran kantor dinas perpustakaan dan kearsipan Anda.

4. Melakukan Pelatihan dan Peningkatan Kompetensi

Pelatihan reguler dan peningkatan kompetensi bagi staf yang bertanggung jawab atas kearsipan sangat penting. Pastikan mereka memahami prinsip-prinsip kearsipan, teknik pengorganisasian, dan penggunaan perangkat lunak kearsipan. Dengan memiliki staf yang terlatih, kantor dinas perpustakaan dan kearsipan dapat menjalankan operasional kearsipan dengan lebih efisien dan akurat.

5. Mengamankan dan Melindungi Arsip

Kearsipan yang baik melibatkan upaya untuk melindungi arsip dari kerusakan fisik dan ancaman lainnya. Gunakan bahan pelindung seperti kantong enkapsulasi, kotak arsip yang tahan air, dan tempat penyimpanan yang sesuai. Selain itu, pertimbangkan untuk membuat salinan cadangan (backup) digital dari arsip yang penting, sehingga kehilangan atau kerusakan dapat diatasi.

6. Mengatur Jadwal Retensi Dokumen

Penyusunan jadwal retensi dokumen yang tepat sangat penting untuk mengelola arsip dengan efisien. Identifikasi dokumen mana yang harus disimpan, berapa lama mereka harus disimpan, dan apakah mereka dapat dihancurkan setelah periode retensi berakhir. Pertimbangkan pula peraturan hukum yang berlaku terkait retensi dan pemusnahan dokumen di wilayah Anda.

7. Mendorong Aksesibilitas dan Layanan yang Baik

Dalam kantor dinas perpustakaan dan kearsipan, tujuan utama adalah memberikan layanan yang baik kepada masyarakat. Pastikan arsip yang tersimpan dapat diakses dengan mudah oleh pengguna melalui pencarian yang efisien dan layanan yang responsif. Selain itu, pertimbangkan untuk mengembangkan program digitalisasi arsip yang memungkinkan akses online ke koleksi yang berharga.

Apabila Dinas Perpustakaan dan Kearsipan sudah terkelola dengan baik, kedepannya dapat dijadikan cerminan untuk lembaga yang lainnya. Karena masih banyak instansi yang sadar betapa pentingnya pengelolaan arsip di instansi itu sendiri, namun belum dijalankan/dikelola dengan seharusnya. Dengan meningkatkan pengelolaan arsip dapat membantu instansi dalam memastikan kelancaran operasional. Melindungi warisan bangsa, dan menjaga keamanan informasi yang dimiliki suatu instansi.

Selain untuk meningkatkan pengelolaan arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, disana instansi tersebut juga berusaha untuk melindungi dan melestarikan arsip maupun naskah kuno yang sulit untuk dibaca maupun terjadi kerusakan. Kegiatan melindungi dan pelestarian arsip tersebut biasa disebut dengan kegiatan preservasi. Pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan melakukan beberapa kegiatan preservasi yang diantaranya yaitu laminasi, enkapsulasi, dan microfilm. Berikut beberapa gambaran dari kegiatan preservasi tersebut :

Pada gambar diatas menunjukkan proses preservasi arsip dengan metode Enkapsulasi

Gambar 2. Roll Film - Dok. pribadi

Untuk gambar ini, menunjukkan proses pemutaran film dari preservasi sebuah arsip film dalam bentuk roll film

Gambar 3. Penyimpanan Arsip - Dok. pribadi

Gambar 4. Penyimpanan Arsip Kuno Belanda - Dok. pribadi

Gambar diatas adalah tempat penyimpanan sebuah arsip. Pada gambar di atas adalah arsip yang akan di alih mediakan yang disusun berdasarkan tahunnya. Selanjutnya, untuk gambar yang dibawah yaitu tempat penyimpanan koleksi kuno belanda baik yang sudah di alih mediakan maupun yang belum.

Sekian, Terimakasih!!^_^

Universitas YARSI

Fakultar Teknologi Informasi

Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Sains Informasi

Matakuliah : Manajemen Pusat Arsip

Penulis :

1. Salma Fitriah

2. Yuandra Nuzzila Nu'amalia

Dosen Pengampu :

1. Nita Ismayati, S.S., M.Hum.

2. Farli Elnumeri, M.Hum.