6. Mengatur Jadwal Retensi Dokumen
Penyusunan jadwal retensi dokumen yang tepat sangat penting untuk mengelola arsip dengan efisien. Identifikasi dokumen mana yang harus disimpan, berapa lama mereka harus disimpan, dan apakah mereka dapat dihancurkan setelah periode retensi berakhir. Pertimbangkan pula peraturan hukum yang berlaku terkait retensi dan pemusnahan dokumen di wilayah Anda.
7. Mendorong Aksesibilitas dan Layanan yang Baik
Dalam kantor dinas perpustakaan dan kearsipan, tujuan utama adalah memberikan layanan yang baik kepada masyarakat. Pastikan arsip yang tersimpan dapat diakses dengan mudah oleh pengguna melalui pencarian yang efisien dan layanan yang responsif. Selain itu, pertimbangkan untuk mengembangkan program digitalisasi arsip yang memungkinkan akses online ke koleksi yang berharga.
Apabila Dinas Perpustakaan dan Kearsipan sudah terkelola dengan baik, kedepannya dapat dijadikan cerminan untuk lembaga yang lainnya. Karena masih banyak instansi yang sadar betapa pentingnya pengelolaan arsip di instansi itu sendiri, namun belum dijalankan/dikelola dengan seharusnya. Dengan meningkatkan pengelolaan arsip dapat membantu instansi dalam memastikan kelancaran operasional. Melindungi warisan bangsa, dan menjaga keamanan informasi yang dimiliki suatu instansi.
Selain untuk meningkatkan pengelolaan arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, disana instansi tersebut juga berusaha untuk melindungi dan melestarikan arsip maupun naskah kuno yang sulit untuk dibaca maupun terjadi kerusakan. Kegiatan melindungi dan pelestarian arsip tersebut biasa disebut dengan kegiatan preservasi. Pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan melakukan beberapa kegiatan preservasi yang diantaranya yaitu laminasi, enkapsulasi, dan microfilm. Berikut beberapa gambaran dari kegiatan preservasi tersebut :
Pada gambar diatas menunjukkan proses preservasi arsip dengan metode Enkapsulasi
Untuk gambar ini, menunjukkan proses pemutaran film dari preservasi sebuah arsip film dalam bentuk roll film
