Mengapa 64% Proyek Sistem Informasi di Universitas Iran Gagal?
Kegagalan sistem informasi (SI) di sektor pendidikan, terutama di universitas-universitas negeri, telah menjadi masalah serius yang kerap diabaikan oleh para pemangku kepentingan. Di Iran, kasus ini menjadi sangat mencolok, mengingat tingginya tingkat kegagalan dalam implementasi SI di universitas-universitas negeri. Dalam artikel berjudul Evaluation of factors contributing to the failure of information systems in public universities: The case of Iran, Kheybari et al. (2020) mengungkap bahwa sekitar 64% proyek TI di Iran berakhir dengan kegagalan, sementara hanya 10% yang berhasil diselesaikan tepat waktu dan sesuai anggaran. Angka ini memberikan gambaran betapa rentannya proyek SI di sektor pendidikan terhadap berbagai macam hambatan teknis, manajerial, dan organisasi.
Salah satu penyebab utama kegagalan adalah ketidakcocokan perangkat lunak dengan kebutuhan organisasi, diikuti oleh kurangnya dukungan manajemen puncak dan kegagalan dalam pemantauan serta pengukuran proyek. Fakta ini menunjukkan adanya masalah mendasar dalam perencanaan dan implementasi proyek SI yang tidak hanya terbatas pada aspek teknis, tetapi juga pada tata kelola organisasi. Proyek-proyek besar yang melibatkan teknologi canggih seperti SI sering kali dihadapkan pada tantangan manajemen risiko dan kesiapan pengguna. Padahal, SI yang dirancang dengan baik memiliki potensi untuk mempercepat proses akademik dan administratif di universitas, serta meningkatkan efisiensi operasional.
Namun, kurangnya pemahaman mendalam tentang kebutuhan organisasi serta kebijakan yang sering berubah-ubah di tingkat manajerial telah membuat banyak proyek SI di universitas Iran menemui jalan buntu. Kegagalan semacam ini tidak hanya berdampak pada universitas secara finansial, tetapi juga pada kredibilitas institusi pendidikan itu sendiri dalam mengadopsi teknologi modern.
***
Dalam studi mereka, Kheybari et al. (2020) menyebutkan bahwa ada lima faktor utama yang berkontribusi terhadap kegagalan sistem informasi di universitas negeri Iran, yaitu: manajemen proyek, manajemen organisasi, faktor manusia, faktor teknis, dan faktor organisasi. Dari kelima faktor ini, manajemen organisasi muncul sebagai faktor yang paling signifikan, di mana 64% proyek TI di Iran mengalami kegagalan akibat ketidakstabilan manajemen dan perubahan kebijakan yang konstan. Dukungan manajemen puncak juga menjadi krusial, dengan bobot 25,9% dalam penelitian ini. Manajer yang tidak memberikan dukungan memadai terhadap proyek SI menghambat pengalokasian sumber daya yang diperlukan dan memperlambat proses pengambilan keputusan yang kritis.
Kegagalan dalam melakukan uji coba perangkat lunak juga menjadi penyebab penting lainnya. Dengan bobot 16,7%, kurangnya pengujian yang komprehensif terhadap perangkat lunak SI menyebabkan implementasi sistem yang tidak sesuai dengan kebutuhan fungsional universitas. Salah satu contoh kasus yang sering dikutip adalah ketidakcocokan antara software yang dipilih dan infrastruktur TI yang tersedia di universitas. Banyak universitas di Iran yang menggunakan perangkat lunak generik tanpa memperhatikan kebutuhan spesifik mereka, yang pada akhirnya membuat sistem gagal berfungsi optimal.
Faktor manusia juga memainkan peran penting. Resistensi pengguna terhadap perubahan dan kurangnya pelatihan yang memadai membuat 21% proyek SI terganggu. Meski lingkungan akademik diharapkan lebih terbuka terhadap inovasi, kenyataannya, banyak staf dan fakultas yang enggan menerima teknologi baru. Hal ini diperburuk dengan minimnya pelatihan yang diberikan kepada pengguna akhir, sehingga banyak dari mereka merasa kurang mampu menggunakan sistem yang baru diimplementasikan.
Secara teknis, kompleksitas proyek menjadi faktor yang sangat mempengaruhi. Proyek-proyek SI di universitas cenderung lebih kompleks, terutama yang melibatkan berbagai departemen dan fungsi yang harus terintegrasi. Dengan bobot sebesar 52,4%, kompleksitas proyek sering kali menjadi penyebab utama keterlambatan dan pembengkakan anggaran. Semakin besar proyek, semakin banyak koordinasi yang diperlukan, dan tanpa manajemen proyek yang baik, proyek ini berisiko mengalami kegagalan. Salah satu kasus nyata yang pernah terjadi di negara lain adalah kegagalan proyek ERP di Nike pada tahun 2000 yang menyebabkan penurunan saham sebesar 20%.
Dengan semua temuan ini, jelas bahwa kegagalan SI tidak dapat dilihat hanya dari satu dimensi. Kombinasi dari manajemen yang lemah, resistensi terhadap perubahan, serta masalah teknis menjadikan universitas-universitas negeri di Iran rentan terhadap kegagalan proyek TI yang mahal dan tidak efektif.
***
