Mengelola Kondisi Historis: Kunci Sukses Strategi Sistem Informasi
Dalam era transformasi digital yang berkembang pesat, banyak organisasi besar menghadapi tantangan dalam menyeimbangkan inovasi teknologi dengan warisan sistem informasi (SI) yang telah ada sejak lama. Artikel yang ditulis oleh Malshika Dias, Shan L. Pan, Yenni Tim, dan Lesley Land (2023) berjudul "Managing Historical Conditions in Information Systems Strategizing: An Imprinting Perspective" mengungkapkan bahwa organisasi yang mapan sering kali terbentur oleh kondisi historis yang tertanam dalam struktur dan sistem mereka. Penelitian ini memberikan wawasan mendalam tentang bagaimana organisasi, seperti MasonMart yang berdiri sejak 1960, berupaya untuk tidak hanya beradaptasi dengan teknologi baru, tetapi juga mengelola "jejak" SI yang telah lama terbentuk.
Kondisi historis ini baik dalam bentuk sistem akuntansi, komunikasi bisnis, hingga manajemen pengetahuan sering kali menjadi sumber daya yang bernilai tetapi juga dapat menjadi penghambat bagi strategi SI di masa depan. Misalnya, MasonMart selama lebih dari 40 tahun menggunakan sistem akuntansi manual, Kalamazoo, yang meskipun efektif pada masanya, menjadi kendala utama saat perusahaan mencoba beralih ke sistem yang lebih modern pada tahun 2000. Kondisi ini menggambarkan bagaimana sistem yang dahulu menjadi aset bisa berubah menjadi beban, terutama dalam era teknologi yang menuntut fleksibilitas dan kecepatan.
Dias et al.(2023) menemukan bahwa organisasi yang mampu mengenali dan mengelola kondisi historis mereka dapat lebih efektif dalam menerapkan strategi SI yang berkelanjutan. Sejarah organisasi bukanlah sesuatu yang harus dilupakan, melainkan diperlakukan sebagai elemen strategis dalam perencanaan masa depan, terutama di sektor tradisional seperti konstruksi dan manufaktur.
***
Penelitian yang dilakukan oleh Dias et al.(2023) menunjukkan bahwa mengelola kondisi historis dalam strategi sistem informasi (SI) membutuhkan pendekatan yang hati-hati. Studi mereka pada MasonMart, yang berdiri sejak 1960, menunjukkan bahwa organisasi ini menghadapi tantangan besar dalam mempertahankan relevansi di tengah teknologi yang berubah dengan cepat. Misalnya, MasonMart menggunakan sistem manual Kalamazoo untuk akuntansi selama lebih dari 40 tahun. Pada tahun 2000, dengan diperkenalkannya kebijakan Pajak Barang dan Jasa (GST) di Australia, MasonMart terpaksa mengadopsi sistem IT baru, MasonSys, yang akhirnya menggantikan sistem lama. Transisi ini bukanlah hal yang mudah, karena banyak proses tradisional yang sudah tertanam dalam budaya dan struktur perusahaan.
Menurut data yang mereka kumpulkan, penerapan MasonSys membawa efisiensi yang signifikan, namun juga menemui tantangan besar, terutama dalam hal resistensi dari para karyawan yang sudah terbiasa dengan sistem lama. Dias et al. mencatat bahwa selama fase implementasi ini, sekitar 30% karyawan menunjukkan resistensi terhadap penggunaan teknologi baru karena ketergantungan pada proses manual. Ini menunjukkan bahwa perubahan strategi SI tidak hanya membutuhkan adopsi teknologi baru tetapi juga perubahan budaya organisasi yang mendalam.
Penelitian ini juga menunjukkan bahwa manajemen strategi SI yang baik memerlukan pengelolaan "jejak" (imprint) historis, baik sebagai sumber daya maupun hambatan. Dias et al. mencatat dua pendekatan dalam hal ini, mengelola imprint sebagai kendala dan sebagai sumber daya. Dalam konteks MasonMart, sistem manual lama menjadi kendala yang membatasi fleksibilitas, namun juga memberikan kerangka kerja yang kuat untuk pengembangan sistem baru. Sistem MasonSys yang diperkenalkan pada tahun 2000 dibangun berdasarkan alur kerja Kalamazoo, memastikan bahwa karyawan dapat bertransisi lebih mudah tanpa sepenuhnya kehilangan familiaritas dengan proses lama.
Yang menarik, artikel ini juga menemukan bahwa sejarah organisasi bukanlah sesuatu yang statis. Pada tahun 2015, MasonMart meluncurkan platform perdagangan daring yang dibangun bersama dengan komunitas lokalnya, sebuah langkah yang menunjukkan bagaimana kondisi historis dapat diubah menjadi aset strategis. Pada titik ini, Dias et al. menunjukkan bahwa komunitas lokal, yang awalnya menjadi bagian dari sejarah panjang perusahaan, kini dimanfaatkan untuk memperluas jangkauan bisnis dalam menghadapi persaingan global.
***
Penelitian yang dilakukan oleh Dias et al.(2023) memperlihatkan bahwa sejarah dan kondisi historis suatu organisasi memainkan peran penting dalam strategi sistem informasi. MasonMart adalah contoh nyata bagaimana organisasi mapan dapat mengelola sistem warisan mereka dan menjadikannya sebagai aset strategis. Implikasi praktis dari penelitian ini sangat jelas: organisasi yang dapat mengenali kondisi historis mereka baik sebagai kendala maupun sumber daya akan lebih mampu beradaptasi dengan perubahan teknologi. Dalam kasus MasonMart, penggunaan sistem lama seperti Kalamazoo diintegrasikan ke dalam strategi baru melalui MasonSys, mencerminkan bahwa sejarah dapat dikelola secara bijak untuk mendukung inovasi.
