Pentingnya Evaluasi Pasca Pelaksanaan Kegiatan

Minggu lalu sebuah perhelatan akbar dilaksanakan di tempat kami.  Perhelatan akbar itu bernama Pekan Komunikasi Sosial Nasional ke-10. Kegiatan tersebut diselenggarakan oleh Komisi Komunikasi Sosial Konferensi Waligereja Indonesia (KWI). PKSN 2023 ini dilaksanakan mulai Rabu, 17  hingga Senin, 22  Mei 2023, bertempat di Rumah Pembinaan Iman Laat Manekan Noemeto, Kabupaten Timor Tengah Utara., Keuskupan Atambua.

Apa isi kegiatan akbar tersebut? 

Dalam rangka PKSN 2023, Komisi Komsos KWI menyelenggarakan pelatihan-pelatihan bagi beberapa kelompok sasaran, yakni kelompok Komsos Paroki yang terdiri dari para Orang Muda Katolik dari 20 paroki; Kelompok siswa-siswi SMA/SMK se-Keuskupan Atambua, dan kelompok mahasiswa calon katekis dari Sekolah Tinggi Pastoral Santo Petrus Keuskupan Atambua di Kefamenanu. 

Ada juga aneka lomba berupa lomba membuat TikTok antar OMK; lomba Tutur Kitab Suci bagi Siswa-siswi SMP; dan lomba membuat foto dan video kreatif tentang buah yang masak di pohon.

Baca juga: Pentingnya 3 Olah dalam Aksi Adventus Pembangunan 2022

Selain itu ada juga seminar-seminar. Ada seminar nasional yang terlaksana atas kerja sama dengan Kominfo RI; dan refleksi bersama seputar pesan Paus Fransiskus pada Hari Minggu Komunikasi Sosial Sedunia ke-57, dan ada juga kegiatan malam budaya sebagai closing  kegiatan.

Kegiatan akbar itu sudah dilaksanakan. Semua peserta Pekan Komunikasi Sosial Nasional  yang berasal dari keuskupan-keuskupan se-Indonesia sudah kembali ke tempat mereka masing-masing.

Semuanya meninggalkan kenangan, baik yang indah menyenangkan maupun yang kurang baik alias negatif bagi tuan rumah. Supaya menjadi catatan yang berharga bagi panitia, baik sebagai pelaksana maupun mereka yang menjadi tamu, perlu dilakukan sebuah evaluasi. 

Baca juga: Membangun Relasi Suami Istri dalam Perkawinan Itu Penting!

Karena itulah, hari ini (Sabtu, 27/05/2023) kami sebagai panitia atau Organizing Committee (OC) melakukan evaluasi bersama atas kegiatan tersebut, yaitu atas persiapan (pra kegiatan); pelaksanaan; dan akhir (post kegiatan).

Sebagai wakil ketua panitia pelaksana, saya melaporkan dalam kegiatan evaluasi tersebut dengan kerangka sebagai berikut:

Baca juga: 5 Hal yang Mesti Diperhatikan dalam Berkomunikasi

Pertama, menyampaikan sedikit tentang arti dan pentingnya evaluasi sesudah pelaksanaan suatu kegiatan

Kedua, Nilai-nilai penting evaluasi yang menjadi buah dari pelaksanaan even bagi pribadi dan bersama.

Mari kita lihat satu per satu.

Ilustrasi melakukan evaluasi kegiatan (sumber foto: SIRCLO store)

Pertama, Arti dan pentingnya sebuah Evaluasi

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), Evaluasi artinya 1) penilaian; 2) Proses untuk menemukan nilai layanan informasi atau produk sesuai dengan kebutuhan konsumen atau pengguna; 3) Pengumpulan dan pengamatan dari berbagai macam bukti untuk mengukur dampak  dan efektivitas  dari suatu objek, program atau proses berkaitan dengan spesifikasi dan persyaratan pengguna yang telah ditetapkan sebelumnya.

Dari ketiga pengertian di atas, dapat dikatakan bahwa suatu evaluasi itu penting untuk melakukan penilaian terhadap sesuatu hal yang telah dilaksanakan untuk mengetahui sejauh mana tujuan yang diharapkan telah tercapai dalam pelaksanaan kegiatan tersebut.

Dalam hal ini, seorang ahli bernama Djemari Mardapi (2008) mengatakan bahwa evaluasi adalah salah satu rangkaian kegiatan dalam meningkatkan kualitas, serta kinerja atau produktivitas suatu satuan lembaga dalam melaksanakan suatu program. 

Maka sesuai pengertian tersebut, evaluasi pasca kegiatan PKSN 2023 ini penting untuk dilaksanakan demi memperbaiki kualitas kegiatan-kegiatan di masa yang akan datang.

Sedangkan tujuan dari evaluasi ini adalah untuk memberikan masukan atau in put demi kelanjutan, perluasan dan/atau penghentian program.

Kedua, Nilai-nilai penting dari suatu evaluasi

Para peng-evaluasi umumnya memberikan masukan-masukan dan penilaian yang baik dan berguna. Ada yang bersifat positif yang tentu saja untuk membangun dan memberi motivasi dan apresiasi kepada semua anggota panitia yang telah terlibat. Namun, ada juga temuan negatif yang kiranya menjadi catatan untuk pengembangan diri ke depan yang lebih baik.

Di atas dari semuanya itu, para peng-evaluasi mengemukakan ada nilai-nilai penting yang dapat diperoleh pelaksanaan kegiatan tersebut, yakni orang belajar berorganisasi, belajar menjadi koordinator suatu kegiatan yang bertanggungjawab; dan belajar untu memetik buah atau hasil dari suatu kegiatan baik bagi pribadi maupun dalam kebersamaan.

Kesimpulan

1. Melakukan evaluasi itu penting untuk mengetahui keberhasilan dan kegagalan menjadi event organizer dari suatu pekan komunikasi.

2. Kalau kita berhasil menyelenggarakan suatu kegiatan, berati kita mendapatkan kepercayaan yang lebih lagi untuk event-event yang lain.

3. Bila kita gagal menjadi penyelenggara suatu kegiatan, itu berarti kita harus lebih belajar lagi demi penguatan diri dan organisasi.

4. Evaluasi menjadikan kita orang-orang mau bekerja sama dan sama-sama bekerja demi keberhasilan suatu program atau kepercayaan kepada kita.

5. Terima kasih semua yang telah terlibat dengan aktif dalam melaksanakan kegiatan PKSN 2023 ini dan telah ikut andil memberikan evaluasinya. 

Semoga bermanfaat.

Tuhan memberkati.

Atambua, 27.05.2023