MANAGEMENT FINANSIAL DAN CONTROL PADA PROYEK

Manajemen finansial merupakan proses untuk memperoleh dan mengelola sumber daya keuangan pada proyek, terutama pada penghasilan (revenue) dari sumber daya tersebut, dan menganalisa atau updating arus kas (cash flow) untuk proyek konstruksi yang lebih dari sekedar pengelolaan biaya.

Cash flow :

Cash flow atau arus kas adalah penggambaran jumlah kas masuk (penerimaan kas) dan jumlah kas keluar (pengeluaran kas) dalam suau periode tertentu. Rumus cash flow = cash in -cash out.

Jadwal Penerimaan :

Unsur utama dari cash flow adalah penerimaan, karena dari penerimaan atau rencana penerimaan yang ada, maka terjadilah kegiatan pengeluaran. Untuk proyek, realisasi penerimaan sangat ditentukan oleh cara pembayaran yang telah ditetapkan dalam surat perjanjian atau kontrak konstruksi.

Jadwal Pengeluaran :

Pedoman dasar bagi pengeluaran adalah rencana kegiatan kerja, dimana berpengaruh langsung. Sebagai contoh, bila kegiatan membesar maka pengeluaran membesar, namun hubungan tidak linear tergantung kebijakan pembiayaannya. Kebijakan operasional yang berkaitan dengan pengeluaran adalah :

1. 
   
2. Pembayaran secara tunai (cash)
   
3. Pembayaran dengan jangka waktu tertentu (credit)
   

JENIS PEMBIAYAAN PROYEK :

a. Biaya langsung, yang terdiri dari:
A. Biaya upah
B. Biaya material
C. Alat
D. Biaya-biaya langsung lainnya
b. Biaya tidak langsung
A. Biaya overhead kantor wilayah/cabang
B. Biaya overhead kantor pusat
c. Pajak-pajak

Kas Awal :

Pada umumnya setiap proyek memerlukan kas awal untuk dapat memulai kegiatannya. Walaupun proyek dengan fasilitas pembayaran uang muka sekalipun tetap memerlukan kas awal. Hal ini disebabkan cairnya uang muka memerlukan waktu, sehingga tidak mungkin cair sebelum dimulai. Kas awal yang disediakan untuk proyek, biasanya tidak terlalu besar, misalnya untuk pengeluaran pada bulan pertama (bulan-bulan awal).

KAS Akhir :
Kas akhir adalah kondisi kas pada akhir bulan dimana merupakan penjumlahan dari kas sesudah kas awal dan total finansial. Biasanya jumlah kas akhir ditetapkan nilai minimalnya, yang dipakai sebagai pedoman dalam kebijakan finansial.

Definisi-definisi keuangan dalam perusahaan kontraktor:
(1).Pendapatan
Pendapatan adalah nilai hasil kerja (prestasi) pelaksanaan proyek, yang telah diakui oleh Owner atau wakilnya berdasarkan kontrak, dinyatakan dengan nilai uang (sudah diterima dan/atau belum diterima).
(2).Biaya/Cost
Biaya adalah kewajiban perusahaan, yang harus dibayar kepada pihak – pihak yang terkait dgn hasil kerja (prestasi) pelaksanaan proyek, atau yang dibebankan, dinyatakan dengan nilai uang ( sudah dibayar dan/atau belum dibayar).
(3).Penerimaan
Penerimaan adalah sejumlah nilai uang yang telah diterima oleh Perusahaan secara tunai (cash) dalam kaitan dengan pekerjaan yang bersangkutan.
(4).Pengeluaran
Pengeluaran adalah sejumlah nilai uang yang telah dibayarkan oleh Perusahaan secara tunai (cash) kepada pihak-pihak yang terkait dalam rangka pelaksanaan pekerjaan yang bersangkutan.
(5).Piutang
Piutang adalah pendapatan yang belum diterima secara tunai (cash) oleh Perusahaan.
(6).Hutang
Hutang adalah biaya yang belum dibayarkan secara tunai oleh Perusahaan.
(7).Pekerjaan Dalam Pelaksanaan ( WIP )
Pekerjaan dalam pelaksanaan adalah Nilai pekerjaan yang telah dilaksanakan Perusahaan, tetapi belum dapat ditagihkan kepada Owner/Wakilnya (belum menjadi pendapatan).
(8).Likuiditas
Likuiditas adalah kemampuan untuk membayar semua kewajiban yang ada pada saat jatuh tempo, secara tunai.
(9).Rentabilitas
Rentabilitas adalah kemampuan menghasilkan laba atau kemampulabaan ( bisa tunai dan bisa tidak tunai).
(10).Pendapatan Lain-lain
Pendapatan yang diperoleh bukan dari kegiatan proyek. Misalkan: Proyek memperoleh pendapatan dari keuntungan menjual barang-barang milik proyek, keuntungan dari berubahnya nilai tukar mata uang, dll.
(11).Biaya Lain-lain
Biaya yang harus dibayar bukan dari kegiatan proyek.

FINANCIAL CONTROL
Pengendalian biaya merupakan langkah akhir dari proses pengelolaan biaya proyek, yaitu mengusahakan agar penggunaan dan pengeluaran biaya sesuai dengan perencanaan, berupa anggaran yang telah ditetapkan.

Agar suatu pengendalian biaya dapat terlaksana dengan baik, di samping pelakunya harus menguasai masalah-teknis serta tersedianya prosedur dan perangkat penunjang, dalam perusahaan ini diperlukan suatu suasana atau kondisi yang mendukung, antara lain:
- Sikap sadar anggaran, dimana berarti semua pihak penyelenggara proyek menyadari dampak kegiatan yang dilakukan terhadap biaya.
- Selalu berpikir untuk mencari alternatif yang dapat menghaslkan penghematan biaya.
Salah satu cara yang mendorong terciptanya suasana tersebut adalah mengkomunikasikan kepada pihak pimpinan dan mereka yang berkepentingan perihal penggunaan dana dan menekankan adanya area-area yang potensial dapat diperbaiki kinerjanya.

ADMINISTRATION & RECORDS
Pimpinan perusahaan dan proyek baik dari pihak kontraktor maupun owner menginginkan suatu laporan pengendalian biaya terkoordinasi dari waktu ke waktu secara periodik (laporan bulanan). Suatu laporan pengendalian biaya bulanan yang lengkap terdiri dari butir-butir berikut:
A. Bagian Naratif
Bagian ini menjelaskan suatu perubahan yang besar terhadap cost forecast yang dibuat pada bulan lalu. Bagian ini juga menjelaskan potensi persoalan-persoalan yang berkaitan dengan biaya dan langkah pembetulan untuk mengurangi dampak yang diakibatkan.
B. Uraian Singkat Biaya Proyek
Bagian ini merupakan uraian singkat biaya proyek atau project cost summary dan berisi data masing-masing cost item yang berkaitan dengannya.
C. Grafik dan Tabulasi
Menjelaskan trend pada saat laporan dan kurva kemajuan pekerjaan.
Secara garis besar, format laporan akan memuat cost item utama berikut data-data penting yang berkaitan dengannya, seperti:
- Anggaran atau control budget original
- Change order dan back charge yang disetujui bulan lalu
- Anggaran waktu ini (current control budget)
- Pengeluaran atau komitmen sampai saat laporan
- Prakiraan (forecast) biaya untuk pekerjaan yang tersisa
- Prakiraan biaya akhir proyek.

Semoga bermanfaat.

Edisi selanjutnya "Tipe Kontrak Pada Proyek"