Penerapan Knowledge Management pada Organisasi

Apakah Hubungan Knowledge Management dengan Organisasi ?

Organisasi merupakan sebuah hal yang selalu kita temui dalam kehidupan ini. Organisasi adalah sebuah wadah untuk sekumpulan orang yang bekerja sama secara rasional serta sistematis yang terpimpin atau terkendali untuk mencapai tujuan tertentu memanfaatkan sumber daya yang ada di dalamnya. Menurut J. William Schulze (1949)

Organisasi merupakan penggabungan dari orang-orang, benda-benda, alat-alat perlengkapan, ruang kerja dan segala sesuatu yang berkaitan dengannya, yang dikumpulkan dalam hubungan yang teratur dan efektif untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

Dimulai sejak duduk dibangku sekolah hingga nantinya lulus dan mulai bekerja kita sudah masuk kedalam Organisasi. Sebuah organisasi haruslah memiliki tujuan yang jelas, tujuan dan berbagai hal yang akan dilakukan nantinya akan tertuang pada visi dan misi organisasi.Dalam sebuah organisasi  pasti ada individu yang memiliki pengetahuan keahlian ataupun kinerja yang sangat baik dibandingkan dengan individu lainnya yang ada di dalam organisasi tersebut.  individu ini biasa disebut dengan Master performance. Seorang Master performance pasti memiliki kinerja ataupun pengetahuan yang lebih dibandingkan dengan individu lain dalam organisasinya pengetahuan tersebut tidak hanya didapat dari pembelajaran ataupun pelatihan yang diikutinya melainkan juga dari   pengalaman  saat menekuni bidangnya.  Pengetahuan yang dimiliki Master performance ini disebut sebagai Tacit Knowledge. Tacit knowledge merupakan pengetahuan yang masih ada di dalam pikiran seseorang dan belum dapat dipahami orang banyak.  Pengetahuan yang masih ada di dalam pikiran seorang Master performance ini harus dimanfaatkan oleh perusahaan atau organisasi tempatnya bekerja  sebagai bekal bagi penerus Master performance jika nantinya Ia pensiun.  Bagi seorang penerus dari Master performance  pasti akan membutuhkan waktu yang lama  untuk membentuk dirinya nya agar  dapat memiliki pengetahuan atau kinerja yang sama atau keahlian yang sama dengan Master performance sebelumnya. Oleh karena itu, sebuah organisasi atau perusahaan perlu mengubah atau mengelola  Tacit Knowledge yang dimiliki seorang Master performance menjadi Explicit Knowledge.  Explicit knowledge adalah pengetahuan yang sudah dalam bentuk nyata  sehingga orang lain dapat mempelajarinya. Proses Mengelola  tacit Knowledge menjadi Explicit Knowledge ini disebut sebagai   Knowledge Management atau Manajemen Pengetahuan. 

 Menurut Dalkir (2011:4) KM adalah sebuah koordinasi sitematis dalam sebuah organisasi yang mengatur sumber daya manusia, teknologi, proses dan struktur organisasi dalam rangka meningkatkan value melalui penggunaan ulang dan inovasi. Koordinasi ini bisa dicapai melalui menciptakan, membagi dan mengaplikasikan pengetahuan dengan menggunakan pengalaman dan tindakan yang telah diambil perusahaan demi kelangsungan pembelajaran organisasi.  

Menurut Rigby (2009) dalam buku Dalkir (2011:5-6), KM mengembangkan sistem dan proses untuk mendapatkan dan berbagi aset kepandaian. Ini meningkatkan generasi berdasarkan kegunaan, dapat dipertanggungjawabkan, dan informasi penuh arti, dan mencari agar meningkatkan kedua hal, individu serta kelompok belajar. Selain itu dapat memaksimalkan nilai dari sebuah dasar kepandaian organisasi melewati fungsi berbeda dan lokasi berbeda. KM mengatur bahwa keberhasilan bisnis berupa koleksi bukan produk tapi dasar pengetahuan khusus. Kepandaian adalah kunci yang akan memberikan daya saing perusahaan. 

Sehingga dapat disimpulkan bahwa Knowledge Management atau Manajemen Pengetahuan adalah suatu langkah-langkah sistematis dalam mengelola asset intelektual atau pengetahuan dan berbagai informasi dari individu atau perorangan dan organisasi untuk menciptakan keunggulan dalam bersaing dan memaksimumkan nilai tambah serta inovasi.

Unsur-unsur pada Knowledge Managemet atau Manajemen Pengetahuan

Terdapat dua unsur penting dalam penerapan Knowledge Management pada Organisasi, yaitu budaya organisasi dan struktur organisasi.

Menurut Elliot & O’Dell 1999 Organizational Culture didefiniskan sebagai nilai-nilai yang dianut oleh organisasi dalam upaya mencapai competitive advantage yang berkesinambungan. 

Oleh karena itu, pada sebuah organisasi perlu ditetapkan budaya yang sesuai sebagai salah satu upaya mendukung anggota oragnisasinya dalam menciptakan banyak pengetahuan baru dan mampu mendistribusikannya untuk memajukan organisasi. Budaya organisasi yang mengandung nilai kolaboratiff, kepercayaan, belajar, dan kepemimpinan akan memperlancar proses manajemen pengetahuan. 

Dalam sebuah organisasi, Struktur memaikan sebuah peran yang paling penting, yaitu menentukan tingkat keberhasilan dari proses inisiasi knowledge management. Struktur organisasi akan berpengaruh terhadap cara mereka beroperasi dan tentu akan mempengaruhi pula cara bagaimana pengetahuan diciptakan.

Fungsi dari Knowledge Management

Menurut Frappaolo dan Toms (Dewiyana, 2006) fungsi dari Knowledge Management, yaitu:

1. Intermediation, dapat didefinisikan sebagai peran perantara transfer pengetahuan antara penyedia pengetahuan dengan pencari pengetahuan. peran tersebut dimaksudkan untuk mencocokan kebutuhan pencari dengan sumber pengetahuan secara maksimal.
2. Externalization, merupakan transfer pengetahuan dari pikiran pemiliknya ke tempat penyimpanan (repository) eksternal, dengan cara yang efisien.
3. Internalization, adalah pengambilan pengetahuan dari tempat pemyimpanan eksternal dan menyaring pengetahuan tersebut untuk disediakan kepada para pencari.
4. Cognition, yaitu fungsi suatu sistem untuk membuat suatu keputusan yang didasarkan pada ketersediaan pengetahuan.
5. Measurment, yaitu kegiatan KM untuk mengukur, memetakan, dan menkuantifikasi pengetahuan korporat dan performance dari solusi Knowledge Management.

Manfaat penerapan Knowledge Management pada Organisasi

Knowledge Management atau Manajemen Pengetahuan merupakan salah satu hal yang sangat penting bagi suatu organisasi. Dengan Knowledge Management diharapkan organisasi tersebut dapat berkembang dengan pesat. Sehingga berikut ini adalah manfaat dari penerapan Knowledge Management pada suatu organisasi,

• Meningkatkan layanan pada organisasi
• Meningkatkan efisiensi pada proses dan cara kerja
• Menghemat kebutuhan biaya dan waktu
• Meningkatkan aset pengetahuan
• Meningkatkan kemapuan beradaptasi
• Meningkatkan produktifitas anggota organisasi

Contoh penerapan Knowledge Management pada suatu Organisasi

E-Learning pada Telkom

(https://digitallearning.telkom.co.id/)

Digital Learning Telkom (https://digitallearning.telkom.co.id/)

Dunia digital dan teknologi sangatlah berkembang dengan cepat dan pesat sehingga memberikan dampak yang signifikan kepada hampir seluruh aspek kehidupan termasuk dalam bidang pendidikan. Salah satu contoh dampak perkembangan teknologi pada bidang pendidikan adalah E-Learning atau sebuah laman elektronik untuk menimba ilmu. E-learning bukan hanya dimanfaatkan oleh pendidikan formal seperti sekolah, universitas, dan lainnya melainkan dimanfaatkan pula oleh organisasi maupun perusahaan dengan tujuan memberikan pengetahuan baik kepada karyawan atau anggota organisasi dan juga kepada khalayak umum. Pemberian sarana untuk menyalurkan informasi dan pengetahuan ini diharapkan dapat menjadi salah satu upaya dalam meningkatkan kualitas kinerja dari organisasi atau perusahaan tersebut. Salah satu perusahaan yang memanfaatkan teknologi e-learning ini adalah Telkom. 

Pada e-learning telkom disediakan berbagai macam fitur yang dapat dimanfaatkan untuk belajar oleh para karyawannya. Diantaranya adalah fitur Mandatory Learning: Etika dan Kepatuhan Karyawan. Fitur ini berisikan tentang barbagai macam pembelajaran wajib bagi para karyawannya terutama tentang etika dan kepatuhan karyawan. Selain fitur ini terdapat pula banyak fitur lainnya seperti Online Sharing Session, Cognitium Video, SOP Digital Learning, Katalog Digital Learning, dan lain sebagainya. 

Dengan adanya digital learning telkom telah berusaha memaksimalkan pemanfaatan dan penerapan knowledge management pada perusahaannya. Hal ini dilakukan dengan harapan dapat mengembangkan dan terus memperkaya pengetahuan serta kinerja para karyawannya agar terus berinovasi menciptakan banyak pengetahuan baru lagi nantinya.

Saya Yodha Nandini , seorang Mahasiswa S1 di prodi Teknologi Pendidikan Universitas Negeri Jakarta, dengan nomor induk mahasiswa 1101618058. Artikel ini ditulis untuk memenuhi Tugas Ujian Tengah Semester dari mata kuliah Manajemen Sistem Informasi . Terima kasih telah membaca artikel yang saya buat ini. 

Sumber Referensi

Nurmoslim, Arilla. 2018. Artikel BINUS Univesity: 5 Alasan Kenapa Knowledge Management Diperlukan 

Hartanto, L. S. (2009). IDENTIFIKASI KESIAPAN PENERAPAN KNOWLEDGE MANAGEMENT PADA PERGURUAN TINGGI Studi terhadap Faktor Pemberdaya (Enablers) Knowledge Management. Jumal Ekonomi dan Bisnis VoL XV No.2 September 2009.

Riad, M. (2020, September 03). Knowledge Management (Pengertian, Fungsi, Komponen, Jenis, Level dan Siklus). Retrieved from KajianPustaka.com: https://www.kajianpustaka.com/2020/09/Knowledge-Management.html

Antariksa, Y. (n.d.). Manfaat Knowledge Management atau Manajemen Pengetahuan bagi Bisnis Perusahaan. Retrieved from PAKAR KINERJA SUMBER DAYA MANUSIA: https://pakarkinerja.com/manfaat-knowledge-management-atau-manajemen-pengetahuan-bagi-bisnis-perusahaan/