Demak, (9/7). Sejauh ini, masih banyak masyarakat yang kurang memperhatikan pentingnya pengelolaan arsip keluarga dirumah. Hal ini disebabkan karena pemikiran masyarakat bahwa frekuensi penggunaan arsip keluarga yang rendah dan tidak ada pemahaman lebih terhadap pengelolaan arsip. Seiring perkembangan teknologi pengelolaan arsip bukan hanya sebatas manual lagi, melainkan pengelolaan secara digital. Namun sayangnya, banyak masyarakat yang mengabaikan pentingnya digitalisasi arsip keluarga dan beberapa warga mengeluh saat ingin membutuhkan arsipnya untuk urusan administrasi seperti mendaftarkan anaknya sekolah.
"Saya merasa kesulitan mencari berkas-berkas untuk kelengkapan persyaratan daftar ulang sekolah anak saya, dokumen tercecer dimana-mana bahkan kartu keluarga pun hampir rusak karena ga disimpan dengan baik" ungkap salah satu warga Bintoro.
Dalam rangka mengurangi permasalahan ini terjadi Mahasiswa KKN Tim 2 Universitas Diponegoro, membuat program "Sosialisasi dan Pelatihan Digitalisasi Arsip Keluarga". Program ini juga merupakan implementasi disiplin keilmuan yang didapat mahasiswa selama berkuliah di jurusan Informasi dan Hubungan Masyarakat Konsentrasi Kearsipan. Kemudian kegiatan ini diikuti oleh Ibu-Ibu PKK sejumlah 17 orang dari berbagai RT/RW. Adapun materi sosialisasi yang diberikan meliputi: menjelaskan pengertian arsip, menjelaskan pengertian arsip keluarga, menyebutkan contoh-contoh arsip keluarga, menjelaskan pengertian digitalisasi dan menjelaskan tahapan sederhana digitalisasi arsip keluarga.
Mahasiswa menyampaikan aplikasi sederhana yang dapat digunakan untuk digitalisasi adalah CamScanner sebuah aplikasi yang dapat membantu untuk melakukan proses scan dokumen dan pengelolaan hasil scan. Penggunaan CamScanner ini sangat mudah dan praktis, jika ingin scan dokumen cukup klik lambang kamera yang ada di pojok bawah dan hasil scan dokumen yang dihasilkan sangat jernih dan mudah dibaca. Dalam rangka temu balik arsip yang cepat, tepat dan efektif, disarankan menggunakan google drive sebagai media penyimpanan hasil alih media arsip yang sudah dilakukan sebagaimana penjelasan diatas. Google drive merupakan media penyimpanan baik itu gambar tektual, audiovisual ataupun rekaman suara. Melalui google drive anggota keluarga dirumah dapat mengakses arsip-arsip secara elektronik apabila sewaktu-waktu diperlukan baik itu keperluan daftar sekolah/kuliah, administrasi ataupun pembayaran.
Setelah sesi sosialisasi, dilanjutkan kegiatan pelatihan yang mana mahasiswa mempraktikkan terlebih dahulu tahapan digitalisasi menggunakan handphone dengan sampel beberapa arsip. Lalu mahasiswa mengarahkan kepada Ibu-Ibu PKK membuka aplikasi CamScanner dan melakukan alih media pada arsipnya masing-masing. Sembari mahasiswa mengarahkan, mahasiswa juga menerangkan beberapa hal penting yang perlu diperhatikan dalam scan arsip yaitu: arsip harus bersih dan rapi (tidak terlipat), berada tempat/ruangan yang terang dan aman dari gangguan anak kecil.
"Saya sangat senang dengan Ibu-Ibu yang hadir dalam kegiatan ini, terlihat sangat antusias dan tidak terlalu ribet dalam mengarahkannya sekali coba langsung paham dan bisa. Hasil digital arsipnya pun jernih, bisa terbaca dan sesuai dengan prosedur kearsipan. Good job!" Tutur Yahya Muhaimin.
Diakhir sesi mahasiswa membagikan poster dan Buku Saku Sederhana yang berjudul "Digitalisasi Arsip Keluarga" buku saku ini merupakan prototype produk yang dirancang sendiri oleh mahasiswa yang berisikan tahapan sederhana dalam melakukan digitalisasi arsip keluarga di rumah.
