Sumber Daya Manusia menjadi sangat penting karena hal inilah yang akan menggerakkan usaha Anda sehari-hari nantinya. Bila Anda memulai usaha ini sendirian mungkin tidak akan terlalu jadi masalah. Tapi, kalau Anda merekrut pegawai dalam usaha Anda, maka Anda harus memperhatikan masalah kepribadian dan kemampuannya. Kalau pegawai Anda akan berhadapan langsung dengan pelanggan Anda, pilihlah orang yang sopan dan ramah. Bagaimana, sih, lika-liku merekrut dan mengelola pegawai?
Sebagai pelaku usaha maka Anda harus berani menempatkan diri sebagai pemimpin usaha itu. Ketika usaha berkembang pengusaha juga membutuhkan karyawan dan biasanya pengusaha menginginkan karyawan yang sudah ‘jadi’. Karena itulah ketika mencari karyawan sebaiknya tulislah 6-7 kriteria, baru dicari calon yang memenuhi. Tapi yakinlah tidak bisa 100% semua syarat tersebut dipenuhi, maka harus diambil prioritas kriteria yang paling utama. Kekurangan beberapa kriteria itu merupakan tanggung jawab pimpinan untuk membinanya.
Begitu pentingnya peran karyawan dalam memberikan pelayanan, sehingga banyak para pengusaha yang berpendapat bahwa mereka harus menjual 20 % produk, sisanya menjual pelayanan. Sektor pelayanan ini sangat berhubungan erat dengan emosi pelanggan, kalau produknya bagus ditambah dengan pelayanan yang ramah, cepat dan efisien, maka dijamin konsumen akan loyal dengan produk kita. Sebaliknya, karyawan yang jutek tak hanya membuat pembeli kapok dan malas melakukan transaksi tetapi juga enggan untuk kembali lagi ke tempat usaha semula. Sementara bagi pemilik usaha, ia kehilangan kesempatan menuai keuntungan akibat sikap karyawan yang minus terhadap konsumen. Padahal sesuai dengan pepatah lama, yang menganggap seorang pembeli adalah raja mewajibkan pemilik usaha untuk memberikan service sebaik mungkin kepada pelanggannya.
Merekrut karyawan ternyata tak semudah metromini mengangkut penumpang di halte. Sebab, ada beberapa langkah yang harus dilalui selama proses perekrutan tersebut. Memang, itu bukan patokan mati. Sebab, semuanya tergantung dari keinginan Anda. Mau pilih simpel atau konsisten melalui semua tahap.
Menambah karyawan bisa terjadi secara mendadak. Bisa karena ada order besar yang datang tiba-tiba, ada pekerjaan baru di perusahaan, kebutuhan regenerasi untuk menjaring wajah-wajah baru, hingga karena karyawan yang mengundurkan diri mendadak. Nah, daripada pesanan terbengkalai, merekrut karyawan anyar adalah sebuah pilihan.
Ada beberapa hal yang tampaknya perlu kita cermati ketika akan menggaet pegawai baru :
1. Merekrut orang harus sesuai dengan sifat, misalnya minat bekerja di restoran tapi tidak mau melayani orang dan susah tersenyum tentu tidak cocok. Jadi bukan hanya skill, tapi attitude juga harus disesuaikan dengan bisnisnya. Wajah cantik dan ganteng saja tidak cukup. Sebagai pemilik perusahaan, kita juga perlu karyawan yang mengantongi sederet persyaratan yang kita ajukan. Tujuan utama dari proses perekrutan dan seleksi ini adalah untuk mendapatkan orang yang tepat di bidangnya agar mereka mampu bekerja secara optimal. Memang, kedengarannya sederhana dan sangat simpel. Namun, sejatinya proses tersebut sangat kompleks, memakan waktu lama, dan biayanya besar. Sudah begitu, tidak ada jaminan bahwa si calon karyawan itu benar-benar sesuai dengan keinginan si pengusaha. Ini ibarat berjudi bagi pengusaha.
2. Karena bisnis UKM itu skalanya kecil maka interaksi dengan pemilik tinggi, maka harus ada kecocokan sifat. Kalau merekrut kalangan keluarga belum tentu cocok sifatnya, malahan kita kadang tidak bisa membedakan hubungan profesional dengan kekerabatan. Kecuali anak yang bisa membantu. Karyawan ini bisa dicari lulusan sekolah kejuruan.
3. Setelah merekrut dan mengembangkan keahlian, perlu memperhatikan leadership atau kepemimpinan karyawan. Karena semakin besar perusahaan, maka harus ada level selanjutnya yang diserahi sebagian pengelolaan perusahaan, dan kepemimpinan karyawan ini harus dilatih benar. Pemegang pekerjaan harus tahu tugasnya secara tepat.
4. Imbal jasa dengan menerapkan open management sangat bagus bagi usaha UKM, dimana karyawan tahu seberapa besar keuntungan perusahaan sehingga meningkatkan sense of belonging atau rasa memiliki perusahaan.
- Menyewa Tenaga Kontrak.
Ada kalanya, perusahaan harus mendapatkan karyawan tambahan dalam periode waktu tertentu. Hal ini biasanya karena ada order besar, atau pesanan produk yang harus selesai pada waktu tertentu. Salah satu jalan yang ditempuh pengusaha adalah mencari karyawan kontrak atau pekerja yang dibayar harian atau mingguan bahkan ada yang dibayar berdasarkan produk yang diselesaikan. Misalnya pengusaha katering yang mendapatkan order di luar kemampuan karyawan tetapnya atau pengusaha souvenir yang menerima banyak order yang harus diselesaikan segera.
Menyewa tenaga kontrak cukup menguntungkan kedua belah pihak. Si tenaga kontrak bisa mendapatkan pengalaman, uang, dan kesempatan untuk belajar di perusahaan tersebut. Sebaliknya, pengusaha juga merasa terbantu dengan tenaga lepas yang sudah mempunyai pengetahuan dasar di bidangnya dan tak perlu repot menggaji bulanan.
- Cara Merekrut Karyawan
Umumnya, para pengusaha pasti akan menyebarkan informasi bahwa bisnis yang sedang dijalankannya sedang membutuhkan tenaga tambahan. Menjaring wajah baru bisa melalui beragam cara. Contohnya, melalui iklan, perusahaan pencari tenaga kerja, lembaga pendidikan, organisasi buruh, dan sebagainya. Perusahaan juga memilih lebih dari satu metode, tergantung dari situasi dan kondisi yang terjadi saat itu. Mana yang lebih efektif?
Dengan pertimbangan tertentu, beberapa pengusaha mengaku lebih suka mengambil tenaga kerja dari lingkungan sekitar mereka. Salah satu pertimbangannya, lokasi dan keamanan perusahaan. Jika karyawan bermukim di belasan bahkan puluhan kilometer dari tempatnya bekerja, tentu saja akan menggerus upah untuk ongkos transportasi. Apalagi perusahaan yang buka 24 jam dan menerapkan sistem kerja berdasarkan shift, bila tidak didukung oleh tenaga kerja dari lingkungan sekitar tentu akan kerepotan saat mereka bekerja di shift malam.
Beberapa pengusaha juga mencari karyawan hasil rekomendasi dari sahabat dan kerabat terdekat. Informasi dari mulut ke mulut, juga biasanya lebih tepat sasaran, karena kualitas dan kriteria sudah terbukti dan ada penjamin dari si pemberi rekomendasi. Sebab, mau tak mau si pemberi rekomendasi ikut bertanggung jawab dengan kinerja si pekerja. Selain itu, ongkosnya lebih ngirit, karena tidak mengeluarkan biaya untuk beriklan di koran.
- Menentukan Kriteria
Apa yang perlu diperhatikan soal kualifikasi pegawai? Banyak pengusaha UKM yang tak mengharuskan karyawannya mengantongi ijazah perguruan tinggi. Siapapun orangnya, asal punya keistimewaan dan keterampilan di bidangnya, bekerja bagus, mau belajar, jujur, dan loyal itu sudah cukup. Yang diutamakan keahlian ketimbang pendidikan formal.
Karakter karyawan juga perlu. Persoalan karakter ini jadi penting, terutama untuk pekerjaan yang berhubungan dengan uang. Misalnya, untuk bagian penagihan atau keuangan. Jika si karyawan tukang tilap, tagihan bisa “hilang mendadak” karena duitnya dipakai duluan.
Bagi pengusaha di bidang pelayanan atau jasa seperti bengkel motor mobil, selain keterampilan, prestasi di bangku sekolah juga menjadi ukuran. Biasanya dicari lulusan sekolah menengah kejuruan (SMK yang dulu bernama STM). Selain itu, calon karyawan juga melalui tes psikologi, tes IQ, tes teknis, dan tes wawancara. Penetapan syarat yang sedemikian itu ternyata tak melunturkan minat para pelamar.
- Merencanakan Pelatihan
Setelah mendapat karyawan baru, yang harus dipikirkan kemudian ialah melatihnya. Ada yang menyebutnya sebagai masa magang karyawan, atau masa kontrak. Tujuannya untuk mengenalkan dan memahamkan karyawan baru terhadap bidang yang akan mereka geluti. Kendati penting, sejumlah perusahaan meniadakan kegiatan ini.
Bagi pengusaha, pelatihan ini bisa menjadi titik awal menilai kinerja karyawan. Umumnya, ada eveluasi di setiap periode tertentu. Pengusaha berhak menilai perilaku, tanggung jawab, penghargaan terhadap pekerjaan, absensi, dan kompetensi. Jika sesuai dengan standar, artinya karyawan berhak untuk tinggal di perusahaan tersebut. Sebaliknya, calon karyawan harus rela cabut karena dinyatakan tidak lulus.
Menurut pengalaman para pengusaha, tak sulit menentukan si karyawan anyar berhak menjadi karyawan tetap atau tidak. Kita cukup melihat performa selama enam bulan hingga satu tahun. Jika selama menjalani masa percobaan si calon karyawan tersebut tidak pernah mendapat peringatan, teguran, atau tidak melakukan kesalahan, berarti si pengusaha tidak salah pilih orang.
Berikut ada beberapa tips singkat untuk perusahaan agar dapat memotivasi karyawannya :
- Atasan harus memberikan arahan yang jelas sehingga karyawan tidak akan kebingungan. Jika karyawan tidak tahu apa saja yang harus dikerjakan, maka bagaimana karyawan tersebut bisa termotivasi?
Taktik harian perlu diarahkan oleh atasan untuk karyawan bisa bekerja sesuai dengan strategi perusahaan. Atasan harus mampu menyusun dan mengelola aktivitas yang harus dilakukan karyawan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Jika arahan dari sang atasan kurang jelas, karyawan akan menunda-nunda pekerjaan karena bingung dalam melaksanakan tugas apa yang selanjutnya mesti dilaksanakan dengan segera. Seorang karyawan yang bingung akan tidak termotivasi untuk bekerja.Maka dari itu, seorang atasan yang baik adalah atasan yang tegas dalam memberikan arahan, mengingatkan prioritas, dan menetapkan tujuan dengan urutan prosedur kerja yang jelas bagi para karyawannya.
2. Karyawan harus mengetahui secara kongkrit apa target yang diharapkan perusahaan kepadanya. Karyawan mesti berfokus pada apa yang bisa diraihnya daripada ketakutan-ketakutannya.
Misalnya, jika perusahaan memberikan target penjualan yang tinggi kepada seorang sales person, maka dia harus fokus pada apa yang dia bisa lakukan semaksimal mungkin untuk mencapai target tersebut. Dan jangan berfokus pada ketakutan akan kegagalan dalam mencapai target tersebut atau ketakutan akan penolakan oleh prospek. Sales person tersebut akan lebih termotivasi jika dia berfokus pada berapa banyak telpon dan presentasi kepada prospek yang dia bisa lakukan. Tentunya sebanyak-banyaknya yang dia bisa dalam sehari. Jika dalam sehari maksimal dia bisa menelpon atau presentasi kepada 10 orang maka dia harus lakukan itu tanpa perlu memikirkan kegagalan atau penolakan. Setiap hari 10 kali (dalam contoh ini). Tidak lupa juga untuk selalu memperbaiki kualitas pembicaraan di telpon dan mutu presentasinya semaksimal mungkin.
Dengan selalu memikirkan tujuan yang positif seperti jumlah pasti yang bisa diusahakan/dikerjakan daripada ketakutan akan hal yang tak pasti seperti kegagalan, maka semangat bekerja karyawan akan selalu berkobar. Karyawan menjadi termotivasi tinggi.
3. Menjaga tingkat motivasi karyawan dengan menjaga tingkat keyakinannya dalam menyelesaikan pekerjaannya sesuai arahan dan target yang telah diberikan atasan.
Hal ini dilakukan dengan memberikan fasilitas, sarana dan prasarana yang mendukung pekerjaan sang karyawan. Perusahaan harus mempersenjatai karyawan dengan perangkat dan peralatan yang memadai. Motivasi karyawan akan terjun bebas jika karyawan merasa terhambat dengan dukungan yang kurang dari perusahaan.
Keyakinan karyawan juga dijaga dengan memberikan tugas-tugas yang sesuai dengan keahliannya. Tugas-tugas yang cukup menantang sehingga tidak membosankan tapi juga tidak terlalu sulit sehingga mustahil dikerjakan dengan tingkat keahlian yang dimiliki oleh karyawan. Praktik pengelolaan SDM perusahaan yang terbaik adalah dengan menempatkan karyawan sesuai dengan tingkat keahliannya. Selanjutnya setelah menempatkan karyawan pada posisi kerja atau jabatan yang tepat, tetapkanlah sasaran-sasaran kerja yang tidak terlalu mudah tetapi akan mengembangkan penguasaan keahlian sang karyawan. Pekerjaan yang membosankan akan menurunkan tingkat motivasi karyawan. Sedangkan pekerjaan yang terkesan terlalu sulit akan meniadakan motivasi karyawan tersebut. Tingkat tantangan yang optimal sesuai dengan keahlian yang dimiliki akan menciptakan suatu kondisi ideal dalam bekerja yang disebut dengan teori flow.
Maka, sesuaikanlah pekerjaan karyawan agar selalu menantang bagi keahliannya namun tidak berat membebani mentalnya. Sehingga karyawan akan memasuki kondisi flow, dimana waktu tidak terasa karena karyawan menjadi termotivasi dan berkonsentrasi penuh pada pekerjaannya. Dalam kondisi ini, kinerja yang dihasilkan akan menjadi sangat produktif.
Dan, terakhir, jangan lupa agar membuat karyawan bersyukur dan bangga bekerja di dalam perusahaan yang selalu memberikan pengakuan serta penghargaan. Ciptakan sistem remunerasi yang adil, bonus yang proporsional, kemajuan karir yang bagus berkat pelatihan yang memadai. Jangan lupa juga untuk mencukupi kebutuhan asuransi, pensiun, serta fasilitas pinjaman untuk karyawan.
Sebagai tambahan, buatlah keadaan yang menyenangkan di kantor, adakan acara yang bersifat kekeluargaan serta menyehatkan, kegiatan yang membuat karyawan merasa bermakna bagi lingkungan, dan yang terpenting adalah membangun hubungan kerja yang harmonis antara bawahan dengan atasan. Tanamkan kepedulian pribadi yang personal karena mayoritas karyawan merasa jatuh motivasinya dan ingin pindah pekerjaan, akibat relasi yang kurang baik dengan atasannya. Istilahnya: benci sama bos
