Penahanan Ijazah Karyawan Baru adalah Bentuk Kegagalan Sistem Rekrutmen dan Sistem Employee Retention Perusahaan

Pada tahun 2005 ketika penulis baru lulus dari perkuliahan dan diterima sebagai karyawan disebuah perusahaan, HRD Manajer perusahaan tersebut mengharuskan penulis untuk memberikan Ijazah asli S1 penulis untuk disimpan oleh perusahaan selama penulis bekerja di perusahaan tersebut. Ketika itu penulis masih lugu dan begitu saja menyetujui dan menyerahkan ijazah kepada HRD Manajer tanpa memikirkan akibatnya. 

Setelah beberapa bulan penulis bekerja, penulis mengamati betapa tingginya turn over karyawan dan betapa kurang nyamannya lingkungan kerja di perusahaan sehingga dapat diambil kesimpulan bahwa kebijakan perusahaan untuk menahan ijazah karyawan adalah untuk mempersulit karyawan untuk mengundurkan diri dan penulis mengamati setiap karyawan yang sudah tidak tahan dengan kondisi lingkungan kerja dan memilih untuk mengundurkan diri prosesnya selalui dipersulit termasuk ketika penulis menyatakan tidak akan melanjutkan kontrak kerja yang akan berakhir.

Setelah 14 tahun berlalu penulis mengamati praktek penahanan ijazah masih berlangsung sampai saat ini dan sebagian besar alasannya hampir sama agar karyawan tidak gampang mengundurkan diri. UU No 13 tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan tidak mengatur secara detail tentang penahanan ijazah, maka self control dari calon karyawan terhadap isi dari perjanjian kerja sangat diperlukan khususnya calon karyawan yang masih fresh graduate. 

Sebagian besar perusahaan menggunakan asas kebebasan berkontrak dan kesepakatan kedua belah pihak untuk membenarkan hal ini. Mari kita lihat apakah makna dari kebebasan berkontrak, menurut pasal 1338 KUHPerdata menyatakan bahwa perjanjian yang dibuat secara sah oleh para pihak berlaku sebagai undang-undang bagi mereka yang membuatnya, maka secara hukum para pihak wajib memenuhi isi perjanjian yang telah disepakati itu. Namun kita harus juga menyimak pasal lain yang berkaitan yaitu pasal 1320 KUHPerdata mengenai syarat sah nya perjanjian yaitu :

• Kesepakatan mereka yang mengikatkan diri, para pihak yang membuat perjanjian setuju mengenai materi dan hal-hal yang diperjanjikan tanpa adanya paksaan, penipuan, dan kekhilafan;
• Kecakapan untuk membuat suatu perikatan, para pihak dianggap cakap untuk membuat perjanjian mengenai syarat kecakapan bisa dilihat di pasal 1330 KUHPerdata;
• Suatu pokok persoalan tertentu, dalam perjanjian objek yang diperjanjikan harus jelas;
• Suatu sebab yang tidak dilarang, artinya tidak boleh memperjanjikan hal-hal yang dilarang dan/atau bertentangan dengan undang-undang.

Pada sebagian besar keadaan calon karyawan yang sangat membutuhkan pekerjaan mau tidak mau dan terpaksa menerima syarat penahanan ijazah karena apabila mereka menolak klausa ini maka mereka tidak akan diterima menjadi karyawan.

Seperti penulis jelaskan diatas bahwa UU No. 13 tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan memang tidak mengatur mengenai hal ini namun penulis mendapatkan informasi bahwa dua kepala daerah yaitu Gubernur Jawa Tengah mengeluarkan Surat Edaran Gubernur Jawa Tengah Nomor 560/00/9350 tanggal 23 November 2016 tentang Penahanan Ijazah Pekerja oleh Perusahaan dan Gubernur Jawa Timur mengeluarkan Perda No 8 Tahun 2016 tentang Penyelenggaraan Ketenagakerjaan untuk mencegah praktek penahanan ijazah terjadi diwilayah pemerintahan mereka.

Ini adalah sebuah terobosan yang baik dilakukan oleh kepala daerah untuk melindungi pekerja, namun belum dapat dipastikan apakah kedua aturan tersebut benar-benar dilaksanakan oleh pihak perusahaan.

Di jaman sekarang ini penahan ijazah dengan tujuan untuk mengurangi turn over adalah cara terburuk yang dilakukan oleh perusahaan untuk mempertahankan karyawannya, perusahaan harus memperbaiki berbagai macam sistem Human Resources Cycle dalam organisasinya terutamanya sistem rekrutment dan retention karyawan karena dua hal ini sangat berkaitan erat dengan turn over karyawan. 

Rekrutmen adalah jalan pertama bagi perusahaan dan calon karyawan saling bertemu maka bagi penulis perusahaan harus memastikan beberapa hal ini dalam sistem rekrutmennya:

• Mempublikasikan job vacancy yang menarik dan informatif, perusahaan harus memastikan materi dari job vacancy memuat job position, job requirements, dan job expectation yang jelas dan menarik, latar belakang perusahaan, employee proposition value, dan aktivitas sosial perusahaan dapat dicantumkan agar dapat menarik minat calon karyawan;
• Memanfaatkan referral staff dari internal perusahaan, seorang karyawan dengan kualitas A pasti akan merekomendasikan kenalannya yang hampir bisa dipastikan memiliki kualitas yang sedikitnya sama dengan dirinya, seorang karyawan yang merasa senang dengan lingkungan perusahaan pasti akan merekomendasikan tempat kerjanya;
• Membuka program magang, selain dapat membantu pihak pelajar dan/atau mahasiswa dan pihak sekolah dan/atau universitas, perusahaan juga terbantu dengan adanya tenaga kerja tambahan yang dapat diidentifikasikan sebagai calon karyawan dimasa depan;
• Menggunakan behavioral interview question untuk mendapatkan jawaban yang elaborative dari kandidat, persiapkan susunan pertanyaan yang fit dengan job position dan job requirements dari kandidat. Sangat penting juga untuk memberikan pelatihan cara interview kepada pada user atau line manager;
• Pastikan proses interview sesuai dengan jadwal, termasuk mendapatkan follow up dari user atau line manager.

Penulis sangat yakin apabila perusahaan merekrut kandidat yang tepat dari awal maka itu sudah awal yang baik dan akan mengurangi resiko karyawan baru akan mengundurkan diri dalam waktu singkat.

Hal lain yang harus dipastikan oleh perusahaan adalah perusahaan harus dapat menetapkan kompensasi dan tunjangan yang setimpal untuk karyawan, dari pengamatan penulis perusahaan yang menahan ijazah biasanya mereka memberikan kompensasi dan tunjangan yang jauh dari standar pasar, jadi salah satu cara untuk menahan karyawan lebih lama adalah dengan menahan ijazahnya. 

Untuk itulah peninjauan kompensasi dan tunjangan secara berkala  wajib dilakukan oleh perusahaan karena harus kita sadari motivasi setiap orang untuk bekerja adalah untuk mendapatkan penghasilan yang layak.

Memberikan kesempatan untuk mengembangkan diri dan karirnya adalah faktor terbesar lain yang membuat karyawan betah diperusahaan maka itu menerapkan sistem evaluasi kerja yang efektif akan sangat berdampak positif agar tercipta komunikasi yang baik antara karyawan dan atasan, untuk menggali aspirasi karir karyawan, untuk mengidentifikasi pekerjaan yang lebih menantang, dan tentu saja agar karyawan bisa mendapatkan penghargaan dari perusahaan atas jerih payah pekerjaannya. Penulis yakin apabila tercipta hubungan yang baik dengan karyawan maka turn over akan otomatis berkurang.

Beberapa perusahaan atau organisasi ada yang berpendapat ketika kami sudah melakukan itu semua dan karyawan masih bersikeras untuk mengundurkan diri padahal sudah banyak biaya yang diinvestasikan oleh perusahaan khususnya misalnya ketika perusahaan membuat program Management Trainee dimana tidak sedikit biaya yang dikeluarkan. 

Pertama kita bisa lihat apakah jenis hubungan kerja dengan karyawan apabila itu adalah hubungan kerja waktu tertentu aturannya sudah jelas siapa yang memutuskan ditengah perjanjian maka yang bersangkutan harus membayar sisa kontrak yang ada, perusahaan juga dapat membuat perjanjian terpisah dengan karyawan ketika harus mengeluarkan biaya yang tidak sedikit melalui pendidikan, pelatihan, ataupun magang keluar negeri, biasanya kita mengharuskan karyawan mengikuti ikatan dinas selama periode waktu tertentu diperusahaan apabila melanggar maka karyawan harus membayar biaya yang telah diinvestasikan oleh perusahaan secara pro rata tidak perlu sampai harus memberlakukan penahanan ijazah. 

Perusahaan tidak hanya harus memikirkan bagaimana image perusahaan namun juga bagaimana perusahaan dapat bertanggung jawab dalam menjaga keamanan ijazah tersebut, sejauh mana tanggung jawab perusahaan apabila ijazah tersebut hilang atau terbakar ketika ada musibah.

Diperlukan kedewasaan dari pihak perusahaan dan calon karyawan untuk mencegah praktik penahan ijazah ini berlangsung, serta komitmen pengawasan dari pihak Disnaker setempat juga harus lebih gencar karena tidak jarang perusahaan yang menerapkan penahanan ijazah ini adalah perusahaan besar dan ternama bahkan beberapa instansi pemerintah.