Penyusunan Master Plan TI: Mandiri atau Bersama Konsultan?

Mungkin sering terdengar oleh praktisi IT ketika pihak manajemen perusahaan yang mungkin belum memahami esensi Master Plan TI (MPTI) mengatakan mengapa tidak kita susun sendiri MPTI perusahaan kita? Toh kita yang paling tahu proses bisnis kita. Atau justru mungkin sebaliknya, ada praktisi IT yang sering ditanya oleh pihak manajemen, kenapa kita harus mengerjakan sendiri MPTI? Kenapa tidak kita percayakan saja kepada ahlinya? Toh, kita kurang menguasai hal itu dan kita juga punya uang.

(Baca lebih dulu tentang MPTI: Master Plan TI dan Perannya dalam Menunjang Keberhasilan Implementasi TI)

Jadi yang satu, pihak manajemennya ingin penyusunan MPTI dikerjakan sendiri, mungkin karena pertimbangan biaya dan lain-nya. Sedang yang satunya, pihak manajemen ingin MPTI dikerjakan oleh konsultan yang memang fokus dan ahli di bidang itu, sehingga hasilnya pun maksimal.

Mana yang paling benar?

Tidak ada yang paling benar. Harus dilihat konteksnya di tiap perusahaan dulu.

 

Menyusun secara mandiri

Diantara kelebihan menyusun MPTI secara mandiri adalah tidak adanya biaya untuk konsultan. Walaupun sebenarnya jika ingin dihitung secara teliti, bisa jadi memang tidak ada biaya konsultan, namun tetap timbul biaya minimal cost untuk effort yang diberikan oleh karyawan internal ketika menyusun MPTI. Ingat, bahwa penyusunan MPTI melibatkan seluruh departemen. Sehingga memungkinkan karyawan di departemen lain itu harus menyisihkan waktunya untuk mengerjakan pekerjaan yang bukan rutinitasnya. Hal ini bukan tidak mungkin menimbulkan biaya, seperti biaya lembur, insentif tim dan lainnya. Belum lagi intangible costyang muncul jika MPTI tersebut gagal diterapkan. Padahal sudah capek-capek mengerjakan berminggu-minggu, eh hanya berakhir di laci saja. Namun, penyusunan MPTI secara mandiri ini biasanya memang dianggap tidak ada biaya oleh pihak manajemen karena yang dilihat hanya biaya konsultan saja.

Kelebihan lainnya antara lain jadwal penyusunan menjadi fleksibel karena tidak tergantung dengan kontrak konsultan. Namun kelebihan ini bisa jadi bumerang jika tidak hati-hati. Karena hal ini juga bisa menimbulkan molornya pengerjaan MPTI.

Adapun beberapa konsekuensi yang timbul karena menyusun sendiri MPTI antara lain perusahaan memerlukan SDM yang fokus dalam proses penyusunan MPTI. Karena menyusun MPTI ini benar-benar menguras tenaga. Betapa tidak? Kita harus teliti “mengorek-ngorek” proses bisnis agar dapat di-capture secara benar proses, kondisi idel, dan masalahnya, untuk kemudian dicari solusinya.

Penyusunan secara mandiri juga bisa menimbulkan masalah jika ada kendala komunikasi antara personel TI, user, dan pihak manajemen. Jika tak ada yang menengahi, maka komunikasi bisa berantakan. Misal, orang departemen TI menganggap user (departemen lain) tidak paham proses, sedang user tidak bisa fokus dalam menyusun MPTI karena tumpukan pekerjaan hariannya, semakin diperparah oleh pihak manajemen yang hanya bisa menuntut deadline tanpa mempertimbangkan masalah-masalah yang di bawah. Runyam kan? Hal ini terjadi karena biasanya ada kultur perusahaan yang mana tim kurang respect ketika hanya dipimpin oleh orang dalam. Mereka lebih mendengar jika yang ngomong itu orang luar (baca: konsultan).

Padahal, apabila terjadi permasalahan dalam mengkomunikasikan kebutuhan antara personel TI, user, dan pihak manajemen, maka MPTI yang disusun pun akhirnya tidak tepat. Berakibat pada sulitnya terimplementasi atau bahkan hanya menjadi dokumen tebal pengganjal meja :D

Oh iya… Yang tak kalah pentingnya untuk dipahami adalah untuk menyusun MPTI yang komperehensif diperlukan SDM dengan pengalaman dan mungkin memerlukan sertifikasi tertentu (seperti Audit IT, COBIT, ISO dan lainnya). Sertifikasi-sertifikasi seperti itu yang biasanya belum dimiliki personel TI di perusahaan yang IT maturity masih menengah ke bawah. Skill spesifik dan sertifikasi seperti itu memang kadang diperlukan ketika menghadapi kasus-kasus ketika menyusun MPTI.

Menyusun bersama konsultan

Dari yang saya tahu, menyusun MPTI bersama konsultan ini setidaknya bisa dibagi menjadi dua metode. Ini dilihat dari lingkup kerjanya ya... Yang pertama, pihak konsultan lebih banyak action, mulai dari identifikasi proses, tujuan, masalah, kultur, dan lainnya. Hasil dari itu kemudian mereka olah menjadi rumusan-rumusan solusi. Singkatnya, konsultan lebih banyak kerja dan berinisiatif. Biasanya yang begini biayanya lebih mahal. Lalu yang kedua, antara konsultan dan pihak tim internal bisa dibilang fifty-fifty. Biasanya konsultan hanya meng-guide langkah-langkah dalam mengidentifikasi proses, tujuan, masalah dan lainnya. Dari guide yang diberikan itu, tim internal melakukan langkah-langkah sesuai arahan yang kemudian menghasilkan hasil idenfitikasi. Dari situ, konsultan mulai mengambil peran lebih besar, karena mereka lebih banyak memberikan solusi-solusi terhadap hasil identifikasi. Hal ini wajar, karena konsultan tersebut memang dibayar karena pengetahuannya yang kita anggap lebih mumpuni. Hehe…

Metode mana pun yang Anda pilih, pastikan dipahami konsekuensinya, terutama dalam hal biaya. Karena beda metode, beda biaya.

Kelebihan dalam membangun MPTI bersama konsultan antara lain konsultan memiliki SDM yang fokus mengerjakan hal itu dan (mungkin) sudah berpengalaman. Bahkan biasanya disertai  kompetensi-kompetensi terkait yang tersertifikasi (seperti sertifikasi Audit TI, COBIT, ISO, ITIL dan lainnya).

Disamping itu, komunikasi user, personel TI dan pihak manajemen menjadi relatif mudah, karena ada perusahaan yang berkultur biasanya karyawan dan pihak manajemen akan lebih mendengarkan konsultan dibanding karyawan internal…hehe…

Namun perlu dipahami juga konsekuensi mengerjakan MPTI bersama konsultan. Antara lain, memerlukan biaya untuk membayar konsultan, walau sebenarnya biaya tersebut tergantung kompleksitas proses bisnis perusahaan. Skala perusahaan juga menentukan besar kecilnya biaya. Pembatasan lingkup kerja konsultan juga sangat berpengaruh terhadap biaya.

Selain itu, bekerja dengan konsultan benar-benar harus disiplin terhadap jadwal, karena jangka waktu kontrak kerja konsultan ada batasnya. Jangan sampai konsultan sudah profesional tepat waktu, namun justru dari tim internal lah yang menyebabkan molornya project penyusunan MPTI.

Kembali ke pertanyaan awal, lalu mana yang paling baik?

Ya seperti jawaban di awal :D

Bahwa tidak ada solusi yang paling pas untuk semua kondisi.

Kenali dulu proses bisnis kita, lingkungan kerja kita, kultur, karakter manajemen, dan tentunya ketersediaan BIAYA. Jangan sampai kita berharap muluk-muluk dengan menginginkan MPTI yang lengkap dan meng-cover semua proses bisnis kita yang ternyata sangat kompleks, namun tidak mau keluar biaya. Padahal sumber daya manusia yang ada terbatas. Atau sebaliknya, menyediakan biaya super besar, padahal proses bisnisnya sederhana dan sumber daya manusianya memadai untuk disusun sendiri.

Lalu apa faktor dalam menentukan apakah MPTI disusun internal atau bersama konsultan?

Antara lain ketersediaan SDM. Kita lihat apakah secara kompetensi dan waktu memang ada. Baik kompetensi IT, pemahaman proses bisnis maupun kompetensi dalam tata kelola perusahaan.

Lalu budaya komunikasi. Maksudnya apakah komunikasi antar departemen lancar dan baik. Begitu juga komunikasi antara pihak manajemen dengan pihak bawahannya juga baik dan lancar. Jika pihak manajemen diisi orang-orang yang tidak mau mendengar pendapat bawahan, maka menyusun MPTI secara mandiri justru akan membawa banyak masalah.

Selanjutnya yaitu kompleksitas proses bisnis. Kenali benar-benar seberapa besar kompleksitas proses bisnis di perusahaan Anda. Perusahaan jasa ekspedisi tentu berbeda kompleksitasnya dengan perusahaan produsen kopi yang memiliki beberapa anak usaha retail. Semakin besar kompleksitasnya, maka semakin besar pula kemungkinan Anda membutuhkan jasa konsultan, apalagi jika faktor SDM internal kurang mendukung.

Cash flow. Nah ini faktor yang sangat penting (walau bukan yang terpenting). Mau bekerja sama dengan konsultan tapi ternyata hutang perusahaan menumpuk, gaji dibayar telat, dan masalah-masalah lainnya. Bahkan penyusunan secara mandiri pun membutuhkan biaya, walau tidak sebanyak jika bersama konsultan. Minimal biaya cetak dokumen, lembur, insentif tim, dan lainnya.

Dari faktor-faktor itu kemudian dibawa ke dalam focus group discussionyang di dalamnya terdiri dari semua departemen beserta pihak manajemennya. Lalu diformulasikan sehingga lahir keputusan langkah dalam penyusunan MPTI tersebut. Apakah mandiri, atau menggandeng konsultan.

Ada yang mau sharing ilmu? Silakan.

Surabaya, 7 Oktober 2015

“Ikatlah ilmu dengan tulisan”