Adapun beberapa konsekuensi yang timbul karena menyusun sendiri MPTI antara lain perusahaan memerlukan SDM yang fokus dalam proses penyusunan MPTI. Karena menyusun MPTI ini benar-benar menguras tenaga. Betapa tidak? Kita harus teliti “mengorek-ngorek” proses bisnis agar dapat di-capture secara benar proses, kondisi idel, dan masalahnya, untuk kemudian dicari solusinya.
Penyusunan secara mandiri juga bisa menimbulkan masalah jika ada kendala komunikasi antara personel TI, user, dan pihak manajemen. Jika tak ada yang menengahi, maka komunikasi bisa berantakan. Misal, orang departemen TI menganggap user (departemen lain) tidak paham proses, sedang user tidak bisa fokus dalam menyusun MPTI karena tumpukan pekerjaan hariannya, semakin diperparah oleh pihak manajemen yang hanya bisa menuntut deadline tanpa mempertimbangkan masalah-masalah yang di bawah. Runyam kan? Hal ini terjadi karena biasanya ada kultur perusahaan yang mana tim kurang respect ketika hanya dipimpin oleh orang dalam. Mereka lebih mendengar jika yang ngomong itu orang luar (baca: konsultan).
Padahal, apabila terjadi permasalahan dalam mengkomunikasikan kebutuhan antara personel TI, user, dan pihak manajemen, maka MPTI yang disusun pun akhirnya tidak tepat. Berakibat pada sulitnya terimplementasi atau bahkan hanya menjadi dokumen tebal pengganjal meja :D
Oh iya… Yang tak kalah pentingnya untuk dipahami adalah untuk menyusun MPTI yang komperehensif diperlukan SDM dengan pengalaman dan mungkin memerlukan sertifikasi tertentu (seperti Audit IT, COBIT, ISO dan lainnya). Sertifikasi-sertifikasi seperti itu yang biasanya belum dimiliki personel TI di perusahaan yang IT maturity masih menengah ke bawah. Skill spesifik dan sertifikasi seperti itu memang kadang diperlukan ketika menghadapi kasus-kasus ketika menyusun MPTI.
Menyusun bersama konsultan
Dari yang saya tahu, menyusun MPTI bersama konsultan ini setidaknya bisa dibagi menjadi dua metode. Ini dilihat dari lingkup kerjanya ya... Yang pertama, pihak konsultan lebih banyak action, mulai dari identifikasi proses, tujuan, masalah, kultur, dan lainnya. Hasil dari itu kemudian mereka olah menjadi rumusan-rumusan solusi. Singkatnya, konsultan lebih banyak kerja dan berinisiatif. Biasanya yang begini biayanya lebih mahal. Lalu yang kedua, antara konsultan dan pihak tim internal bisa dibilang fifty-fifty. Biasanya konsultan hanya meng-guide langkah-langkah dalam mengidentifikasi proses, tujuan, masalah dan lainnya. Dari guide yang diberikan itu, tim internal melakukan langkah-langkah sesuai arahan yang kemudian menghasilkan hasil idenfitikasi. Dari situ, konsultan mulai mengambil peran lebih besar, karena mereka lebih banyak memberikan solusi-solusi terhadap hasil identifikasi. Hal ini wajar, karena konsultan tersebut memang dibayar karena pengetahuannya yang kita anggap lebih mumpuni. Hehe…
Metode mana pun yang Anda pilih, pastikan dipahami konsekuensinya, terutama dalam hal biaya. Karena beda metode, beda biaya.
Kelebihan dalam membangun MPTI bersama konsultan antara lain konsultan memiliki SDM yang fokus mengerjakan hal itu dan (mungkin) sudah berpengalaman. Bahkan biasanya disertai kompetensi-kompetensi terkait yang tersertifikasi (seperti sertifikasi Audit TI, COBIT, ISO, ITIL dan lainnya).
Disamping itu, komunikasi user, personel TI dan pihak manajemen menjadi relatif mudah, karena ada perusahaan yang berkultur biasanya karyawan dan pihak manajemen akan lebih mendengarkan konsultan dibanding karyawan internal…hehe…
Namun perlu dipahami juga konsekuensi mengerjakan MPTI bersama konsultan. Antara lain, memerlukan biaya untuk membayar konsultan, walau sebenarnya biaya tersebut tergantung kompleksitas proses bisnis perusahaan. Skala perusahaan juga menentukan besar kecilnya biaya. Pembatasan lingkup kerja konsultan juga sangat berpengaruh terhadap biaya.
Selain itu, bekerja dengan konsultan benar-benar harus disiplin terhadap jadwal, karena jangka waktu kontrak kerja konsultan ada batasnya. Jangan sampai konsultan sudah profesional tepat waktu, namun justru dari tim internal lah yang menyebabkan molornya project penyusunan MPTI.
