Kerja yang Tersistem, Berawal dari Pikiran Sistemik

Oleh. Purwalodra

Pada tulisan terdahulu, saya mencoba membahas tentang kemungkinan kita mampu melaksanakan atau menyelesaikan tugas-tugas kita dalam sebuah organisasi, baik yang berorientasi profit maupun sosial, dengan memahami bagaimana cara kerja kita secara sistemik. Karena itu, penting bagi kita sebagai seorang karyawan atau apapun, dalam rangka menyelesaikan pekerjaan kita sesuai kemampuan, guna mencapai visi dan misi organisasi yang sudah ditetapkan. Pada tulisan berikut, saya masih mencoba membahas bagaimana kita memiliki kemampuan untuk bekerja secara sistemik dari sudut pandang yang berbeda. 

Mungkin kita sudah memahami, bahwa bekerja secara sistemik adalah pendekatan yang penting dalam menghadapi situasi atau masalah yang kompleks dalam sebuah organisasi. Namun, ada beberapa hambatan yang dapat menghalangi kemampuan kita, sebagai karyawan untuk bisa bekerja secara sistemik. Pemahaman yang tidak memadai tentang sistem, resistensi terhadap perubahan, dan kurangnya dukungan atau kerjasama dari unit-unit kerja lainnya akan menjadi hambatan umum, yang akan kita dihadapi. Mengapa hambatan itu muncul ? berikut ini penjelasan dan dampak yang ditimbulkannya,

• Pemahaman yang tidak memadai tentang sistem. Salah satu hambatan utama adalah kurangnya pemahaman yang memadai tentang sistem. Jika seseorang tidak memahami bagaimana unit-unit kerja dalam suatu sistem berinteraksi dan saling mempengaruhi, maka seorang karyawan mungkin akan kesulitan untuk menganalisis situasi secara lebih luas (holistic). Pemahaman yang dangkal tentang sistem dapat membatasi keefektifan dalam melihat hubungan yang kompleks antara unit-unit kerja yang ada dalam suatu organisasi. Akibatnya, tindakan atau keputusan yang diambil mungkin hanya menyelesaikan masalah sementara atau bahkan memperburuk situasi secara keseluruhan. Tanpa pemahaman tentang sistem, ada risiko pengambilan tindakan yang tidak terkoordinasi atau penyelesaian masalah yang tidak efektif.
• Resistensi (penolakan) terhadap perubahan. Bekerja secara sistemik seringkali melibatkan perubahan dalam suatu sistem, baik dalam struktur, proses, atau pola pikir kita sebagai karyawan. Namun, resistensi terhadap perubahan adalah hambatan yang umum terkait dengan bekerja secara sistemik. Orang mungkin merasa tidak nyaman atau takut menghadapi perubahan yang tidak biasa bagi mereka. Akibatnya, perubahan yang diperlukan untuk meningkatkan sistem guna mencapai hasil yang lebih baik bisa terhambat. Perubahan bisa ditolak atau diabaikan, sehingga memperlambat atau bahkan menghentikan kemajuan. Resistensi terhadap perubahan juga bisa menciptakan ketegangan dan konflik dalam lingkungan kerja, menghambat kerjasama dan pencapaian bersama.
• Kurangnya dukungan atau kerjasama dari unit-unit terka terkait. Kerja secara sistemik seringkali melibatkan kerjasama antara berbagai pemangku kepentingan yang terlibat dalam sistem. Namun, kurangnya dukungan atau kerjasama dari unit-unit kerja yang ada, merupakan hambatan lain yang bisa muncul. Mungkin ada ketidaksiapan untuk berbagi data atau informasi, kurangnya komunikasi yang efektif, atau ketidakmampuan untuk bekerja sama secara harmonis. Akibatnya, kolaborasi terganggu dan kesempatan untuk mencapai solusi yang berkelanjutan atau optimal menjadi sangat terbatas. Tanpa dukungan dan kerjasama yang memadai, implementasi tindakan atau keputusan yang berkaitan dengan bekerja secara sistemik mungkin tidak mampu mencapai hasil yang diharapkan.

Jadi, hambatan bekerja secara sistemik bisa mengakibatkan beberapa akibat yang merugikan, anytara lain: keputusan yang tidak efektif, solusi yang tidak berkelanjutan, penyelesaian masalah yang sementara, atau konflik dan ketegangan dalam lingkungan kerja. Namun, penting untuk diingat bahwa hambatan-hambatan ini dapat diatasi melalui upaya yang tepat, seperti peningkatan pemahaman tentang sistem, manajemen perubahan yang efektif, dan upaya untuk membangun kerjasama dan dukungan yang lebih baik.

Memahamkan Kerja Secara Sistem 

Bekerja secara sistemik adalah keahlian yang penting bagi karyawan dalam menghadapi tugas dan pekerjaan yang semakin hari semakin kompleks. Ketika karyawan dapat memahami sistem di tempat kerja dan melihat suatu situasi secara luas, mereka dapat mengidentifikasi masalah dengan lebih efektif dan mencari solusi yang lebih baik. Namun, memahamkan karyawan agar mereka dapat bekerja secara sistemik, akan menjadi tugas yang tidaklah ringan. Beberapa langkah dan upaya yang dapat diambil untuk membantu karyawan memahami dan bekerja secara sistemik, antara lain :

• Berikan pelatihan dan edukasi. Langkah pertama adalah memberikan pelatihan dan edukasi kepada karyawan tentang konsep dasar sistem dan pendekatan sistemik. Jelaskan kepada mereka elemen-elemen yang ada dalam sistem organisasi, bagaimana mereka saling terhubung, dan bagaimana mereka mempengaruhi satu sama lain. Bantu karyawan memahami bahwa situasi atau masalah yang dihadapi bukanlah hal yang terisolasi, tetapi merupakan bagian dari jaringan yang kompleks.
• Berikan contoh-contoh nyata. Sistem yang ada di tempat kerja dapat menjadi abstrak bagi karyawan, terutama jika mereka tidak melihat hubungan langsung antara elemen-elemen tersebut. Oleh karena itu, berikan contoh-contoh nyata tentang bagaimana setiap elemen dalam sistem berinteraksi dan memengaruhi satu sama lain. Misalnya, jika ada tantangan yang berkaitan dengan komunikasi antar unit kerja, jelaskan bagaimana kurangnya komunikasi tersebut dapat mempengaruhi kinerja keseluruhan organisasi.
• Libatkan karyawan dalam pemecahan masalah. Untuk membantu karyawan memahami dan bekerja secara sistemik, libatkan mereka dalam proses pemecahan masalah. Ajak mereka untuk berpartisipasi aktif dalam mengidentifikasi masalah, menganalisis akar penyebab, dan mencari solusi. Dalam proses ini, ajak karyawan untuk melihat masalah secara menyeluruh dan mempertimbangkan berbagai faktor yang mempengaruhi situasi tersebut.
• Fasilitasi kolaborasi dan komunikasi. Bekerja secara sistemik seringkali melibatkan kerjasama dan kolaborasi antara berbagai pemangku kepentingan. Fasilitasi komunikasi dan kerjasama yang baik di antara karyawan untuk memastikan bahwa mereka dapat saling berbagi informasi dan berkolaborasi dengan lancar. Dukung budaya kerja yang mendorong pemikiran sistemik dan pengambilan keputusan berdasarkan analisis yang komprehensif.
• Berikan umpan balik dan evaluasi. Seringkali, karyawan tidak menyadari akibat dari tindakan atau keputusan mereka terhadap sistem yang lebih besar. Berikan umpan balik secara teratur kepada karyawan tentang dampak dan hasil dari tindakan mereka. Evaluasi kinerja dan proyek secara menyeluruh, dan tunjukkan bagaimana tindakan karyawan dapat memengaruhi sistem secara keseluruhan.

Jadi, dalam memberikan pemahaman agar karyawan dapat bekerja secara sistemik, konsistensi dan kesabaran menjadi sangat penting. Proses ini mungkin membutuhkan waktu, terutama jika karyawan tidak terbiasa bekerja dalam sistem kerja yang kompleks. 

Dengan memberikan pelatihan, contoh nyata, melibatkan karyawan dalam pemecahan masalah, mendukung kolaborasi, dan memberikan umpan balik, maka karyawan akan memiliki pemahaman yang lebih mendalam tentang sistem dan dapat meningkatkan keterampilan mereka dalam bekerja secara sistemik. Ketika karyawan mampu berfikir sistemik, lantas terimplementasi dalam cara mereka bekerja, maka karyawan lebih mudah mengoptimalkan kinerjanya, menciptakan solusi yang berkelanjutan, dan mendorong kesuksesan organisasi secara keseluruhan ?! Wallahun A'lamu Bishshawwab.

Bekasi, 11 Agustus 2023.