Contoh uraian informasi pada deskripsi tersebut sudah memenuhi unsur 4W, yaitu tokoh adalah Presiden Sukarno, peristiwa adalah foto bersama dengan para anggota kabinet, lokasi adalah di Istana Negara, Jakarta dan waktu adalah 1 Agustus 1953.
Akan tetapi, arsiparis perlu berusaha meningkatkan kualitas deskripsi dengan mencari tokoh-tokoh lain yang ada di dalam setiap foto. Bukan hanya tokoh utama seperti presiden atau wakil presiden melainkan tokoh lainnya seperti para menteri, anggota dewan, pimpinan militer, kepala daerah, ataupun istri dari para tokoh-tokoh tersebut. Jika dilihat pada contoh foto di atas, maka deskripsi dengan kualitas baik adalah dengan menyebutkan nama semua menteri yang ada. Hal ini sangat berguna bagi masyarakat untuk mendapatkan informasi yang lebih lengkap dalam setiap foto.
Untuk mencari tahu identitas para tokoh yang ada, selama ini arsiparis mencari secara manual, di antaranya dengan menggunakan buku yang sezaman, seperti contoh di bawah ini:
Buku ini menjadi salah satu sumber untuk menentukan nama tokoh ketika mendeskripsi arsip foto periode 1954. Tentunya arsiparis harus berkali-kali membuka buku tersebut. Sebuah pekerjaan yang menyita waktu dan membutuhkan kecermatan tinggi. Selain buku, salah satu sumber pencarian dan verifikasi nama tokoh adalah menggunakan mesin pencarian di internet.
Pekerjaan deskripsi foto kemudian terkendala dengan lamanya pencarian nama tokoh tersebut. Oleh karena itu dibutuhkan pemanfaatan kecerdasan buatan, dalam hal ini face recognition untuk mempercepat proses penemuan nama-nama tokoh. Kemudian, apa yang harus dilakukan oleh seorang arsiparis dalam proses pengembangan kecerdasan buatan face recognition ini? Jawabannya adalah menyusun sebuah database identitas tokoh. Jika tidak ada database, face recognition tidak akan bisa bekerja. Contoh database yang bisa dibuat secara manual:
Semakin banyak contoh foto yang ditampilkan dalam database, maka semakin akurat face recognition bekerja. Selanjutnya, database nama-nama tokoh yang disusun oleh arsiparis akan masuk dalam ke sebuah sistem dan masuk ke dalam Big Data. Perkembangan Big Data dapat dimanfaatkan oleh machine learning sehingga menjadi faktor kesuksesan pemanfaatan kecerdasan buatan di ranah praktis seperti face recognition.
Jika proses ini sudah berjalan, maka arsiparis tidak perlu lagi mencari nama tokoh melalui buku-buku yang ada tetapi cukup melakukan pemindaian foto (jika belum dalam bentuk digital), kemudian mesin yang bekerja menentukan identitas tokoh yang ada di dalam foto tersebut. Hal ini akan menyingkat waktu pekerjaan dan membuat deskripsi lebih akurat.
