Sistem Digital Juga Saling Berkomunikasi dan Update Status

Mendapat reminder tagihan rutin padahal sudah membayar? Kok bisa ya, padahal sekarang jaman otomatisasi. Harusnya kalau sudah bayar tidak perlu ada reminder tagihan lagi. Idealnya sih begitu. Tetapi kenyataannya?

Ada kemungkinan bagian admin belum menyelesaikan tugasnya menandai data-data pelanggan yang sudah membayar sementara bagian penagihan juga harus melakukan tugasnya. Maka terjadilah seperti itu. 

Data pembayaran terpisah sendiri, sementara data tagihan belum di-update. Komunikasi antar bagian terlihat kurang nyambung. Itu kalau jaman dulu, jaman belum menggunakan komputer, dan segala sesuatunya masih dicatat manual. Atau sudah menggunakan komputer tetapi hanya sekedar pindah catatan dari kertas/buku ke komputer words atau excel.

Di jaman digital juga sama, pekerjaan itu tidak hilang. Hanya saja prosesnya tidak dilakukan manual tetapi dapat dilakukan dengan proses komputer alias dirobotkan. Tetapi kok tidak otomatis terupdate?

Ada beberapa kemungkinan mengapa data pembayaran dan data penagihan seperti tidak saling terhubung atau tidak sinkron.

sumber: automationprimer.com

Proses komputer dibagi-bagi ke dalam modul-modul terpisah yang (seharusnya) saling berkomunikasi dan saling terhubung. 

Ibarat puzzle yang terpisah-pisah namun di satu titik mereka dapat disatukan membentuk informasi sesuai kebutuhan. 

Dalam contoh kasus mengenai pembayaran tagihan rutin ini, setidaknya ada modul penagihan dan modul pembayaran. Modul tagihan berisi data-data pelanggan, periode penagihan, tanggal jatuh tempo, jumlah tagihan, dan status pembayaran. 

Data-data itu dihasilkan dari data pelanggan, data kontrak, dan riwayat pembayaran sebelumnya. Sementara status pembayaran pada bulan penagihan berjalan, pada awalnya adalah kosong atau ditandai "belum lunas".

Data pembayaran berasal dari hasil pembayaran pelanggan, yang saat ini dapat dilakukan dengan berbagai metoda. Misalnya transfer manual, auto debet rekening tabungan, auto debet kartu kredit, atau membayar dengan uang tunai dengan cara datang langsung ke kantor penyedia jasa. 

Modul pembayaran diperuntukkan untuk menampung data pembayaran. Pelanggan mungkin tidak secara langsung berinteraksi dan menggunakan modul pembayaran ini, karena mereka bisa saja melakukan pembayar via bank melalui metoda-metoda yang disebutkan diatas. Tetapi pasti ada integrasi antara bank dengan modul pembayaran perusahaan penyedia jasa. Sehingga kedua institusi itu mendapatkan data sesuai dengan kepentingan mereka dan juga mencatat sesuai tata cara pembukuan mereka. 

Bank mendapatkan data transaksi keluar masuk dari rekening pembayar ke rekening terbayar dan mencatatnya sebagai transaksi pemindah bukuan antar rekening. Sementara penyedia jasa, sebagai perusahaan terbayar, mendapatkan data pembayaran berdasarkan nomor pelanggan.

Data penagihan dan data pembayaran bisa saja terpisah dalam arti dicatat dalam dua buku atau file yang berbeda. Hal ini biasanya untuk menyederhanakan pencatatan, karena ada data penagihan yang tidak berkaitan secara langsung dengan pembayaran, begitupun sebaliknya. 

Sebagai contoh, informasi metoda pembayaran mungkin tidak diperlukan pada modul penagihan. Sementara informasi penagihan seperti nama penanggung jawab pembayaran tidak diperlukan dalam modul pembayaran. Jadi masing-masing modul akan mencatat sesuai keperluannya saja. Tetapi kedua data tersebut dapat digabungkan dan saling melengkapi.

Data yang penting untuk modul penagihan adalah status pembayaran. Logikanya, status pembayaran yang tadinya berstatus belum bayar, harus berganti menjadi "lunas" ketika pelanggan melakukan pembayaran. Namun karena, istilahnya, buku pencatatannya terpisah, maka proses itu tidak terjadi secara langsung. Harus ada proses sinkronisasi data antara kedua modul tersebut. 

Istilahnya kedua modul harus saling berkomunikasi supaya bisa update status. Data pembayaran harus mengupdate data penagihan sehingga status pembayaran berubah menjadi "lunas", dan ketika saatnya memberikan reminder pembayaran kepada pelanggan, sistem hanya akan membaca data dengan status belum lunas saja.

Proses sinkronisasi ini bisa saja dibuat otomatis, begitu terdeteksi ada pembayaran maka sistem langsung mengganti status tagihan pelanggan bersangkutan menjadi "lunas". Namun karena beberapa pertimbangan, misal kemungkinan pembayaran dibatalkan oleh bank, maka proses itu tidak diatur untuk terjadi secara otomatis, tetapi menunggu beberapa hari untuk meyakinkan pembayaran diterima dengan benar oleh pihak penyedia jasa.

Jadi jika Anda mendapat reminder untuk segera membayar tagihan padahal sudah membayar, ada kemungkinan daftar reminder keluar duluan daripada proses sinkronisasi data. Bukan berarti antar bagian tidak saling berkomunikasi tetapi bisa jadi ada kondisi-kondisi yang membuat proses itu tidak dapat dilakukan secara otomatis.

Pada dasarnya semua modul dalam sebuah sistem, meski dibuat terpisah-pisah, tetap harus saling berkomunikasi dan terhubung. Ibarat sebuah perusahaan dengan berbagai departmen di dalamnya. Meskipun terpisah-pisah tetapi tetap saling berkomunikasi sesuai tugasnya masing-masing dan saling terhubung untuk mencapai tujuan perusahaan. (VRGultom)