Kemampuan MS Excel yang Dahsyat Namun Tetap Harus Hati-Hati

MS Excel, aplikasi yang merupakan bagian dari Microsoft Office, yang sering digunakan oleh orang-orang yang pekerjaannya berhubungan dengan laporan-laporan keuangan, katanya. Memang bagian keuangan lebih banyak bekerja dengan table-table berisi angka, grafik, hitungan, dan berbagai analisa keuangan.

Namun pada dasarnya MS Excel dapat digunakan oleh siapa saja untuk keperluan model bisnis apapun. Yang harus dimengerti adalah bahwa MS excel dibuat berbasis table. Walaupun dapat dipakai untuk mengetik sebuah cerita, namun fungsi excel lebih kepada menyimpan dan memanipulasi data, bukan untuk mengetik paragraph.

Jika kita berbicara table, tentunya ada kolom dan ada juga baris. Nah disitulah data-data dapat disimpan, berdasarkan kolom dan baris. Contohnya data mahasiswa universitas ABC yang disimpan dalam bentuk table sebagai berikut:

contoh table

Kemampuan menyimpan data oleh MS Excel pun cukup besar, dan dapat dipisah-pisahkan per worksheet/lembar kerja, namun tetap dalam satu file.

Excel juga memiliki kemampuan untuk import dan export data dari/ke table-table dalam database atau text file yang juga disimpan dalam bentuk kolom dan baris.

MS Excel  yang sangat powerful untuk dipakai bekerja dengan angka ini memiliki berbagai kemampuan untuk analisa mulai dari yang paling sederhana, seperti mencari nilai rata-rata, menjumlahkan angka dalam satu kolom atau table, sampai yang komplek misal memproyeksikan angka-angka dengan metoda tertentu, seperti yang sering dipakai untuk melakukan forecast budget. 

Membuat grafik tren berdasarkan angka-angka, misalnya tren penjualan berdasarkan data selama periode tertentu. Dan masih banyak lagi analisa-analisa berdasarkan data yang dapat dilakukan menggunakan excel.

Dari segi tampilan pun dapat disesuaikan dengan kebutuhan.

Melihat dan menganalisa data yang "terlalu" banyak tentu menjadi tantangan tersendiri bagi pengguna. Untungnya excel dilengkapi dengan fitur-fitur untuk menampilkan data sesederhana mungkin, mudah dibaca, dan dianalisa.

Contoh fitur untuk mengatur tampilan dan akses yaitu fitur freeze panes, yang memudahkan pengguna untuk tetap dapat melihat kolom atau baris yang berlaku untuk semua data, meskipun pengguna melakukan scroll ke kiri/kanan atau atas/bawah.

Fitur untuk menentukan format data akan mempermudah pengguna ketika mengetikan sesuatu dan menghindari kesalahan, juga menjadi lebih manusiawi bagi yang melihat. 

Contoh format angka dalam jutaan, miliaran, tentunya akan lebih mudah dibaca jika dibuat dalam format angka dengan koma atau titik. Format tanggal dibuat dalam bentuk format tanggal pendek atau panjang, sesuai kebutuhan, dst.

Warna-warna pun dapat dimainkan untuk membuat tampilan data lebih mudah dibaca dan dimengerti. Grouping data untuk memudahkan pengelompokan data agar lebih mudah dibaca, dst.

Dan hampir semua fitur tersebut dapat diprogram untuk bekerja secara otomatis. Hanya perlu mengerti formula-formula dan metoda-metoda yang berlaku dalam excel. Otomatis dalam arti menggunakan formula untuk memanipulasi data, sehingga ketika data diedit (tambah, ubah, hapus), secara otomatis hasil perhitungannya pun akan berubah.

Contoh: Untuk menjumlahkan satu baris/kolom data, dapat menggunakan formula "SUM" yang ditaruh di sebuah sel (cell) sehingga ketika terjadi perubahan data, jumlahnya akan langsung berubah.

Tidak perlu menghapal semua formula yang ada pada MS Excel karena terlalu banyak. Asalkan Anda tahu apa yang Anda butuhkan, maka Anda dapat mencari bantuan lewat menu "help" atau mesin pencari seperti "Google".

Dan semakin sering Anda menggunakan Excel, otomatis Anda akan hapal formula-formula dan metoda-metoda yang sering Anda gunakan.

Fungsi yang lebih rumit lagi, mungkin adalah pemrograman makro. Biasanya untuk dapat menggunakan fungsi ini, sedikitnya pengguna harus mengerti dasar-dasar pemrograman. 

Pemrograman makro digunakan untuk melakukan perhitungan komplek yang tidak dapat dilakukan hanya dengan formula-formula standard yang ada pada excel. Namun menurut saya, tanpa pemrograman makro pun, fungsi dasar MS Excel sangat bisa diandalkan.

Seperti telah disebukan diatas, MS Excel memiliki kemampuan untuk meng-export data dan laporan kedalam format file lain seperti text file, pdf sebagai format yang paling umum dipakai. Kemampuan ini tentu memudahkan pembuatan laporan untuk dikirim via email dan siap untuk dipakai dalam presentasi.

Data-data yang sudah diolah juga dapat di-export   kedalam database dua dimensi seperti Oracle, Sql Server, MySql, dll,  yang biasanya dipakai untuk pengolahan data selanjutnya.

Namun demikian, MS Excel juga memiliki kekurangan yang disebabkan oleh human error, yang kemungkinannya cukup tinggi. Berbeda dengan aplikasi database yang sudah diberi pengaman dibagian-bagian yang diperlukan, untuk mengurangi human error. 

Untuk mengatasi hal ini, sebaiknya dibuat petunjuk yang jelas tentang template yang dibuat dalam MS Excel. Apalagi jika Anda bekerja dalam team, sehingga semua orang dapat mengerti bagaimana SOP setiap worksheet. Belum lagi jika tidak sengaja data dan formula-formula didalam MS Excel terhapus , mungkin itulah yang dinamakan musibah.