KKN BTV 3 UNEJ Kelompok 2: Pelatihan Digital dan Manual Manajemen Keuangan Usaha pada Wirausahawan Keripik

BERITA DESA MINGGU KETIGA

Vivin Dian Kartikasari (180910301029)

Program Pemberdayaan Wirausaha Masyarakat Terdampak Covid-19

DPL: Nanang Tri Haryadi, SP., MSc

A. Digital dan Manual Manajemen Keuangan Usaha

Seiring berkembangnya ilmu pengetahuan, teknologi dan informasi yang merambah pada seluruh dunia, penggunaan metode digital dalam berbagai aktivitas kehidupan khususnya dunia bisnis seringkali dilakukan dan menjadi trend tersendiri untuk dipelajari. Tidak jarang banyak usaha/bisnis yang membutuhkan tenaga ekstra dalam pengelolaan pemasaran serta keuangan setiap harinya. 

Tidak hanya mengenai digital marketing, dalam setiap usaha perlu juga mengenal tentang digital manajemen keuangan usaha. Digital Manajemen Keuangan Usaha merupakan bentuk manajemen atau pengaturan dan pengelolaan keuangan usaha melalui media digital yang dapat dipelajari secara lanjut menggunakan smartphone maupun media elektronik lainnya.

Digital Manajemen Keuangan Usaha menjadi penting untuk dipelajari dan dikuasai oleh para pemilik usaha dengan tujuan mempermudah pekerjaan mereka dalam pengelolaan keuangan usaha yang dapat dikendalikan secara digtal tanpa harus membutuhkan tenaga dan waktu lebih lama untuk merekap semua hutang atau tanggungan, pengeluaran maupun pemasukan secara manual.

Media yang dapat digunakan untuk belajar mengenai Digital Manajemen Keuangan Usaha diantaranya Buku Warung, Buku Kas, Accurate, dan lainnya. Namun dalam kegiatan KKN kali ini mahasiswa merekomendasikan aplikasi Buku Warung sebagai media wirausahawan keripik Mantap Jaya untuk belajar Digital Manajemen Keuangan Usahanya.

Sedangkan Manual Manajemen Keuangan Usaha merupakan proses pengelolaan keuangan usaha dengan melakukan pencatatan manual transaksi pengeluaran dan pemasukan secara manual (menulis) dengan menggunakan buku akuntansi yang dapat disetting sedemikian rupa terkait letak dan metode penulisan transaksinya oleh pemilik usaha. 

Metode ini tentunya membutuhkan ketelitian yang tinggi pemilik usaha dalam mencatat dan mengkalkulasi semua transaksi. Meskipun terbilang metode yang lama dan membutuhkan banyak waktu serta hal lainnya, namun pembimbingan untuk menggunakan Manual Manajemen Keuangan Usaha tetap perlu dilakukan mengingat kemampuan serta minat seseorang yang berbeda-beda dalam memahami dan memandang sesuatu, khususnya dalam proses pencatatan, pengaturan, serta pengelolaan keuangan usaha.

B. Aplikasi Buku Warung dan Buku Akuntansi

a) Buku Warung

Buku Warung merupakan aplikasi yang dapat digunakan oleh pemilik usaha jenis UMKM ataupun UKM untuk mempermudah dalam mengatur keuangan usaha melalui pencatatan transaksi pemasukan dan pengeluaran secara digital yang nantinya akan secara otomatis dapat mengkalkulasi keuntungan maupun kerugian yang dialami oleh usaha setelah memasukkan nama-nama barang yang dibeli serta dijual dengan keterangan jumlah serta nominal yang dikeluarkan, dimana hasil kalkulasi tersebut akan masuk ke dalam draft file yang dapat diunduh maupun dicetak oleh pemilk usaha jika sewaktu-waktu dibutuhkan.

Pemilihan aplikasi Buku Warung ini sebagai rekomendasri aplikasi untuk Manajemen Keuangan Usaha bagi wirausahawan keripik Mantap Jaya yakni karena aplikasi ini dianggap lebih mudah digunakan dari segi fitur, proses pemasukan transaksi, serta tidak membutuhkan jaringan internet untuk mencatat transaksi sehingga lebih memudahkan pemilik usaha dalam mengelola keuangan usahanya tanpa terkendala jaringan internet.

b) Buku Akuntansi

Buku akuntansi merupakan alat tulis yang digunakan untuk mencatat transaksi keuangan suatu usaha dengan meliputi perubahan-perubahan yang terjadi di dalam alur keuangan oleh sebab adanya pemasukkan, pengeluaran, aset, hutang, retur produk, dan sebagainya. Buku akuntansi merupakan media manual bagi pemilik usaha untuk merekap keuangan usaha secara lebih detail dan bergantung pada kreativitas serta kedisiplinan yang dimiliki. 

Dalam proses penggunaannya, buku akuntansi membutuhkan alat-alat tulis tambahan seperti penggaris, bolpoin, pensil, penghapus, ataupun tipe x. Sehingga sebelum melakukan pencatatan transaksi keuangan usaha maka pemilik usaha perlu untuk membuat tabel sesuai dengan kebutuhan pencatatan dan perlu dilakukan setiap hari selama proses pencatatan transaksi keuangan masih dilakukan. Tentunya hal ini membutuhkan ketelatenan dan ketelitian tersendiri bagi pemilik usaha.

Gambar 2. Proses Pengenalan Tabel pada Buku Akuntansi Sebagai Media Manual Manajemen Keuangan Usaha/dokpri

Berbeda dengan aplikasi Buku Warung dimana pemilik usaha hanya tinggal memasukkan nama barang, mengatur jumlah/stok, memasukkan nominal harga, kemudian memilih opsi penjualan ataupun pembelian yang nantinya akan secara otomatis terbentuk laporan keuangan dengan kalkulasi yang instan namun yang sudah dituliskan tidak dapat dihapus atau permanent. 

Sedangkan Buku Akuntansi justru lebih menekankan pada proses pembuatan yang manual serta kalkulasi hasil transaksi yang dapat dihitung menggunakan kalkulator, namun pross transaksi yang ditulis masih dapat dihapus dan diperhitungkan kembali. 

Oleh karena itu, meskipun manual dan terkesan kurang instant, namun Buku Akuntansi masih banyak digunakan karena adanya peminat khususnya bagi mereka yang belum mengenal teknologi manajemen keuangan secara digital, para orang tua, ataupun wirausahawan dengan usaha kecil seerti usaha Keripik Mantap Jaya, di mana pemilik usaha dapat menggunakan Buku Akuntansi sebagai alternatif pilihan media pengelolaan keuangan usaha secara manual selain media digital seperti Buku Warung.

C. Pelaksanaan Pelatihan Digital dan Manual Manajamen Keuangan Usaha

Pelaksanaan pelatihan Digital dan Manual Manajemen Keuangan Usaha terhadap wirausahawan Keripik Mantap Jaya, yakni Bapak Imron dan Ibu Asrofah dilaksanakan pada minggu ketiga KKN tematik (25 Agustus s.d 31 Agustus 2021). 

Pelatihan dimulai dengan penggalian potensi mitra mengenai kompetensinya dalam melakukan pengelolaan keuangan usaha secara digital maupun manual, tujuannya adalah untuk menentukan jenis pelatihan mana yang dapat didahulukan yakni antara digital manajemen dan manual manajemen sehingga dapat memudahkan proses pelatihan karean terstruktur. 

Dalam proses pelatihan Digital dan Manual Manajemen Keuangan Usaha ini, penggunaan waktu dan setting tempat terlebih dahulu disepakati oleh mahasiswa KKN dan mitra kecuali terdapat kepentingan mendadak dan sebagainya maka tempat dan waktu akan dikondisikan sesuai kebutuhan dan kesanggupan mitra dalam mengikuti program pelatihan.

Gambar 3. Pembimbingan Penggunaan Aplikasi Buku Warung pada Mitra/dokpri

Adapun tujuan utama dari adanya kegiatan pelatihan Digital dan Manual Manajemen Keuangan Usaha ini terhadap wirausahawan dan usaha Keripik Mantap Jaya, yakni untuk: a) mengefektifkan waktu kerja atau bisnis; b) mempermudah pemantauan kondisi keuangan usaha; c) terciptanya manajemen keuangan usaha secara optimal; serta d) menciptakan kepraktisan terhadap proses pengelolan keuangan usaha Keripik Mantap Jaya yang dapat dilakukan dimanapun, kapanpun, dan melalui media apapun (Buku Warung/digital dan Buku Akuntansi/manual).

Gambar 4. Proses Perekapan Ulang Transaksi Keuangan Usaha/dokpri

Dalam kegiatan pelatihan Digital dan Manual Manajemen Keuangan Usaha pada mitra/pemilik usaha Keripik Mantap Jaya (Bapak Imrom dan Ibu Asrofah) tentunya terdapat kegiatan-kegiatan yang dilakukan secara sistematis dan bertahap agar proses pelatihan dapat berjalan dengan lancar dan memberikan manfaat yang signifikan dan sesuai bagi mitra (sasaran). Adapun kegiatan-kegiatan pelatihan tersebut meliputi:

a) Mengunduh, memperkenalkan, dan mengedukasikan wirausahawan tentang manajemen keuangan usaha menggunakan aplikasi Buku Warung dan Buku Akuntansi serta manfaatnya. 

Pengenalan ini bertujuan untuk memberikan pemahaman bahwa aplikasi Buku Warung dapat dimanfaatkan sebagai penjunjang Digital Manajemen Keuangan Usaha, sedangkan Buku Akuntansi sebagai media eksis yang dapat diguanakan sebagai media sederhana atau Manual Manajemen Keuangan Usaha secara mendasar, sehingga mitra/pemilik usaha Keripik Mantap Jaya dapat lebih mudah mengakses aplikasi terkait melalui hand phone miliknya dimanapun dan kapanpun guna melakukan pengelolaan keuangan usahanya. S

alah satu keunggulan Buku Warung adalah hasil transaksi yang secara otomatis akan keluar dan terkalkulasi keuntungan dan kerugian yang dimiliki usaha, sedangkan keunggulan Buku Akuntansi adalah dapat digunakan ketika tidak terdapat jaringan internet dan hasil pencatatan dapat di rubah atau dihapus.

b) Pengenalan dan pembimbingan untuk mempelajari fitur-fitur aplikasi Buku Warung kepada mitra. 

Pengenalan dan pembimbingan ini bertujuan agar mitra dapat mengetahui, memahami, dan mempelajari kegunaan masing-masing aplikasi menggunakan fitur-fitur yang tersedia, sehingga pengunduhan aplikasi tidak menjadi sia-sia serta dapat dimanfaatkan dengan maksimal untuk pengelolaan atau manajemen keuangan usaha secara digital, sebab setiap fitur yang tersedia memiliki kegunaan penting bagi pengelolaan keuangan usaha yang dilakukan.

c) Pembimbingan dan pendampingan pada mitra untuk pembuatan akun pada aplikasi Buku Warung. 

Pembimbingan dalam pembuatan akun ini bertujuan agar mitra dapat mengetahui cara membuat akun pribadi serta pemulihannya guna menghandle keuangan usahanya melalui akun yang dimiliki sehingga lebih mudah dalam mengelola keuangan bisnisnya secara digital tanpa menggantungkan kepada pihak atau pegawai untuk mencatat ulang transaksi keuangan atau konter seperti yang selama ini dilakukan ketika membuat akunpada media digital, mengingat hal ini kurang efektif karena membutuhkan biaya tambahan dan menimbulkan ketergantungan pada orang lain.

d) Pembimbingan dan pendampingan pada mitra untuk memasukkan nama barang yang dibeli dan dijual, nama karyawan, dan nominal harga yang ditetapkan sebagai harga produk. 

Pembimbingan dan pendampingan ini bertujuan untuk melatih dan menanamkan kebiasaan pada mitra untuk dapat melakukan proses pencatatan transaksi keuangan secara mandiri pada hari-hari berikutnya setelah proses pelaksanaan KKN oleh mahasiswa Universitas Jember selesai. 

Selain itu, kegiatan ini memiliki potensi untuk menumbuhkan kemandirian bagi mitra agar dapat memahami dan melakukan proses pencatatan transaksi keuangan secara lebih rutin, optimal, dan melalui diri sendiri sehingga tidak bergantung pada arahan maupun dorongan dari orang lain.

e) Membiasakan pendataan karyawan aktif, belanja usaha, retur barang, dan penjualan produk usaha. 

Tujuan kegiatan ini adalah menumbuhkan kedisiplinan serta ketelatenan bagi mitra atau pemilik usaha dalam mencatat perubahan-perubahan atau kegiatan-kegiatan yang mempengaruhi kuantitas keuangan usahanya baik yang termasuk dalam pengeluaran maupun pemasukkan, sehingga mitra akan terbiasa melakukannya apabila dilakukan setiap hari atas kesadaran dan ketaan pribadi dalam mengelola keuangan usahanya.

f) Melatih dan mendampingi wirausahawan dalam manajemen keuangan usaha melalui Buku Warung dan Buku Akuntansi. 

Tujuan dari pelatihan dan pendampingan ini adalah untuk mengasah keterampilan wirausaha dalam melakukan pengelolaan keuangan yang bukan hanya dapat dilakukan secara digital (Buku Warung) namun juga dapat dilakukan secara manual, sehingga apabila media digital belum dapat secara optimal digunakan dalam manajemen keuangan usaha maka terdapat opsi media manual (Buku Akuntansi) yang dapat dipilih agar proses pencatatan transaksi keuangan usaha tetap berjalan.

D. Hasil Pelatihan Digital dan Manual Manajemen Keuangan Usaha

Berdasarkan hasil evaluasi awal dan keterangan mitra mengenai hasil dan perkembangan pelatihan Digital dan Manual Manajemen Keuangan Uasaha yang telah dijalankan oleh mahasiswa KKN selama periode minggu ketiga (25 Agustus s.d 31 Agustus 2021), terdapat beberapa hasil yang nampak dan berpengaruh terhadap pengelolaan keuangan usaha Keripik Mantap Jaya, yakni meliputi:

Gambar 5. Mitra Mulai Dapat Mengaplikasikan Buku Warung Sebagai Media Digital Manajemen Keuangan Usaha/dokpri

Gambar 6. Hasil Perekapan Ulang Transaksi Keuangan Usaha Keripik Mantap Jaya/dokpri

a) Mitra sudah dapat memahami cara penggunaan aplikasi Buku Warung dan Buku Akuntansi secara praktis. 

Hal ini ditandai dengan kemampuan mitra untuk melakukan proses pencatatan transaksi keuangan menggunakan fitur dan opsi-opsi serta petunjuk yang tersedia pada Buku Warung, selain itu mitra sudah mulai memahami tabel-tabel pada Buku Akuntansi yang perlu untuk dibuat berulang kali dan cara pencatatan yang benar.

b) Mitra sudah bisa dan terbiasa melakukan pencatatan transaksi keuangan usaha melalui Buku Warung dan Buku Akuntansi. 

Keterbiasaan ini ditandai dengan kemampuan mitra yang dapat melakukan pencatatan transaksi keuangan usaha dengan baik menggunakan aplikasi Buku Warung dan Buku Akuntansi. 

Kegiatan pencatatan transaksi keuangan sudah mulai rutin dilakukan setiap hari menggunakan kedua media terkait, bahkan ketika sudah tidak didampingi oleh mahasiswa KKN (ketika usai jam KKN) mitra sudah sanggup dan terbiasa untuk mencatat transaksi keuangan tambahan yang sudah dilakukan dalam proses kegiatan usahanya.

c) Terciptanya pengelolaan manajemen keuangan usaha yang lebih optimal. 

Pengelolaan manajemen keuangan usaha Keripik Mantap Jaya mulai nampak telah dilakukan secara optimal ketika proses pencatatan transaksi keuangan usaha membuahkan hasil keuntungan maupun catatan kerugian yang setara dengan pengeluaran dan pemasukkan yang diperoleh usaha, dengan demikian pengelolaan keuangan usaha setiap harinya berjalan lebih baik daripada hari-hari sebelumnya yang belum menerapkan manajemen keuangan usaha.

d) Mitra menyukai, berminat, dan antusias dalam mempelajari serta mempraktikkan pengelolaan keuangan usaha secara berkelanjutan. 

Hal ini ditandai dengan ekspresi dan keterangan mitra yang menyatakan bahwa pelatihan manajemen keuangan usaha penting untuk dilanjutkan sebab memiliki manfaat bagi usaha, selain itu terlihat pula ketika mitra berusaha untuk terus bertanya dan upgrade mengenai cara pencatatan keuangan yang benar serta melakukan konsultasi secara berkala mengenai jenis-jenis transaksi keuangan yang belum dimengerti. Dengan demikian pelatihan manajemen keuangan usaha menggunakan Buku Warung dan Buku Akuntansi tertanam baik di benak mitra untuk selalu diimplementasikan pada usahanya.

E. Kendala Pelaksanaan Digital dan Manual Manajemen Keuangan Usaha

Kendala merupakan kumpulan faktor-faktor penghambat yang dapat mengurangi keoptimalan pelaksanaan kegiatan sehingga perlu untuk diminimalisir ataupun dikondisikan kembali untuk mencapai keadaan yang diharapkan (tidak terhambat). 

Seperti halnya dalam pelaksanaan pelatihan Digital dan Manual Manajemen Keuangan Usaha pada mitra/pemilik usaha Keripik Mantap Jaya, dimana terdapat kendala-kendala yang sedikit menghambat proses pelatihan sehingga kurang dapat dijalankan secara optimal, kendala-kendala itu meliputi:

a) Terdapat kepentingan atau acara mendesak dan mendadak sehingga memungkinkan terjadinya perubahan jadwal pelatihan.

Adanya kegiatan tambahan yang tidak terduga seperti kepentingan mendadak oleh pihak mitra membuat mahasiswa seringkali harus melakukan perubahan jadwal pelatihan ataupun melakukan opsi kegiatan lainnya yang belum dipersiapkan sebelumnya, sehingga kegiatan yang seharusnya dilakukan dan menjadi perkembangan atau progresifitas pengembangan usaha keripik Mantap Jaya menjadi kurang optimal dan sebagai akibatnya waktu/hari yang telah dipersiapkan untuk pelatihan dapat berganti sewaktu-waktu dan terkesan kurang konsisten dengan perencanaan sebelumnya.

b) Kesulitan dalam mencari waktu pelatihan karena kesibukan mitra di lokasi usaha. 

Mengingat mitra yang merupakan wirausahawan keripik Mantap Jaya dengan jumlah pesanan produk keripik yang diterima membuat mitra harus ekstra membagi waktu untuk melakukan kegiatan produksi dan penjualan dengan kegiatan pelatihan yang direkomendasikan oleh mahasiswa KKN. 

Selain itu, terdapat pula usaha tambahan yang turut menyibukkan mitra yakni usaha bunga taman, di mana mitra harus rutin memonitoring pertumbuhan serta kebutuhan bunga agar tetap sehat dan laku di pasaran. Meskipun demikian, proses pelatihan tetap berjalan dengan lancar dengan pembagian waktu yang dilakukan sedemikian rupa untuk dapat melakukan satu per satu kegiatan.

c) Perlu ketelatenan dalam pengulangan pelatihan. 

Hal ini penting untuk diperhatikan dan dimiliki oleh mahasiswa KKN, di mana terkadang proses pelatihan manajemen keuangan usaha perlu dilakukan berulang kali agar mudah tertanam pada pemikiran mitra pribadi, namun tidak jarang pula pelatihan harus dilakukan berluang kali mengingat pembanungan pemahaman terhadap orang lain yang tidak selalu mudah serta tingkat serap pengetahuan yang dimiliki tiap orang adalah tidak sama. 

Oleh sebab itu penting untuk memperhatikan atau mengevaluasi kembali apakah pelatihan manajemen keuangan usaha sudah berjalan dengan baik ataukah masih terdapat kendala lainnya. Penting pula bagi mahasiswa KKN untuk aktif bertanya mengenai pemahaman mitra agar tidak terjadi miskomunikasi atau kesalahpahaman dalam memahami pelatiahan manajemen keuangan usaha yang direkomendasikan.

d) Perlu memotivasi mitra agar selalu rutin melakukan pengelolaan keuangan usaha. 

Proses pemberian motivasi terhadap mitra penting dilakukan setiap hari selama proses KKN masih berlangsung atau bahkan diluar itu jika memiliki kesempatan. Tujuan dari pemberian motivasi ini adalah agar mitra selalu ingat, rajin, dan disiplin dalam melakukan pengelolaan keuangan usaha baik menggunakan Buku Warung maupun Buku Akuntansi. 

Tentunya, pemberian motivasi ini didasarkan pada tabiat manusia yang tidak luput dari kelupaan dan rasa malas, sehingga penting memperhatikan asupan motivasi yang perlu diberikan kepada mitra pengenai manajemen keuangan usaha. 

Meskipun demikian, hal ini tidak selalu mudah dilakukan mengingat pembangunan relasi dan kepercayaan dengan orang lain terkadang diperngaruhi oleh keadaan perasaan yang tengah dialami sehingga mahasiswa KKN perlu untuk meningkatkan ketelatenan dalam hal ini sembari memonitoring dan mengevaluasi hasil pelatihan yang dilakukan.

Dengan demikian, pelatihan Digital dan Manual Manajemen Keuangan Usaha pada wirausahawan Keripik Mantap Jaya telah dilaksanakan dengan sebagaimana mestinya atau sesuai dengan rencana dan harapan meskipun memiliki beberapa kendala namun masih dapat diatasi dengan baik serta mampu memberikan manfaat bagi pengembangan usaha Keripik Mantap Jaya, khususnya di bidang pengelolaan keuangan usaha.  (Vivin Dian Kartikasari, KKN 02, Sempu-Banyuwangi, Nanang Tri Haryadi, SP., MSc)