Peran Mahasiswa Magang D4 Perpustakaan Digital Universitas Negeri Malang dalam Pengelolaan Koleksi Tandon di UPT Perpustakaan Proklamator Bung Karno

Blitar, 27 Desember 2024 - Mahasiswa Program Studi D4 Perpustakaan Digital Angkatan 2022 Universitas Negeri Malang telah melaksanakan kegiatan Magang MBKM (Merdeka Belajar-Kampus Merdeka) di UPT Perpustakaan Proklamator Bung Karno. Adapun mahasiswa dari program studi D4 Perpustakaan Digital yang ditempatkan magang di UPT Perpustakaan Proklamator Bung Karno diantaranya adalah Feronanda Rezaldo, Naufal Dery Reza, Putri Hajar Syalsabilah, Vesa Fadila Nazaturochma dan Vira Febrianti.

Kegiatan magang dalam program MBKM ini berlangsung selama satu semester, dimulai dari tanggal 17 September 2024 hingga 27 Desember 2024. Selama magang, mahasiswa terlibat dalam berbagai kegiatan di setiap unit/devisi yang ada di UPT Perpustakaan Proklamator Bung Karno. Salah satu unit yang menjadi fokus adalah devisi Pengelolaan Bahan Pustaka, di mana mahasiswa berkontribusi dalam pengelolaan koleksi tandon dengan waktu kegiatan selama tiga minggu. 

Gambar 2. Pendataan Koleksi Tandon oleh Pengentri

Dalam kegiatan ini, semua mahasiswa yang magang di UPT Perpustakaan Proklamator Bung Karno ikut serta dan bersama-sama ditugaskan oleh Ibu Kepala UPT Perpustakaan Proklamator Bung Karno yaitu Ibu Nurny Syam, S.Sos. untuk melakukan pendataan koleksi tandon. Kegiatan ini bertujuan untuk mengetahui jumlah eksemplar dan jumlah judul yang ada di ruang koleksi tandon yang kemudian akan diinput ke dalam sistem Inlislite serta memudahkannya diakses dan dikelola untuk keperluan perpustakaan di masa mendatang. Kegiatan ini dimulai pada 06 November 2024 hingga 28 November 2024. Dalam pelaksanaan kegiatan ini, mahasiswa magang dibagi menjadi dua kelompok, yaitu pengentri dan pendistribusi untuk mempermudah proses pendataan dan meningkatkan efisiensi kerja. Pengentri bertanggung jawab untuk mendata dan mengecek data buku ke dalam sistem, memastikan bahwa semua informasi tercatat dengan akurat, sementara pendistribusi bertugas mengambil buku dari ruang koleksi tandon dan mengantarkannya ke pengentri serta shelving kembali buku-buku yang sudah dientri tersebut pada rak di ruang koleksi tandon.

Gambar 3. Pengambilan Koleksi Tandon oleh Pendistribusi

Proses pengelolaan koleksi tandon dimulai dengan menghitung secara manual jumlah judul buku dan jumlah eksemplar buku di setiap ambal pada rak buku yang berjumlah 63 di ruang koleksi tandon. Setelah menghitung semua jumlah judul dan jumlah eksemplar buku pada koleksi tandon, kegiatan dilanjutkan dengan mengambil buku dari tandon sesuai ambal untuk diinput dan didata di sistem Inlislite. Data koleksi fisik buku tersebut juga dicek, terutama nomor panggil dan disesuaikan dengan data yang ada di Inlislite.

Gambar 4. Data Koleksi Tandon

Penggunaan Inlislite ini berfungsi untuk mencari judul buku yang diambil, lalu mengganti bagian akses, lokasi ruang, dan ketersediaan menjadi tandon, serta mendata di spreadsheet mulai dari nomor induk, judul, cetakan, penerbit, deskripsi fisik, subjek, nomor kelas, ISBN, eksemplar, jenis kerusakan, rak, ambal, pengentri, serta total jumlah judul dan eksemplar. Kegiatan ini berlanjut hingga semua buku pada ambal tersebut habis, kemudian dikembalikan ke rak koleksi tandon dan dilanjutkan dengan mengambil ambal selanjutnya untuk didata. Setelah semua koleksi tandon didata di Inlislite dan di spreadsheet, kegiatan dilanjutkan dengan shelving halus buku koleksi tandon serta melakukan pengecekan fisik koleksi tandon di rak dengan melihat nomor induk, judul buku, eksemplar dan lokasi rak serta ambal bukunya.

Gambar 5. Shelving Halus dan Pengecekan Fisik Koleksi Tandon

Secara keseluruhan, kegiatan magang ini memberikan pengalaman praktis yang berharga bagi mahasiswa dalam pengelolaan koleksi perpustakaan. Kegiatan ini dapat memperkuat kerja sama antara mahasiswa, pegawai perpustakaan dan pihak terkait lainnya, yang memungkinkan terjalinnya komunikasi yang baik dan saling mendukung dalam mencapai tujuan bersama. Selain itu, kegiatan magang ini memberikan manfaat yang signifikan dalam membekali mahasiswa dengan keterampilan praktis di bidang pengelolaan perpustakaan, sekaligus memperkuat kemampuan kolaborasi dan komunikasi yang efektif. Pengalaman ini tidak hanya meningkatkan kompetensi profesional mahasiswa, tetapi juga membangun hubungan kerja yang positif dan saling mendukung yang akan bermanfaat dalam kehidupan akademik maupun karir di masa depan.