Saat ini jika ada yang bertanya bagaimana cara BPS mengumpulkan data, maka akan dijawab: "Melalui survei dan sensus, ditambah beberapa sumber data administrasi." Sepuluh tahun yang akan datang jika ada pertanyaan yang sama, maka jawabannya sudah harus berbeda: "Sebagian besar merupakan hasil kompilasi data administrasi, tetapi kami juga melakukan survei dan sensus." Perubahan inilah yang diharapkan dari salah satu prinsip utama STATCAP-CERDAS, yaitu menjadikan data registrasi dan data administrasi sebagai sumber data utama.
Tuntutan analisis data yang semakin cepat dan kompleks, mengharuskan BPS untuk dapat bekerja cepat dan cerdas dalam mengelola penyelenggaraan statistik nasional. Kita tidak lagi dituntut untuk mengumpulkan data sebanyak-banyaknya, tetapi lebih pada memanfaatkan sumber-sumber data yang telah tersedia. Pengelolaan statistik sektoral, termasuk data registrasi dan data administrasi, harus dapat dimanfaatkan secara maksimal.
Pengelolaan data administrasi merupakan rangkaian kegiatan yang mencakup pengumpulan, pengolahan, penyimpanan dan penyajian data yang berasal dari sumber-sumber administrasi. Biasanya, data administrasi dikumpulkan untuk keperluan pencatatan unit atau transaksi yang menjadi pelayanan utama dari suatu lembaga pemerintahan. Contoh data administrasi misalnya; data jumlah pasien yang dilayani oleh rumah sakit, perusahaan yang terdaftar pada Kementerian Perindustrian, atau transaksi perdagangan internasional yang dicatat melalui Dirjen Bea dan Cukai.
Masalah utama dari penggunaan data registrasi dan data administrasi adalah kualitasnya yang tidak terstandar. Perbedaan konsep, cakupan, waktu pelaporan, struktur data, serta masalah kualitas petugas senantiasa menjadi alasan kita untuk lebih memilih data survei daripada sumber-sumber administrasi. Akibatnya, terjadi pemborosan anggaran negara yang tidak sedikit. BPS masih saja melakukan survei, padahal data yang sama sudah dikumpulkan oleh institusi lain.
Menurut Undang-undang Nomor 16 Tahun 1997 tentang Statistik dan Peraturan Pemerintah Nomor 51 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Statistik, BPS bekerjasama dengan instansi pemerintah dan unsur masyarakat dalam mengembangkan Sistem Statistik Nasional (SSN), yang mencakup pembakuan konsep, definisi, klasifikasi dan ukuran-ukuran. Artinya, penyeragaman konsep dan metode penyelenggaraan statistik, termasuk pengelolaan data administrasi, menjadi mutlak untuk dilakukan.
Selama tahun 2016 yang lalu, terdapat dua momentum berharga yang dapat dimanfaatkan BPS sebagai pembina SSN. Momentum pertama adalah permintaan Presiden Joko Widodo agar BPS menjadi satu-satunya acuan sumber data bagi pemerintah, sedangkan momentum kedua adalah inisiasi one data one map yang dikomandoi oleh Kantor Staf Presiden (KSP). Momen ini jangan sampai berlalu begitu saja, padahal dua puluh tahun hampir berlalu sejak pengesahan UU Statistik.
Transformasi statistik yang dirancang melalui STATCAP-CERDAS dan Reformasi Birokrasi tidak hanya menghasilkan rancangan arsitektur dan kerangka bisnis statistik (SBFA, Statistical Business Framework and Architecture) yang baru, tetapi juga menuntut perubahan mental dan mindset setiap insan yang berada di dalamnya. Berikut ini beberapa hal yang diperlukan dalam hal pengelolaan data registrasi dan data administrasi yang baik untuk keperluan official statistics.
Pertama, memahami bahwa pengguna data juga bisa sebagai penyedia data. Ketika berkoordinasi dengan kementerian/lembaga atau dinas daerah, mindset diskusi bukan lagi data apa yang bisa BPS sediakan, tetapi lebih kepada data administrasi apa yang bisa BPS manfaatkan. Untuk itu, sangat dibutuhkan adanya sifat lapang dada dalam rangka mengurangi "proyek penyediaan data".
Kedua, membuka diri terhadap koreksi dan kolaborasi data. Peran BPS sebagai pembina SSN lebih didorong untuk penyeragaman klasifikasi, konsep, dan definisi dari berbagai sumber data yang tersedia. Diskusi antar lembaga lebih didorong untuk sinkronisasi data, dengan semangat untuk memperbaiki kualitas data sektoral yang dari berasal dari sumber-sumber registrasi dan administrasi.
Ketiga, memetakan ketersediaan data administrasi di kementerian/lembaga atau dinas daerah. Sumber-sumber data registrasi dan administrasi dapat diklasifikasikan menjadi tiga, yaitu yang berpotensi untuk digunakan, yang dibutuhkan tetapi belum digunakan, serta yang telah digunakan oleh BPS. Strategi pengumpulan data administrasi juga dipetakan dari yang cukup saling bersurat antar lembaga, wawancara mendalam menggunakan instrumen tertentu, hingga sinkronisasi data server to server.
Keempat, membentuk unit khusus untuk pengumpulan data registrasi dan data administrasi. Unit ini harus diperkuat oleh personil yang memahami hukum formal, memiliki skill komunikasi yang baik, serta mampu menyusun strategi kerjasama dan koordinasi antar lembaga. Selain itu, dilengkapi pula dengan personil yang menguasai teknologi informasi untuk keperluan sinkronisasi data server to server atau standardisasi struktur data supaya dapat diolah lebih lanjut.
