3. Menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) Layanan Sirkulasi di Perpustakaan Kehadiran SOP dalam perpustakaan, terutama pada layanan sirkulasi, memiliki tujuan utama untuk memastikan bahwa pemustaka memanfaatkan koleksi sesuai dengan prosedur. SOP juga bertujuan untuk memberikan informasi tentang koleksi yang dipinjam, identitas peminjam, dan menjamin pengembalian koleksi yang dipinjam oleh pemustaka.
Sedangkan pencapaian yang berhasil dilakukan oleh mahasiswa UM dalam bidang pengolahan arsip, sebagai berikut:
1. Mengolah kembali arsip menjadi lebih optimal dan efektif dalam penyimpanan dan temu kembali
Sebelum dikelola, berbagai jenis arsip yang dimiliki oleh DPKU seperti arsip laporan pertanggungjawaban, laporan pengadaan aset, laporan inventarisasi, dan laporan aset milik Perum Jasa Tirta I tersebar di beberapa lokasi, termasuk di sekitar ruangan DPKU, ruangan bekas bengkel/gudang, dan ruangan perpustakaan. Pada tahun 2023, mahasiswa dari Universitas Negeri Malang (UM) turut berperan dalam pengelolaan arsip tersebut. Proses dimulai dengan mendata ulang arsip yang berserakan di ruangan bekas bengkel/gudang. Langkah pertama yang dilakukan adalah mengklasifikasi arsip, menginput data arsip menggunakan Microsoft Excel, mencetak dan menempelkan nomor identitas arsip di kotak arsip, hingga meletakkan arsip sesuai dengan lokasinya di ruangan. Lokasi penyimpanan arsip di DPKU dibedakan, di mana ruangan perpustakaan khusus diperuntukkan untuk menyimpan arsip vital pembebasan tanah, ruangan bekas bengkel/gudang digunakan untuk menyimpan arsip aset, dan ruangan TPL dijadikan tempat penyimpanan arsip SDKRT.
2. Klasifikasi Arsip Berdasarkan Subjek
Dalam mengelola arsip, diperlukan suatu sistem klasifikasi yang dapat menjadi pedoman dalam penyimpanan arsip. Pemilihan sistem klasifikasi juga perlu disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan yang bersangkutan. DPKU menggunakan sistem klasifikasi arsip berdasarkan subjek untuk memudahkan pengelompokan dan temu kembali arsip berdasarkan subjek atau topik tertentu. Ini mencakup nama daerah pembebasan tanah, proyek pembangunan perusahaan di beberapa wilayah, serta dokumen atau laporan dari divisi-divisi di Perum Jasa Tirta I.
