Beberapa orang pasti pernah ngeluh, “Duh meeting nya lama banget sih, mana gak ngerti lagi inti pembahasannya” pas meeting lewat video call. Kalo sudah begini, artinya meeting kamu kurang efektif.
Meeting yang efektif adalah hal wajib yang harus dilakukan untuk memaksimalkan produktivitas pekerjaan biar gak menyita waktu, topik jadi lebih terarah dan juga mendapatkan kesimpulan dari pembahasan yang dilakukan.
Untuk lebih jelasnya, yuk simak 5 cara jitu yang bisa kamu lakukan biar meeting jadi lebih efektif.
1. Membuat Agenda Meeting
Cara jitu pertama adalah membuat agenda atau jadwal meeting jauh sebelum dimulai. Misalkan kamu mau melaksanakannya di senin jam 4 sore, jangan diumumkan di hari yang sama atau bahkan satu jam sebelumnya.
Hal itu jelas salah satu faktor yang buat meeting kamu jadi kurang efektif, karena para peserta lainnya gak punya cukup waktu untuk mempersiapkan diri, mencari materi, ataupun solusi atas pembahasan yang akan didiskusikan.
Maka dari itu, buatlah jadwal meeting lebih awal, lalu beri tahu ke peserta yang akan mengikuti kegiatan tersebut setidaknya tiga hari sebelumnya dan jelaskan poin pembahasan secara spesifik.
Dengan begitu, saat meeting berlangsung gak akan memakan waktu lama karena peserta meeting sudah tahu persis apa yang harus mereka katakan karena mereka telah mempersiapkannya jauh hari.
2. Mengatur Time Schedule Meeting Sebaik Mungkin
Setelah mempersiapkan jadwal meeting, kini kamu harus mengatur time schedule meeting sebaik mungkin sebagai salah satu cara supaya berjalan dengan efektif.
Tentukan berapa banyak waktu yang dibutuhkan di setiap topik pembahasan. Contohnya, meeting akan berlangsung 2 jam yang meliputi 10 topik dalam satu agenda.
Jika pembagian waktu dipukul rata, maka 10 topik dibagi 2 jam. Maka 1 topik akan diselesaikan dalam waktu kurang lebih 12 menit. Namun, untuk pembagian ini dapat disesuaikan lagi dengan topik yang sedang dibahas.
3. Membatasi Jumlah Peserta Meeting
Jeff Bezos, sang pendiri e-commerce terbesar di dunia, yaitu Amazon sekaligus salah satu orang terkaya di dunia menurut majalah Forbes, berkata:
Semakin besar jumlah orang yang ikut meeting, maka semakin banyak pendapat dan semakin sulit untuk mencapai kesimpulan sekaligus membuat keputusan.
Maka dari itu, kamu hanya perlu mengundang peserta yang berkepentingan saja biar lebih efektif.
Untuk menentukan peserta meeting yang berkepentingan tersebut, kamu bisa membuat list pertanyaan untuk diri sendiri dulu. misalnya, siapa yang perlu mengetahui informasi yang akan dibahas dan siapa yang bisa memberikan data dan fakta untuk mendukung dalam pengambilan keputusan.
4. Membuat “Parking Lot”
Pada saat meeting, terkadang suka muncul topik atau permasalahan lain di luar pembahasan. Namun rasanya gak mungkin untuk membahas topik tersebut berbarengan dengan topik yang sedang dibahas, karena gak akan fokus dan meeting bakal menyita waktu kalau membahas semuanya sekaligus.
Pada keadaan tersebut lah, “parking lot” ini digunakan. “Parking lot” adalah topik atau permasalahan yang disimpan sejenak untuk didiskusikan kembali karena sifatnya cukup urgent.
Wujud dari “Parking lot” sendiri dapat dilihat pada gambar diatas.
5. Membuat Kesimpulan dan Menentukan Action Plan Selanjutnya
Siapkan beberapa menit pada akhir meeting untuk membuat kesimpulan atas apa yang kamu telah diskusikan dengan peserta meeting lainnya.
Setelah itu, tentukan kira-kira action plan apa yang akan dilakukan selanjutnya untuk mencapai tujuan dari kesepakatan saat meeting tadi. Mulai dari menentukan siapa yang menjadi penanggung jawab atas tugas tertentu hingga menentukan deadline. Selain itu, tentukan juga agenda meeting selanjutnya baik kapan meeting dilaksanakan maupun topik apa yang akan dibahas.
Dengan begitu meeting berakhir dengan mendapatkan kesimpulan yang jelas dan kamu bisa menindak lanjuti kesimpulan tersebut di kemudian hari.
------
Nah, sekarang kamu sudah memahami 5 cara jitu yang bisa dilakukan biar meeting lebih efektif. Untuk mewujudkan meeting yang efektif memang gak mudah, dibutuhkan kerjasama dan komunikasi yang baik dengan tim biar bisa meningkatkan produktivitas pekerjaan.
Akhir kata, kalo kamu merasa aplikasi video conference untuk meeting yang kamu gunakan saat ini kurang cocok, ada kok aplikasi video conference dalam negeri yang bisa jadi pilihan alternatif.
