Arsip menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah dokumen tertulis (surat, akta, dan sebagainya), lisan (pidato, ceramah, dan sebagainya), atau bergambar (foto, film, dan sebagainya) dari waktu yang lampau, disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (kaset, pita video, disket komputer, dan sebagainya), biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi. Terdapat cara penyimpanan dan pemeliharaan arsip yang berbeda-beda pada masing-masing tempat. Ada arsip yang harus disimpan dalam suhu normal dan stabil. Ada arsip yang harus disimpan pada lemari besi agar tidak ada rayap yang memakan arsip tersebut. Ada juga arsip yang disimpan di dalam pigura kaca. Semua cara itu dilakukan agar arsip tersebut terjaga baik dari segi kondisi, maupun dari segi keasliannya.
Pada saat penyimpanan arsip, tentu kita harus memperhatikan bagaimana cara agar ketika kita membutuhkan arsip tersebut sebagai referensi atau hal lain, kita bisa mencarinya dengan mudah. Tidak semua tempat dapat melakukan sistem temu kembali informasi arsip dengan baik. Kita ambil contoh berdasarkan artikel berjudul "Sistem Penyimpanan Arsip di kantor Camat Koto XI Tarusan Pesisir Selatan", sistem penyimpanan arsip pada Kantor Camat Koto XI Tarusan belum dikelola sesuai ketentuan kearsipan, ruang penyimpanan arsip Kantor Camat Koto XI kurang tepat, dan arsiparis di tempat itu masih belum kompeten untuk mengelola arsip sesuai dengan ketentuan kearsipan (Hafizh, 2018: 25). Penulis juga menemukan kasus lain terkait permasalahan penyimpanan arsip pada artikel yang berjudul "Sistem Penyimpanan Arsip Di Bagian Keuangan Pada PT Sumsel Media Grafika Palembang". Pada artikel tersebut dipaparkan bahwa sistem penyimpanan arsip pada PT Sumsel Media Grafika Palembang di sektor keuangan masih belum maksimal dan belum efektif dan jangka waktu temu kembali informasi memakan waktu 5-10 menit yang terbilang cukup lama (Apriyani, 2018). Peralatan yang digunakan pada penyimpanan arsip sektor keuangan PT Sumsel Media Grafika Palembang hanya menggunakan lemari arsip, folder, map ordner sehingga temu kembali informasi menjadi kurang efektif (Apriyani, 2018).
Berdasarkan dua artikel sebelumnya, penulis dapat menarik kesimpulan bahwa masih ada beberapa tempat penyimpanan arsip di kantor yang belum bisa membuat skema penyimpanan arsip yang efektif dan efisien serta kantor tersebut tidak memperhatikan bagaimana cara pemeliharaan arsip yang baik. Terbukti dari kesimpulan yang dihasilkan dua artikel sebelumnya bahwa waktu temu kembali informasi cukup lama serta sarana prasana untuk penyimpanan arsip kurang efektif. Tentu ini menjadi pekerjaan yang tidak mudah karena orang yang bertugas untuk mengurus penyimpanan arsip harus paham bagaimana skema temu kembali informasi yang efektif dan bagaimana cara penyimpanan arsip yang baik. Sebelum masuk ke pembahasan, penulis ingin mengesampingkan terlebih dahulu terkait cara penyimpanan arsip yang baik karena hal tersebut akan menjadi relatif tergantung dari jenis arsip yang disimpan. Penulis akan membahas terkait skema temu kembali informasi yang efektif secara umum. Setelah itu, pembaca dapat menyesuaikan sendiri sesuai kebutuhan masing-masing terkait skema temu kembali informasi yang sudah penulis bahas pada tulisan ini.
Skema temu kembali informasi yang akan penulis bahas adalah diagram Lancaster yang diambil dari buku berjudul "Indexing and Abstracting in Theory and Practice. London: Library Association Publishing" oleh F.W. Lancaster. Diagram Lancaster merupakan skema yang dapat memudahkan kita untuk mengorganisasi informasi. Arsip memuat informasi yang dapat kita gunakan untuk perencanaan di masa depan. Diagram Lancaster akan sangat membantu orang-orang yang bertanggung jawab dalam bagian penyimpanan arsip. Diagram ini hanya akan membantu kita dalam memberikan gambaran umum bagaimana arsip akan dikelola. Setelah itu, kita dapat menyesuaikan sendiri terkait skema yang akan kita gunakan dalam mengelola arsip.
Penulis akan memberikan contoh pengorganisasian file instalasi Operating System (OS) Microsoft Windows versi klien di laptop penulis. Berikut merupakan langkah-langkah dari diagram Lancaster.
- Population Of Document: Kumpulan dokumen atau koleksi yang sudah ada pada kita. Contoh: file yang tersimpan di laptop penulis.
- Selection And Aqcuistion: Seleksi koleksi atau dokumen yang dibutuhkan dan ingin kita kelola. Koleksi atau dokumen bisa kita dapatkan dari hadiah, sumbangan, atau yang sudah kita miliki. Contoh: file instalasi Operating System (OS) Microsoft Windows versi klien di laptop penulis. Versi klien adalah versi yang dapat dipasang pada perangkat pribadi.
- Conceptual Analysis: Analisis subjek dari koleksi atau dokumen yang sudah kita seleksi. Contoh: penulis mengelompokkan file instalasi OS Microsoft Windows versi klien berdasarkan versinya, yaitu Windows 7, Windows 8, Windows 8.1, Windows 10, Windows 11.
- Description (Abstracting and Indexing): Deskripsi dan pengindeksan dari dokumen atau koleksi yang sudah kita seleksi sebelumnya. Contoh:
a) Varian Windows 7 :
Windows 7 Home Basic
Windows 7 Home Premium
Windows 7 Professional
Windows 7 Enterprise
Windows 7 Ultimate
Windows Thin PC
b) Varian Windows 8 :
Windows 8
Windows 8 Pro
Windows 8 Enterprise
c) Varian Windows 8.1 :
Windows 8.1
Windows 8.1 Pro
Windows 8.1 Enterprise
d) Varian Windows 10 :
Windows 10 Home
Windows 10 Pro
Windows 10 Enterprise
Windows 10 Education
Windows 10 Mobile
Windows 10 Mobile Enterprise
Windows 10 IoT Core
e) Varian Windows 11 :
Windows 11 Home
Windows 11 Pro
Windows 11 Enterprise
Windows 11 Education
Abstracting:
a) Karakteristik Windows 7 : untuk semua varian akan memiliki tampilan yang sama, tetapi berbeda secara kelengkapan fitur. Enterprise dan Ultimate memiliki fitur yang paling lengkap. Sisanya hanya memiliki fitur basic yang sudah cukup untuk penggunaan pribadi di rumah. Karakteristik tampilan Windows 7 lebih dominan pada warna cerah utamanya warna biru, animasi loading awal sederhana.
b) Karakteristik Windows 8 : untuk semua varian akan memiliki tampilan yang sama, tetapi berbeda secara kelengkapan fitur. Enterprise memiliki fitur yang paling lengkap. Sisanya hanya memiliki fitur basic yang sudah cukup untuk penggunaan pribadi di rumah. Karakteristik tampilan Windows 8 berubah total jika dibandingkan Windows 7. Tampilan windows 8 lebih ke arah modern. Akan tetapi, banyak pengguna yang kesulitan beradaptasi dengan tampilan yang baru. Animasi loading awal lebih sederhana. Pada bagian awal setelah loading, kita akan melihat menu metro yang terlihat modern. Akan tetapi, banyak sekali pengguna yang kesulitan beradaptasi terhadap menu metro dan hilangnya tombol ikonik Windows di sebelah pojok kiri
bawah.
c) Karakteristik Windows 8.1 : untuk semua varian akan memiliki tampilan yang sama, tetapi berbeda secara kelengkapan fitur. Enterprise memiliki fitur yang paling lengkap. Sisanya hanya memiliki fitur basic yang sudah cukup untuk penggunaan pribadi di rumah. Karakteristik tampilan Windows 8.1 kurang lebih masih sama dengan Windows 8, tetapi pada versi ini tombol ikonik Windows sudah kembali di sebelah pojok kiri bawah. Untuk bagian tampilan lainnya masih sama dengan Windows 8.
d) Karakteristik Windows 10 : untuk semua varian akan memiliki tampilan yang sama, tetapi berbeda secara kelengkapan fitur. Enterprise dan Education memiliki fitur yang paling lengkap. Sisanya hanya memiliki fitur basic yang sudah cukup untuk penggunaan pribadi di rumah. Karakteristik tampilan Windows 10 mengembalikan tampilan Windows 7 dengan kemasan yang lebih bagus. Terdapat menu settings yang membantu pengguna untuk mengubah beberapa bagian yang dirasa kurang cocok, seperti tampilan, jadwal update keamanan, dan masih banyak lagi.
e) Karakteristik Windows 11 : untuk semua varian akan memiliki tampilan yang sama, tetapi berbeda secara kelengkapan fitur. Enterprise dan Education memiliki fitur yang paling lengkap. Sisanya hanya memiliki fitur basic yang sudah cukup untuk penggunaan pribadi di rumah. Karakteristik tampilan Windows 11 mengalami beberapa perubahan jika dibandingan dengan Windows 10. Lebih sederhana dan lebih bagus. Ikon-ikon indikator juga banyak mengalami perubahan. Tampilan menu yang lebih bagus dan menarik saat kita menekan sebuah ikon Windows. Terdapat animasi saat membuka dan menutup aplikasi. Pada bagian lockscreen, tampilannya sudah sederhana dan bagus.
Indexing:
a) Varian Windows 7 (W7) :
Windows 7 Home Basic (W7_HB)
Windows 7 Home Premium (W7_HP)
Windows 7 Professional (W7_PR)
Windows 7 Enterprise (W7_E)
Windows 7 Ultimate (W7_U)
Windows Thin PC (W7_TP)
b) Varian Windows 8 (W8) :
Windows 8 (W8)
Windows 8 Pro (W8_PR)
Windows 8 Enterprise (W8_E)
c) Varian Windows 8.1 (W8.1) :
Windows 8.1 (W8.1)
Windows 8.1 Pro (W8.1_PR)
Windows 8.1 Enterprise (W8.1_E)
d) Varian Windows 10 (W10) :
Windows 10 Home (W10_H)
Windows 10 Pro (W10_PR)
Windows 10 Enterprise (W10_E)
Windows 10 Education (W10_ED)
Windows 10 Mobile (W10_M)
Windows 10 Mobile Enterprise (W10_ME)
Windows 10 IoT Core (W10_ITC)
e) Varian Windows 11 (W11) :
Windows 11 Home (W11_H)
Windows 11 Pro (W11_PR)
Windows 11 Enterprise (W11_E)
Windows 11 Education (W11_ED)
- Translation and Vocabulary: Penerjemahan kode-kode yang sudah penulis buat agar orang lain dapat mengerti kode-kode koleksi atau dokumen yang penulis kelola. Contoh: Membuat sticky notes yang berisi kode-kode file instalasi OS Microsoft Windows agar notes tersebut tertempel pada layar sebagai informasi yang bisa digunakan pengguna untuk mengetahui jenis Windows yang ada di dalam sebuah folder. Tidak lupa saya juga menaruh lokasi folder "Master Windows" pada sticky notes tersebut. Terkait penjelasan folder "Master Windows" akan dibahas pada langkah selanjutnya.
- Document Store/Database of Document: Tempat penulis meletakkan koleksi atau dokumen. Contoh: File-file instalasi OS Microsoft Windows yang sudah dikelompokkan akan ditaruh ke dalam sebuah folder bernama "Master Windows". Folder tersebut berada pada partisi Data (D:). Di dalam folder tersebut, akan dibagi lagi menjadi 5 folder, yaitu :
a) W7 : akan berisi file instalasi varian Windows 7.
b) W8 : akan berisi file instalasi varian Windows 8.
c) W8.1 : akan berisi file instalasi varian Windows 8.1.
d) W10 : akan berisi file instalasi varian Windows 10.
e) W11 : akan berisi file instalasi varian Windows 11.
- Index of Representation: merujuk pada langkah 5.
- Population of User: Proses identifikasi user yang membutuhkan koleksi atau dokumen yang kita kelola. Contoh: User dari file-file instalasi OS Microsoft Windows yang sudah saya tata adalah semua anggota keluarga saya. Sebelum mencari file yang dibutuhkan, saya sudah memberi tahu kata sandi dari laptop saya kepada anggota keluarga saya agar memudahkan mereka mencari file instalasi OS Microsoft Windows yang mereka butuhkan.
- Request: Proses user meminta untuk akses koleksi atau dokumen yang sudah dikelola sebelumnya. Contoh: User (kakak) meminta bantuan untuk mencari file instalasi Windows 10 varian Enterprise.
- Conceptual Analysis, Translation, and Vocabulary: Proses penulis dalam menganalisis, menerjemahkan, dan menelusuri permintaan user. Contoh: Saya menerima permintaan tersebut. Setelah itu, saya menggunakan dan memberikan informasi terkait kode serta lokasi folder dari file yang dibutuhkan oleh user tersebut.
Berdasarkan pembahasan diagram Lancaster di atas, dapat disimpulkan bahwa diagram ini dapat membantu orang-orang yang bertanggung jawab pada bagian penyimpanan arsip di kantor agar lebih efektif dan efisien. Diagram Lancaster dapat dimodifikasi sesuai kebutuhan masing-masing kantor. Inti dari diagram Lancaster, yakni seleksi dokumen atau koleksi, pengidentifikasian dokumen atau koleksi, perumusan kode indeks, pengidentifikasian user, proses request, dan pemenuhan kebutuhan user. Penulis berharap dengan adanya pembahasan ini, proses temu kembali informasi di kantor akan lebih efektif dan efisien sehingga pekerjaan lain dapat terbantu dengan cepat dan benar.
Â
Referensi:
Kamus Besar Bahasa Indonesia Daring.
