Inti dan Kemampuan Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Manajemen

Menurut Joseph F.Kelly, sistem informasi manajemen adalah perpaduan sumber manusia dan sumber yang berlandaskan komputer yang menghasilkan kumpulan penyimpanan, perolehan kembali, komunikasi dan penggunaan dat untuk tujuan operasi manajemen yang efisien bagi perencanaan bisnis.

Dalam prosesnya menuju tujuan yang telah ditetapkan organisasi, manajemen sebagai total sistem selain dipengaruhi oleh subsistem yang merupakan aspek-aspek dalam manajemen, juga dipengaruhi oleh supra sistem, yaitu faktor-faktor di luar manajemen. Meskipun sistem dalam organisasi dengan manajemennya itu terdapat fungsi-onalisasi dan spesialisasi, keseluruhan sub sistem di sini harus bergerak menuju satu arah, yaiti tujuan yang sudah ditetapkan untuk dicapai. Karena dampak (input) subsistem ini besar sekali dalam keseluruhan sistem, maka gerak subsistem-subsistem tadi perlu diawasi, sehingga tidak menyimpang dari arah.

Untuk itulah diperlukan informasi yang harus dikelola secara sistematis karena jelas di sini bahwa informasi bukan saja diperlukan secara efektif dan efisien dari puncak organisasi secara timbal balik, tetapi keluar organisasi secara timbal balik.

Inti Sistem Informasi Manajemen

Menurut Gordon B. Davis (1992) sebuah sistem informasi manajemen mengandung unsur-unsur fisik sebagai berikut:
• Perangkat keras komputer.
• Perangkat lunak, meliputi perangkat lunak sistem umum, perangkat lunak terapan umum, program aplikasi.
• Database, yaitu data yang tersimpan dalam media penyimpanan komputer.
• Prosedur.

• Petugas pengoperasian.

1. Subsistem fungsi keorganisasian
    Fungsi-fungsi keorganisasian agak terpisah dalam hal kegiatan dan ditentukan secara manajerial sebagai tanggung jawab sendiri-sendiri. Karena itu sebuah sistem imformasi manajemen dapat di pandang sebagai debuah gabungan sistem-sistem informasi, sebuah sistem untuk setiap fungsi utama keorganisasian memang mungkin ada sistem pendukung umum yang dipakai oleh lebih dari satu subsistem tetapi setiap sistem fungsional berdiri sendiri dalam hal prosedur, program, model dan sebagainya yang tidak saling bersamaan. Subsistem utama yang lazim untuk sebuah organisasi bisnis yang mengadakan kegiatan dalam manufaktur yaitu sebagai: pemasaran, produksi, logistik, personalia, keuangan & akuntansi, pengolahan informasi, dan manajemen puncak.

2. Subsistem kegiatan
    Satu rancangan lain untuk memahami struktur sebuah sistem informasi adalah dalam bentuk subsistem yang melaksanakan berbagai kegiatan. Beberapa subsistem kegiatan akan bermanfaat bagi lebih dari satu subsistem fungsi keorganisasian, sedangkan lainnya mungkin akan berguna untuk hanya satu fungsi. Contoh subsistem kegiatan pokok:
 1. Pengolahan transaksi: pengolahan pesanan, pengiriman, penerimaan.
 2. Pengendalian operasi: penjadwalan kegiatan dan laporan prestasi.
 3. Pengendalian manajemen: perumusan anggaran dan alokasi sumber daya.
 4. Perencanaan strategis: perumusan sasaran dan rencana strategis.

Kemampuan Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen secara khusus mungkin memiliki beberapa kemampuan teknis sesuai yang direncanakan baginya. Beberapa kemampuan teknis dari sistem komputer meliputi:

a. Pemrosesan transaksi Batch
 Satu cara efisien untuk mengolah transaksi adalah mengumpulkan seluruh transaksi yang sama untuk periode waktu tertentu dan memprosesnya sebagai satu batch (kelompok) transaksi. Misalnya transaksi penjualan untuk produk tertentu mungkin diproses setiap satu hari sebagai satu batch dan akan masuk sekaligus ke dalam komputer untuk diproses. Transaksi gaji adalah salah satu jenis yang biasa diolah dalam batch.

b. Pemrosesan transaksi tunggal
 Alternatif dari pemrosesan secara batch adalah pemrosesan transaksi tunggal. Yang mana setiap transaksi dimasukkan ke dalam sistem komputer. Efisiensi pemrosesan trnsaksi tunggal adalah rendah, namun demikian tidak ada keterlambatan karena harus menunggu penumpukan seperti pada pemrosesan transaksi batch, sehingga karenanya catatan harus selalu dimutakhirkan. Pemrosesan transaksi tunggal baiasa digunakan apabila kecepatan pemrosesan merupakan keungggulan seperti pada penyerahan awal barang dagangan terjual.

c. Pemrosesan online, real time
 jika transaksi diproses secara tidak tunggal tetapi juga seperti apa adanya maka dikatakan bahwa ia diproses secara online, real time. Dengan cara tersebut artinya bahwa file record untuk jenis transaksi akan dijaga agar tetap online, artinya secara elektronis disambungkan pada komputer dan transaksi diproses secara secepat mungkin sehingga mempengaruhi kegiatan pengolahan transaksi. Sistem pemesanan tempat duduk pada perusahaan penerbangan merupakan contoh penggunaan cara online, real time.

d. Komunikasi data dan switching pesan
 Switching pesan menggunakan jaringan komunikasi komputer. Switching pesan termasuk sistem surat elektronik yang mana seorang manajer organisasi mengirim surat atau pesan kepada manajer lainnya dengan cara bukan seperti biasanya. Pada perusahaan yang memiliki banyak lokasi, terlihat semakin beralih pada switching pesan, dan kini merupakan hal biasa di dalam industri.

e. Memasukkan data jarak jauh dan pemutakhiran
 Menggunakan sistem data komunikasi memungkinkan pengolahan data transaksi di tempat berlangsungnya transaksi dan mengirimkan laporan ke lokasi lain utnuk diproses. Pemrosesan transaksi akan selalu dapat memutakhirkan records yang disimpan dilokasi kedua dan kemudian dapat kembali ke lokasi asal atau bahkan dapat dikirimkan ke lokasi lain untuk dilaporkan atau untuk pemutakhiran record yang lain. Jika ini dilakukan dengan metode batch, sangat disarankan untuk menggunakan pemasukan jarak jauh.

f. Pencarian records dan analisis
 Sering kali sistem komputer membuat jenis record secara terus menerus yang selalu diperbarui. Persediaan susku cadang dan akun tagihan pelanggan adalah di antara sekian record yang selalu di simpan secara online. Khususnya dengan cara pemberian perintah sederhana kepada komputer yang termasuk juga nomor identifikasi record, sehingga para pegawai dapat meminta record khusus tersebut atau juga kelompok record untuk ditampilkan dalam monitor. Misalnya jika record atau rinci tentang pembelian pelanggan untuk berbagai produk ditampilkan maka pegawai akan menambahkan satu atau dua kata kode yang akan menampilkan ringkasan pembelian berdasarkan jenis produk. Maka total penjualan dari masing-masing produk akan muncul di bagian bawah record, atau rincian record akan ditiadakan dan hanya ringkasan penjualan sajalah yang tampil.

g. Pencaria file
 Menyelami file merupakan sebuah variasi dari pendekatan pencarian sedehana. Seorang manajer biasanya perlu menyelidiki record file data guna memperoleh informasi yang diperlukan untuk mengatasi masalah manajemen. Misalnya seorang manajer ingin melihat record tentang seluruh pegawai yang mempunyai kerja lembur di atas 10 jam pada minggu sebelumnya, untuk meninjau record seluruh pegawai yang mempunyai hak kompensasi lebih dari satu tenaga kerja selama tahun sebelumnya atau untuk melihat item manakah di dalam daftar persediaan yang harganya di atas Rp 100.000 dan masih tersimpan di dalam jumlah yang akan habis lebih dari 3 bulan, untuk menilai rata-rata penggunaan selama 6 bulan.

h. Algoritme dan model keputusan
 Program komputer dapat juga berisi rumus matematis yang digunakan jika beberapa kondisi tertentu muncul di dalam file komputer atau apabila muncul peristiwa tertentu. Jika dirangsang, algoritme tersebut akan melaksanakan perhitungan yang hasilnya diperoleh melalui kinerja sistem komputer, misalnya laporan peringatan, dan laporan demikian biasanya disebut sebagai laporan trigger.

i. Otomatisasi perkantoran
 Otomatisasi perkantoran adalah penggunaan komputer untuk mengotomatisasikan kegiatan perkantoran termasuk kegiatan "menggunakan pensil" dari manajer. Kegiatan ini merupakan kecenderungan utama di dalam industri, misal di AS. Beberapa orang percaya bahwa cara ini akan meningkatkan efisiensi kegiatan pegawai. Sementara permintaan akan kegiatan ini telah tumbuh pesat selama loma tahun, namun teknologi yang diperlukannya masih dalam tingkat permulaan.

Sumber: 

Sunyoto, Danang. 2014. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta:  CAPS