Bekerja Lebih Fleksibel dengan "Virtual Team"

Menjadi pemimpin tim bisa sangat menantang ketika anggota timnya tersebar di lokasi geografis yang berbeda dan dapat dipisahkan oleh perbedaan bahasa dan budaya juga. Perbedaan geografis dan waktu menjadi hambatan dalam keefektifan dan fleksibilitas sebuah tim. Di jaman serba digital, pekerjaan bisa dilakukan dengan lebih mudah. Salah satu cara untuk mengatasi hambatan tersebut di era digital  adalah dengan membuat virtual team. Lalu, apa itu virtual team?

Virtual team adalah tim yang terdiri dari anggota yang tersebar secara geografis atau organisasi yang memiliki tujuan yang sama dan terhubung terutama melalui teknologi informasi canggih. Tim ini sama saja halnya dengan tim-tim lain dalam organisasi. Hanya saja, tiap anggota tim saling bekerja sama dan berkoordinasi melalui media teknologi dan komunikasi. Hal itulah yang menawarkan tren baru dalam aktivitas bisnis dan bersosialisasi tanpa batas. Di dunia virtual memiliki waktu lebih fleksibel untuk berinovasi menuju hasil bisnis yang lebih kreatif.

Virtual team memiliki 2 kunci karakteristik yaitu (1) jarak spasial membatasi interaksi tatap muka dan (2) penggunaan komunikasi teknologi adalah sarana utama untuk menghubungkan anggota tim. Anggota tim virtual sering tersebar di berbagai lokasi, entah itu kantor dan lokasi bisnis yang berbeda di seluruh negara atau di seluruh dunia. Anggota tim menggunakan e-mail, telepon, pesan teks, video-conference, Skype, dan teknologi Internet lainnya, dan berbagai bentuk perangkat lunak kolaborasi untuk melakukan pekerjaan mereka daripada bertemu tatap muka.

Salah satu keunggulan dalam virtual team yaitu kemampuan untuk dengan cepat mengumpulkan kelompok orang yang paling berbakat untuk menyelesaikan proyek yang kompleks, memecahkan masalah tertentu, atau memanfaatkan peluang strategis khusus. Beraneka ragam orang dapat mendorong kreativitas dan inovasi. Pada tingkat praktis, organisasi dapat menghemat waktu karyawan dan memotong biaya perjalanan ketika orang bertemu di ruang virtual daripada tempat fisik.

Terlepas dari keunggulan virtual team, masih terdapat tantangan yang harus dihadapi. Tidak dapat dipungkiri jika anggota tim yang sering bertemu tatap muka lebih efektif dibandingkan virtual team. Selain itu, Pemimpin harus mempercayai orang untuk melakukan pekerjaan mereka tanpa pengawasan konstan, dan mereka belajar untuk lebih fokus pada hasil daripada pada proses pencapaian mereka.

Untuk mengatasi tantangan tersebut, pemimpin membutuhkan beberapa keterampilan khusus dalam memimpin sebuah virtual team agar sukses di antaranya adalah (1) memilih anggota tim yang benar dan sesuai, dilihat dari kompetensi dan pengalaman kerja, komitmen dalam bekerja, serta kemampuan komunikasinya. (2) pemimpin memastikan orang memiliki kesempatan untuk saling mengenal dan saling percaya. (3) menggunakan teknologi dalam membangun hubungan kerja kepada seluruh anggota tim. 

(4) pemimpin membuat peran, tanggung jawab, dan wewenang semua orang dari awal. Semua anggota tim harus secara eksplisit memahami tujuan tim dan individu, tenggat waktu, dan harapan untuk partisipasi dan kinerja. Ketika peran dan harapan sudah jelas, kepercayaan dapat berkembang dengan lebih mudah.