Setiap organisasi tentunya mempunyai keinginan untuk mencapai tujuan dengan baik, serta berusaha untuk bisa menyelesaikan tugasnya secara efektif dan efisien. Dinilai efektif jika target yang dicapai sesuai dengan rencana awal yang telah ditentukan. Sedangkan efisien apabila seluruh fasilitas yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan cenderung lebih kecil dibanding hasil yang dicapai. Agar tujuan dari sebuah organisasi bisa tercapai, maka setiap organisasi harus mempunyai sistem dan prosedur yang baik dalam mengelola dan mengawasi semua kegiatan yang ada diorganisasi tersebut.
Administrasi pada sebuah kantor yang baik tentunya akan dapat mempengaruhi pengiriman informasi yang cepat dan tepat serta dapat melancarkan aktivitas kantor dan sistem administrasi kantor yang baik akan memudahkan pelaksanaan pekerjaan pokok dalam mencapai tujuan kantor tersebut. Dewasa ini, Teknologi Informasi (TI) berkembang sangat pesat dan mempunyai peran penting dalam kehidupan sehari-hari masyarakat Indonesia. Terutama di beberapa institusi pemerintahan telah melakukan perubahan yang sebelumnya manual berpindah ke sistem digital.
Digitalisasi adalah proses mengolah data secara manual, beralih menjadi digital. Salah satu contohnya adalah arsip seperti berkas atau dokumen disimpan di dalam gudang dan bisa saja dimakan rayap, sekarang semua berkas bisa dijadikan format file untuk disimpan dalam Folder di komputer maupun harddisk. Nah, di Kantor Kemenag mempunyai sistem yang mempermudah dalam pelayanan publik, yaitu layanan SENYUM.
SENYUM merupakan sistem teknologi informasi yang dikembangkan oleh Kemenag Kota Malang dalam memberikan pilihan kepada masyarakatnya kapan dan dimanapun mereka bisa dapat dengan mudah mengakses informasi dan layanan yang disediakan oleh SENYUM. Dimana dulu masyarakat harus datang langsung ke kantor untuk menyampaikan kebutuhannya dan mungkin harus mengisi form di kertas, saat ini form tersebut bisa diakses kapanpun dimanapun tanpa harus datang ke Kantor Kemenag. Berikut merupakan gambar portal Layanan SENYUM dan pengisian form.
Digitalisasi merupakan langkah awal menuju otomatisasi. Oleh karena itu, informasi harus tersedia dan bisa diolah dengan teknologi agar bisa diotomasi. Sedangkan, otomatisasi adalah serangkaian aturan yang ditulis pakar bisnis agar menyederhanakan pekerjaan dengan software atau aplikasi tertentu, tanpa campur tangan manusia.
Cara kerja layanan SENYUM dalam mengirimkan informasi kepada masyarakat juga terbilang cepat, contohnya ketika masyarakat ingin mengirim surat melalui layanan SENYUM, persyaratan yang dibutuhkan untuk menginput surat tersebut cukup mudah yaitu dengan mengisi nomor Whatsapp pemohon yang aktif, mengisi form dan meng-upload file surat yang ukurannya tidak lebih dari 5 Mb. Jika proses permohonan berhasil, pemohon akan mendapatkan nomor layanan yang akan tampil melalui dialog box dan otomatis dikirim melalui pesan whatsapp. Nomor pelayanan paling lambat terkirim sekitar 30 menit. Dengan melakukan tugas seperti pengiriman notifikasi otomatis. Maka, pekerjaan jadi lebih mudah dan cepat, serta dapat membantu masyarakat memenuhi kebutuhannya lebih efektif dan efisien. Berikut merupakan notifikasi yang diterima setelah surat selesai di input.
Tidak hanya itu, Otomatisasi membantu Kantor Kemenag Kota Malang tetap kompetitif dan membebaskan pegawainya untuk fokus pada tugas-tugas inti yang lebih penting. Sedangkan, pekerjaan lainnya bisa diotomatiskan. Secara umum, instansi yang menerapkan digitalisasi merasa lebih mudah untuk memproses dan menyimpan data. Di sisi lain, sistem menjadi lebih efektif dan efisien untuk memudahkan masyarakat. Sebuah instansi yang mendigitalkan operasionalnya dapat memanfaatkan teknologi yang ada untuk menemukan cara baru yang lebih optimal.
Penulis: Anastari Septi Diah Palupi
